¿Cuánto tiempo dedica tu equipo financiero a tareas administrativas?

Puede que descubras que tu equipo dedica hasta un día por semana a tareas administrativas repetitivas de escaso valor añadido (como en muchas otras PYME). Todo esto equivale a miles de euros al año. Un dinero que no podrás reinvertir en tu negocio.

• Sin embargo, existen maneras de evitar esas pérdidas de tiempo en tareas administrativas manuales. Aquí, la tecnología puede convertirse en tu máximo aliado.
• En este post hacemos un repaso a las tareas administrativas que tu equipo financiero puede automatizar y cuál es la tecnología adecuada para ello.

Está claro que todo el tiempo que dedicas al procesamiento manual es tiempo que no puedes emplear en conseguir nuevos clientes, cerrar ventas con los actuales u ofrecerles una atención excepcional.

Pero ¿qué opinan los profesionales del ámbito financiero sobre esta situación? En colaboración con IDG, Sage ha preguntado a directivos de todo el mundo qué procesos financieros manuales tienen previsto automatizar. La elaboración de informes financieros encabezaba la lista, seguido de la entrada/gestión de datos y la atención/gestión de clientes.

Todas estas tareas administrativas pueden suponer una pérdida importante de tiempo y esfuerzo. Frente a esto, las empresas se han dado cuenta de que la automatización es la forma de adquirir una ventaja competitiva de cara al futuro.

Sin embargo, todavía son muchas las pequeñas y medianas empresas que admiten que no están usando herramientas digitales para gestionar procesos repetitivos y de escaso valor añadido.

A continuación, repasamos cómo la automatización de estos procesos permite aumentar la eficiencia y la productividad.

¿Qué es la automatización?

Data Relish, consultora de inteligencia empresarial

«La automatización consiste en aprovechar al máximo las capacidades humanas», dice Jen Stirrup, fundadora de Data Relish, una consultora ‘boutique’ de ciencia de datos e inteligencia empresarial. «Esto se consigue simplificando y optimizando las tareas administrativas que las personas no hacemos demasiado bien pero que los ordenadores están diseñados para realizar».

En un departamento financiero, podría consistir en la conciliación automática de pagos con una cuenta bancaria o la automatización de la captura de datos de recibos y facturas. Esto libera a los empleados y les deja más tiempo para hacer otras cosas.

En todo caso, Stirrup explica que no consiste en eliminar a las personas de la ecuación:

«El objetivo es ajustar los procesos para poder acelerarlos, pero también conviene tener un freno que permita la intervención humana para controlar o revertir una decisión tomada por la inteligencia artificial si algo no es correcto».

Shaw Gibbs, despacho de contabilidad

Sarah Gardener es directora de externalización en Shaw Gibbs, uno de los 100 despachos de contabilidad y planificación financiera más reputados de Reino Unido, con oficinas en Oxford y Londres. Ayuda a grandes corporaciones y empresas de alto crecimiento (y a sus equipos financieros) a implementar nuevas tecnologías y aplicaciones de automatización.

Sarah afirma que ahora existen menos barreras que impidan a las PYME aplicar este mismo planteamiento a sus propias operaciones.

Según Gardener, «implementar soluciones de TI puede resultar complejo, por lo que contar con el asesoramiento de un tercero independiente con experiencia en esta área vale la pena.

También es importante recordar que una vez implementada la automatización, seguirá siendo necesario que alguien gestione el uso y la integración de los nuevos sistemas.

«Usar apps está muy bien, pero para añadir valor se requiere interpretar los datos que estas nos ofrecen. El análisis en tiempo real ayuda con la planificación empresarial, que sí añade valor real».

Mi equipo financiero y la automatización: los inicios

AA Accountants, despacho de contabilidad

Shaz Nawaz es propietario y director de AA Accountants, un despacho de contabilidad acreditado en Peterborough.

«Empezamos hace una década», dice Nawaz. «Pensamos en las tareas administrativas rutinarias, habituales y repetitivas que, no nos engañemos, a nadie le gusta hacer. Para nosotros, gran parte de estas tareas consiste en obtener datos financieros de la gente».

Nawaz nos cuenta como se propusieron hacer una lista de las cosas que repetían con frecuencia suficiente como para invertir y encontrar la forma de hacerlo mejor. Eso fue lo que les cambió la vida, ya que se dieron cuenta de que nunca habría un programa de software que lo hiciera todo.

«Por ejemplo, usamos un gestor de relaciones con los clientes para trabajar con clientes potenciales. Hacemos que rellenen un cuestionario para que puedan programar una reunión; una vez programada, reciben recordatorios y correos para asistir. Es proceso totalmente automatizado».

«Cuando ya los tenemos a bordo, usamos software de gestión para el flujo de trabajo, que incluye enviarles información (por ejemplo, recordatorios) y otras comunicaciones. Los clientes pueden volver a programar reuniones sin necesidad de que uno de nosotros tenga que añadirlas a la agenda».

