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¿Por qué es importante cerrar el año contable cuanto antes y qué se necesita para lograrlo?

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Descubre por qué cerrar el año contable correctamente cuanto antes es vital para conocer la verdadera situación de la empresa.

  • Tras el 31 de diciembre, dedicar tiempo, pensamientos y esfuerzos al año anterior resta energías y capacidad para afrontar lo que viene.
  • Para cerrar el año contable conviene utilizar la preparación del modelo 347 para comprobar saldos de proveedores y clientes.

Cerrar el año contable cuanto antes es una buena práctica. Si nos retrasamos, el mes de enero se dedica a hacer lo justo. Trabajamos en la presentación de los impuestos trimestrales (básicamente IVA e IRPF) y declaraciones informativas como las de los modelos 190, 390 y 347.

“Con la contabilidad cerrada cuanto antes, aprenderemos del recorrido hecho para aplicar toda la sabiduría obtenida a 2021”

Las consecuencias del retardo son variadas y nada positivas: saldos bancarios sin conciliar, saldos deudores o acreedores que inflan el balance sin saber si son correctos o no, etc. Veamos las principales claves para cerrar el año contable a tiempo.

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El cierre temprano en un entorno VUCA

En los últimos años, y más en los últimos trimestres, estamos afrontando un entorno que puede definirse como entorno VUCA. Se llama así por las siglas en inglés procedentes de sus cuatro características principales:

  • Volatilidad. Hay muchos cambios, no siempre fáciles de predecir.
  • Incertidumbre. No es sencillo plantear escenarios o asignar a cada uno de ellos una probabilidad.
  • Complejidad. Cuesta mucho entender las claves principales del entorno.
  • Ambigüedad. Podemos malinterpretar las implicaciones de muchos de los hechos que marcan el entorno.

Cerrar el año contable cuanto antes contribuye a dejar tiempo libre para la planificación y el control. No sabemos cuándo será necesario dirigir gran parte de nuestros recursos a replantear nuestros proyectos. Sería muy lamentable no tener el tiempo necesario para aprovechar las oportunidades y mitigar los riesgos que puedan llegar.

La trascendencia mercantil del cierre de año contable

Igualmente, cerrar pronto nos ayuda a que el calendario contable fluya. En el último ejercicio, hemos visto cómo muchas empresas se han visto obligadas a cambiar sus ritmos habituales de trabajo contable.

Al amparo de lo establecido en el artículo 40 del Real Decreto Ley 8/2020, se han acogido a extensiones de plazos para:

Por lo tanto, en los negocios rezagados han:

  • Formulado sus cuentas anuales cerca de la finalización del nuevo plazo (31 de agosto).
  • Apurado los dos meses que les da el decreto ley para celebrar la junta ordinaria que apruebe las cuentas de 2019. Eso las habrá llevado hasta el 31 de octubre.
  • Depositado las cuentas anuales en el Registro Mercantil un mes después (30 de noviembre).

La consecuencia es que esas empresas habrán tardado un tiempo extra, que habrá tenido algunas consecuencias relevantes:

  • Demora en la celebración de la junta ordinaria. Se habrá retrasado el examen por los socios de la gestión social, la distribución del resultado y cualquier otro aspecto que fuese a tratarse.
  • Los terceros interesados en la empresa no habrán podido acceder a las cuentas anuales de 2019 durante más meses de lo esperado.

El cierre de año contable temprano habría evitado todos estos problemas. Se habría dispuesto de la información actualizada pronto y la toma de decisiones hubiese sido mucho más fluida. De hecho, las empresas que hicieron pronto sus ‘deberes’ contables han disfrutado de una ventaja.

Los beneficios financieros de un cierre de año contable temprano

Las positivas repercusiones mercantiles de un cierre temprano tienen un reflejo financiero. Por un lado, internamente disponemos lo antes posible de una información clave para tomar decisiones relacionadas con la aplicación del resultado como:

  • El reparto de dividendos.
  • La dotación de reservas voluntarias.
  • Posibles ampliaciones de capital con cargo a los beneficios.
  • Dotación de la reserva legal.
  • Dotación de reservas especiales.

Por otro lado, esta información sirve para justificar ante los socios tanto los proyectos de inversión como su financiación. Por ejemplo, eso es clave si queremos realizar una ampliación de capital que implique nuevas aportaciones.

“Un cierre contable temprano aporta ventajas financieras, especialmente importantes en un entorno VUCA”

Además, externamente, un cierre temprano es valorado por los posibles proveedores de financiación ajena. Para valorar la concesión de crédito, lo primero que necesitan es conocer la información contable actualizada. Cuanto antes dispongan de ella, más sencillo será que nos den una respuesta favorable.

