La facturación digital o facturación electrónica obligatoria entre empresas es ya una realidad a la vuelta de la esquina, por lo que se debe empezar a planificar su implantación.
- Conoce las claves para tener éxito en la implantación de la factura digital.
- Te explicamos cómo la obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas afectará a tu operativa diaria.
A partir de 2025, la facturación electrónica se convertirá en una obligación para muchas empresas y profesionales en España. Esta medida, enmarcada en la Ley Crea y Crece, busca modernizar nuestro sistema fiscal y luchar contra el fraude.
Si bien la fecha límite puede parecer lejana, y las empresas con una facturación inferior a 8 millones de euros, aún podrán retrasar su implantación hasta 2026, es fundamental comenzar a prepararse ya.
Una planificación anticipada para implementar la factura digital permitirá evitar problemas de última hora. Además, cuanto antes se realice su implantación más rápido se podrán empezar a disfrutar de sus ventajas.
La implementación de la facturación electrónica traerá consigo múltiples beneficios, como la reducción de errores, el ahorro de tiempo y costes, y cambios en la operativa diaria, desde la gestión de documentos hasta las relaciones con los clientes.
CONTENIDO DEL POST
Factura electrónica
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Si tienes que hacer una factura electrónica electrónica por primera vez, esta guía es para ti.
- Qué es la factura electrónica.
- Cuál es el formato correcto.
- Diferencias versus la factura tradicional.
- Cómo afecta a las empresas.
Impacto de la factura electrónica en la operativa diaria de las pymes
La facturación digital no solo implica un cambio tecnológico, sino que también ofrece oportunidades para optimizar la operativa diaria de las pymes:
Mejora la gestión documental
La transición a la facturación digital transformará la forma en que las pymes tramitan y contabilizan sus facturas.
- Se elimina la necesidad de gestionar documentos en papel, reduciendo el espacio de almacenamiento y el riesgo de pérdida o deterioro.
- Facilita la búsqueda y recuperación de facturas, agilizando procesos como la conciliación bancaria o la presentación de impuestos.
- Facilita la automatización de procesos administrativos, como el envío y la contabilización de facturas, que reduce significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas manuales.
Agiliza las relaciones con los clientes
La emisión y recepción electrónica de facturas permite un intercambio más rápido, transparente y seguro de información con los clientes. Esto puede mejorar la satisfacción del cliente y reducir los plazos de pago. Los clientes valoran la eficiencia, la transparencia y la facilidad en sus transacciones, por lo que la factura electrónica puede ayudar mejorar las relaciones con tus clientes.
Promueve la eficiencia y la productividad
La automatización de tareas repetitivas y la eliminación de procesos manuales liberan tiempo al personal para que se centre en actividades de mayor valor añadido. Esto puede mejorar la eficiencia general de la empresa y aumentar su productividad.
Facilita el registro contable de las facturas
La facturación electrónica facilita la contabilización automática de las facturas emitidas y de las recibidas, lo que reduce el tiempo empleado en tareas contables rutinarias.
Agiliza la presentación de declaraciones tributarias como el IVA
La contabilización automática de facturas emitidas y recibidas facilita la preparación de declaraciones tributarias como el IVA.
Se simplifica el cumplimiento de las obligaciones tributarias
La comunicación a la Agencia Tributaria de las facturas emitidas al igual que se hace con el Suministro Inmediato de Información supondrá la eliminación de la obligación de presentar declaraciones informativas como los modelo 347, 340 y 390. Además, con la próxima implantación del proyecto ViDA (VAT in the Digital Age) y la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en las operaciones intracomunitarias también se eliminará la obligación de presentar el modelo 349.
La facturación electrónica es una oportunidad para modernizar tu empresa y mejorar la eficiencia. Planifica con antelación para una transición sin contratiempos.
Consejos prácticos para optimizar la transición hacia la facturación digital
A continuación, te facilitamos algunos consejos prácticos que te pueden ayudar a optimizar tu transición hacia la implantación de la factura electrónica:
Comprende los cambios
El primer paso es comprender en profundidad los cambios que implica la facturación electrónica. Familiarízate con los formatos electrónicos admitidos, los procedimientos de emisión y recepción de facturas, y las obligaciones de conservación. Desde Sage te ofrecemos recursos y guías gratuitas para ayudarte en este proceso.
Realiza una planificación anticipada
Una vez conoces los cambios que implica la facturación electrónica es el momento de realizar una planificación ordenada. La clave para una transición exitosa a la facturación digital es empezar con tiempo. Las pymes deben evaluar sus necesidades y capacidades actuales para identificar las áreas que requieren mejoras. Elaborar un plan detallado que incluya las etapas de implementación, los recursos necesarios y un calendario realista facilitará y optimizará el proceso de transición.
Selecciona el software adecuado
Es crucial elegir el software que mejor se adapte a lo que necesitas. Es importante seleccionar una solución que se adapte a las necesidades específicas de la empresa y que sea escalable. Investigar y comparar diferentes opciones, considerar la facilidad de uso, la compatibilidad con otros sistemas empresariales y el soporte técnico disponible son aspectos fundamentales para tomar una decisión informada.
Facilita formación a tu personal
Es importante que todo el equipo, desde el personal administrativo hasta el comercial, esté formado en el uso de la nueva solución de facturación electrónica. Bríndales la formación necesaria para que puedan realizar su trabajo de manera eficiente. Ofrecer formación adecuada y continua a tus empleados garantizará que comprendan cómo utilizar el nuevo sistema de facturación y puedan resolver cualquier problema que surja. La capacitación también debe incluir aspectos de seguridad informática para proteger la información financiera de tu empresa.
Asegura la integración con otros sistemas
Para maximizar los beneficios de la facturación digital, es esencial que esta se integre con otros sistemas empresariales, como el software de contabilidad y la gestión de relaciones con clientes (CRM). Una integración fluida permitirá una gestión más eficiente y centralizada de los procesos empresariales, mejorando la toma de decisiones y la productividad.
Monitoriza el resultado y realiza evaluaciones continuas
Una vez implementada la facturación digital, es vital monitorizar su desempeño y realizar evaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora. Recoger feedback del personal y los clientes puede proporcionar valiosa información para optimizar el sistema. Una vez implementada la factura electrónica, debes mantenerte al tanto de las innovaciones tecnológicas que puedan surgir y realizar todas las actualizaciones de tu software.
Informa a tus clientes
Comunica a tus clientes el cambio a la facturación electrónica con suficiente antelación. Indícales el nuevo procedimiento para la emisión y recepción de facturas, y asegúrate de que comprendan los beneficios de esta nueva forma de trabajar.
Por lo tanto, la facturación electrónica no es solo una obligación legal, sino también una oportunidad para que las pymes modernicen sus procesos, mejoren su eficiencia y optimicen sus relaciones con clientes y proveedores.
La clave más importante para una adaptación exitosa es hacerlo con tiempo. Comienza a planificar e implementar los cambios necesarios desde ya para que tu empresa esté preparada para la facturación electrónica obligatoria en 2025.
¡Prepárate ya para la facturación digital en 2025! La clave está en anticiparse.
