¿Por qué es importante cerrar el año contable cuanto antes y qué se necesita para lograrlo?

Publicado · 4 minutos de lectura

Para conocer la verdadera situación de la empresa, es vital cerrar el año contable correctamente cuanto antes.

  • Tras el 31 de diciembre, dedicar tiempo, pensamientos y esfuerzos al año anterior resta energías y capacidad para afrontar lo que viene
  • Utiliza la preparación del modelo 347 para comprobar saldos de proveedores y clientes

Lamentablemente, en algunas empresas no se le da a la contabilidad la trascendencia que tiene y su cierre definitivo se pospone en el tiempo incluso hasta el mes de julio, con el depósito de cuentas anuales. En estos casos de retraso, el mes de enero se dedica a hacer lo justo para presentar los impuestos trimestrales (básicamente IVA e IRPF) y las declaraciones informativas (Modelos 190, 390, 347…).

¿Las consecuencias? Saldos bancarios sin conciliar, saldos deudores o acreedores que inflan el balance sin saber si son correctos o no… En definitiva, una imagen de la empresa que puede no corresponderse en nada a la de la realidad. Veamos estos y otros motivos por los cuales es conveniente cerrar el ejercicio contable cuanto antes.

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La contabilidad es una herramienta fundamental en la toma de decisiones

La contabilidad no es una obligación legal. La contabilidad es una necesidad. Una de sus funciones es dar al empresario una visión de la situación económico-financiera de su negocio.

Un simple vistazo sobre el balance de situación de una contabilidad llevada correctamente y al día permite, entre otras cosas, conocer los pagos a realizar en el año siguiente y los recursos que se dispone para ello, detectar la posible morosidad de los clientes o ver la necesidad de financiación externa e interna del negocio.

Una lectura de la cuenta de pérdidas y ganancias permite observar los márgenes sobre compras a los que se está vendiendo, el peso de los gastos de personal y el resto de gastos en la cuenta de resultados o el beneficio, en términos relativos y absolutos que se está obteniendo.

En definitiva, la contabilidad da al empresario una visión objetiva de la realidad de la empresa, más allá de las sensaciones y de la tesorería disponible, que, muchas veces, gobiernan sobre la toma de decisiones.

Disponer cuanto antes de esta información permitirá tomar decisiones acertadas y a tiempo, que pueden ser imprescindibles para motivaciones tan distintas como tomar ventaja frente a la competencia o salvar de la quiebra a un negocio.

Dedicar todos los esfuerzos al nuevo año

El pasado es pasado y no se puede cambiar. Con la contabilidad hecha correctamente, podremos saber el beneficio que obtenemos de nuestro negocio y aprender del recorrido hecho para aplicar toda la sabiduría obtenida al nuevo año.

Lo empresarios, directivos, comerciales, etc. que en abril aún están preocupándose del cierre contable del ejercicio pasado, no tienen puestos los cinco sentidos en el negocio presente y el futuro.

Un cierre contable, analizado, trabajado y presentable ante terceros, debe ser el punto final a un ejercicio pasado y el inicio de la toma de decisiones futuras.

Reducción de impuestos

Durante el mes de enero se cierra el ejercicio fiscal en cuanto a IRPF e IVA. Si se anticipa el cierre contable del ejercicio a ese cierre fiscal y, por ende, se calcula ya el Impuesto de Sociedades, aún habrá cierto margen de maniobra para optimizar el beneficio. Además, podremos ofrecer adecuadamente a terceros nuestras cuentas a la vez que pagamos los menores impuestos posibles.

Una vez pasado enero, con todos los modelos tributarios presentados, eso solamente es posible realizando ajustes burdos que llevan a asumir riesgos fiscales innecesarios y terminan en sanciones.

Recordemos, no obstante, que el camino para reducir impuestos pasa por una adecuada planificación fiscal continuada en el tiempo y que ese cierre contable y tributario debería ser consecuencia natural y no forzada de lo planificado durante todo el año.

Puntos imprescindibles para un buen cierre contable

Llegados a este punto queda clara la idea de la importancia de cerrar bien y cuanto antes nuestra contabilidad. Realizaremos, con ese fin, algunos asientos, como los encaminados a las siguientes acciones:

    • En primer lugar, a fecha de cierre tenemos que revisar que no haya incoherencias en los saldos. Es decir, si le debemos a un proveedor 2.000 euros, no pueden aparecer 10.000 euros. Para ello nos será de gran ayuda el balance de comprobación.
    • Tendremos que reclasificar las deudas del largo plazo al corto plazo, así como sus saldos.
    • Igualmente, habrá que dotar la variación de existencias.
    • Debemos dotar las amortizaciones
    • También se dotarán las provisiones necesarias, ya sean de ingreso o de gasto.
    • Echaremos un vistazo a los ingresos y gastos para preguntarnos cuáles conviene periodificar.
    • Realizaremos el asiento del impuesto de sociedades.
    • Nuestra solución de gestión contable realizará el asiento de regularización de ingresos y gastos y de cierre del ejercicio.

¿Qué necesita el contable?

Para lograr ese cierre de ejercicio, el contable necesita, básicamente, herramientas. Para empezar, evidentemente, precisa la documentación sobre los hechos contables ocurridos. Es útil apremiar desde ya a los proveedores y acreedores sobre la necesidad de disponer de las facturas de diciembre en los primeros días de enero. De las que no se disponga para el día fijado para el cierre se puede registrar una provisión.

Conviene también disponer de una idea clara del objetivo. La tiene una parte subjetiva; no en vano existen diversos criterios contables para registrar un mismo hecho. Conocer con anticipación el objetivo de resultado, EBITDA, fondo de maniobra, etcétera, del empresario o directivo permitirá estudiar las alternativas contables previstas por el PGC -y aceptadas fiscalmente- para lograr lo planteado sin incorrecciones ni riesgos.

En tercer lugar, el contable necesita software: disponer de herramientas que permitan la importación de asientos, facturas, extractos bancarios, etcétera, permite que el contable deba dedicar menos tiempo a tareas mecánicas y repetitivas y más a la supervisión, control y análisis de la información contable.

Finalmente, la figura del asesor fiscal es conveniente, siendo importante tener una reunión con él antes de finalizar el ejercicio para plantearle los objetivos de cierre de la dirección y que colabore en la búsqueda de alternativas contables y fiscales que permitan dar con las alternativas más adecuadas para lograrlos.

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