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La conciliación de cuentas contables, ¿automática o manual?

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Para garantizar la integridad de la contabilidad se debe realizar la conciliación de cuentas contables, ya sea de forma manual o automática.

  • Te explicamos qué es la conciliación de las cuentas contables y las diferencias que se pueden producir en las conciliaciones.
  • La conciliación de las cuentas contables se puede realizar de manera manual o automática.

La revisión de las cuentas contables es una de las tareas que los contables deben realizar para garantizar la integridad de la información contable. Para ello, es habitual realizar periódicamente conciliaciones de las cuentas contables.

Las conciliaciones se pueden realizar de manera manual, apoyándose en hojas de cálculo, o de manera totalmente automatizada mediante un software contable.

Como resultado de la conciliación de las cuentas contables, se pueden generar documentos de conciliación, que pueden ser supervisados por los auditores de cuentas.

¿Qué es la conciliación de cuentas contables?

La conciliación de cualquier cuenta contable consiste en ajustar su saldo contable con respecto a su saldo real. Para ello, se revisan las cuentas contables para ver si hay errores o partidas pendientes de contabilizar.

La finalidad de las conciliaciones es garantizar la integridad de las diferentes partidas contables: cuentas a pagar, cuentas a cobrar y cuentas de tesorería.

Dentro de la conciliación de las cuentas bancarias, la que se realiza con más frecuencia es la conciliación de las cuentas bancarias.

La conciliación bancaria es un proceso interno y rutinario. Básicamente, consiste en verificar que el saldo de las cuentas bancarias de la empresa coincide con los saldos que reflejan los extractos bancarios. En el caso de las empresas auditadas, además del extracto, será necesaria una confirmación del saldo por parte de la entidad financiera.

Si al cerrar un mes, el saldo de las cuentas bancarias no coincide con el saldo en las cuentas contables, hay que llevar un control de esas diferencias y analizar el motivo de los descuadres.

Diferencias que se pueden producir en las conciliaciones

En las conciliaciones podemos encontrarnos con dos tipos de diferencias:

  • Temporales: son debidas a apuntes no registrados por diferencias temporales entre el extracto bancario y la contabilidad.
  • Permanentes: se refieren a errores u omisiones tanto del banco como de la empresa, o partidas que se desconoce como contabilizar. Para hacer coincidir los extractos bancarios con los contables, se puede utilizar temporalmente la cuenta 555 de partidas pendientes de aplicación. El Plan General de Contabilidaddefine esta cuenta como remesas de fondos recibidas cuya causa no resulte, en principio, identificable y siempre que no correspondan a operaciones que por su naturaleza deban incluirse en otros subgrupos. Tales remesas permanecerán registradas en esta cuenta el tiempo estrictamente necesario para aclarar su causa.

Conciliación manual vs conciliación automática

La forma en que realicemos la conciliación de las cuentas dependerá de diferentes factores: tamaño de la empresa, software utilizado, formación y experiencia de los contables, etc.

En una pyme, en la que una sola persona puede realizar todo el proceso contable con un programa de contabilidad, la conciliación de cuentas se puede realizar manualmente sobre los extractos. Sin embargo, esto es algo a todas luces inviable en una gran empresa donde pueden participar en el proceso múltiples personas, en muchos casos ubicadas incluso en centros de trabajo diferentes.

La conciliación automática reduce los tiempos de ejecución de la conciliación, lo que redunda en un ahorro de costes administrativos.

Además, la automatización de tareas rutinarias como la conciliación bancaria, permite liberar tiempo para que los contables puedan realizar otras tareas de mayor valor añadido para la empresa.

Para la conciliación automática, Sage XRT Treasury permite la comunicación de manera automática con las entidades bancarias. Así, el sistema proactivamente importará el extracto bancario y lo integrará en la aplicación automatizando la conciliación de la norma 43 con los movimientos contables.

En definitiva, si se quiere facilitar la conciliación de las cuentas contables, conviene contar con un buen software de contabilidad que facilite la tarea.

Nota del editor: Este artículo fue publicado en 2015 y actualizado a 2021 por su relevancia.

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