Shaz continuó contando como usan un software para cargar automáticamente en el software de contabilidad cualquier documentación financiera que podamos recibir. Y como en la actualidad, trabajan con los clientes para obtener acceso de solo lectura a sus cuentas bancarias.

En definitiva, para Shaz, «gracias a la automatización podemos convertirnos en asesores de confianza: disponemos de más tiempo para esta labor».

Seis tareas administrativas que tu equipo financiero puede automatizar ya mismo

Hay tareas administrativas que tu equipo financiero puede automatizar ahora mismo y para las que basta emplear el software adecuado.

Sigamos el flujo de dinero a través de una empresa:

1.     Costes laborales

La primera fase para la venta de un producto o servicio consiste en crear un presupuesto que incluya la elaboración de un inventario de materiales, gastos fijos y mano de obra. Esto puede resultar un proceso complejo, sobre todo cuando hay varios equipos implicados.

• Antes de que te des cuenta, tu personal estará duplicando esfuerzos al anotar datos de forma manual para introducirlos también manualmente en el sistema, algo que dificulta a los equipos financieros la generación de informes útiles.
• Con las soluciones de software de contabilidad, no solo podrás crear presupuestos fácilmente y enviárselos automáticamente a los clientes, sino que también podrás hacer un seguimiento para ver cuáles se han aprobado, rechazado o caducado.

2.     Recogida de datos

Está claro que el equipo que suministra bienes o servicios generará gastos por los que aportará recibos, y es posible que recibas documentación como órdenes de compra para autorizar los trabajos.

• La introducción de estos datos puede llevar tiempo, pero el uso de software puede ser de gran ayuda ya que permite escanear documentos como recibos o facturas y enviar los datos automáticamente a un sistema de contabilidad. Está demostrado que es tan eficaz que puede reducir a un par de horas tareas administrativas que antes necesitaban días.
• Asimismo, algunos paquetes software de contabilidad permiten a los trabajadores que están fuera de la oficina (tal vez en reuniones con clientes) sacar una foto de los recibos en el punto de compra usando el teléfono. A continuación, los datos se transfieren automáticamente a la solución de contabilidad.

3.     Facturación

Una vez prestados los bienes o servicios, toca enviar la factura.

• Si has creado un presupuesto en tu software de contabilidad, este puede convertirse automáticamente en una factura con todos los datos ya cumplimentados. Hay plantillas de factura disponibles en el software de contabilidad y facturación online, por lo que podrás enviar una factura completa de alta calidad en cuestión de segundos sin necesidad de recopilar los datos de los interesados.
• Datos como el número de factura se generan automáticamente y el software se encarga de hacer el seguimiento.

4.     Gestión de cobros

Si tus bienes o servicios se prestan in situ, tienes la posibilidad de integrar una solución de pago (por ejemplo, un lector de tarjetas) con el software de contabilidad y facturación online que utilices. De esta manera, tu equipo podrá gestionar cobros al momento, eliminar la necesidad de perseguir a los acreedores y aumentar considerablemente el flujo de caja de tu empresa.

• Además, este tipo de software permite habilitar métodos de pago alternativos (por ejemplo, trabajar con proveedores) que te permitirán crear órdenes permanentes o débitos directos para que no haya problemas con los pagos periódicos.
• Esto no solo beneficia al equipo financiero sino también a toda la empresa: mediante la automatización no tienen que crear ni autorizar pagos individuales ni preocuparse de hacer un seguimiento de las facturas que reciban.

5.     Control de crédito

Por supuesto, a veces es imposible no emitir una factura y dejar el pago pendiente.

• Sin embargo, un buen software de contabilidad puede ayudar enviando recordatorios automatizados a los clientes, ya sea un poco antes del vencimiento o después de que las condiciones hayan expirado.
• Esto reduce considerablemente el trabajo del equipo financiero y el estrés de garantizar que se mantenga el flujo de caja.

6.     Conciliación bancaria

Una vez recibido el pago, es necesario conciliar la entrada en la cuenta bancaria con la factura correspondiente en tu sistema. La conciliación puede suponer una pérdida enorme de recursos para cualquier departamento financiero.

• Así pues, ¿por qué no automatizar? Con la variedad de paquetes de contabilidad, es posible crear reglas para que los pagos periódicos queden conciliados automáticamente con las facturas correspondientes. Asimismo, la introducción de inteligencia artificial significa que el software de contabilidad también puede conciliar pagos puntuales.
• Por supuesto, alguien de tu equipo tendrá que comprobar esta conciliación, pero existe una gran diferencia de tiempo y trabajo entre tener que cotejar dos listas y comprobar que una conciliación es correcta.

En resumen, la automatización representa una gran oportunidad para ir por delante, pero asegúrate de gestionarla bien. Como añade Gardener, «la tecnología se limita a facilitar las cosas, pero a las personas les gusta tratar con otras personas».