Incluso, cuando pretendemos involucrar a terceros en nuestros proyectos empresariales, también necesitan información contable actualizada. Anticipar el cierre de año contable puede ser la vía para lograr que la colaboración eche a andar lo antes posible.

Por tanto, en un entorno VUCA, el cierre temprano aporta importantes ventajas financieras. Quienes no están implicados en la gestión pueden tener pronto una imagen fiel de la empresa.

La mejora de los procesos de la información contable

La contabilidad no es (solamente) una obligación legal. Es, además, una necesidad. Una de sus funciones es dar al empresario una visión de la situación económico-financiera de su negocio.

“La contabilidad es una de las principales fuentes de información empresarial”

Un simple vistazo sobre el balance de situación de una contabilidad llevada correctamente y al día permite, aproximarnos a la situación financiero-patrimonial del negocio.

Igualmente, la cuenta de pérdidas y ganancias contribuye a aportar datos esenciales para comprender:

  • La magnitud de los ingresos.
  • El peso de distintos tipos de gastos.
  • El beneficio que se está obteniendo.
  • Ratios, márgenes e indicadores de rentabilidad.
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Un cierre contable analizado, trabajado y presentable ante terceros, debe ser el punto final a un ejercicio pasado y el inicio de la toma de decisiones futuras.

La contabilidad es una herramienta fundamental en la toma de decisiones

La contabilidad da al empresario una visión objetiva de la realidad de la empresa. Va más allá de las sensaciones y de la tesorería disponible, que, con más frecuencia de lo deseable, gobiernan la toma de decisiones.

Disponer cuanto antes de esta información permitirá tomar decisiones acertadas y a tiempo, que pueden ser imprescindibles para motivaciones tan distintas como tomar ventaja frente a la competencia o salvar de la quiebra a un negocio.

“Un cierre contable analizado, trabajado y presentable ante terceros debe ser el punto final a un ejercicio pasado y el inicio de la toma de decisiones futuras”

Reducción de impuestos

La mayoría de los contribuyentes cierran su ejercicio fiscal en cuanto a IRPF, IVA o sociedades con el fin del año natural. Y lo reflejado en las cuentas es, en estimación directa, el elemento crucial para calcular las bases imponibles de los diferentes impuestos.

Los ejemplos más claros son los del IRPF y el impuesto sobre sociedades. En los últimos días del año, con el cierre avanzado, podemos planificar acciones para minimizar las cantidades a pagar. Sopesamos los beneficios y costes de cada alternativa de ahorro fiscal con datos contables muy certeros en la mano.

Una vez pasado enero, con todos los modelos tributarios presentados, ya hemos perdido el margen de maniobra. Realizar ajustes burdos es asumir riesgos fiscales innecesarios y  pueden terminar fácilmente en sanciones.

Recordemos, no obstante, que el camino para pagar menos impuestos pasa por una adecuada planificación fiscal continuada en el tiempo. Ese cierre contable y tributario debería ser consecuencia natural y no forzada de lo planificado durante todo el año.

Puntos imprescindibles para un buen cierre contable

Llegados a este punto, queda clara la idea de la importancia de cerrar bien y cuanto antes nuestra contabilidad. Realizaremos, con ese fin, algunos asientos, y acciones:

  • Revisar que no haya incoherencias en los saldos. Es decir, si le debemos a un proveedor 2.000 euros, no pueden aparecer 10.000 euros. Para ello, nos será de gran ayuda el balance de comprobación.
  • Reclasificar las deudas del largo plazo al corto plazo, así como sus saldos.
  • Dotar la variación de existencias.
  • Dotar las amortizaciones.
  • Valorar si hay que realizar correcciones por deterioro de valor.
  • Periodificar ingresos o gastos.
  • Dotar las provisiones necesarias.
  • Realizaremos el asiento del impuesto de sociedades.
  • Nuestra solución de gestión contable realizará el asiento de regularización de ingresos y gastos y de cierre del ejercicio.

¿Qué necesita el contable?

Para lograr ese cierre de ejercicio, el contable o nuestro despacho de confianza necesita:

“Documentación, conocimiento, soluciones contables y un buen asesor (o  contables en plantilla) son las cuatro columnas sobre las que se sostiene un buen cierre contable”

La importancia del balance de sumas y saldos

El balance de comprobación o de sumas y saldos forma parte del libro de inventarios y cuentas anuales, en el que debe figurar trimestralmente. Se trata de una herramienta que nos permite visualizar la lista completa de nuestras cuentas junto a sus saldos.

En este punto del ejercicio, es vital emitir un balance de comprobación y ver cuenta a cuenta que todo cuadra. Ahora bien, que las cuentas cuadren no significa que todo se haya hecho correctamente. Por ejemplo, podemos habernos equivocado en alguna factura (de cliente, de fecha, de conceptos, de importe, de IVA, etcétera)

Además, sin ver el saldo que tenemos en todas y cada una de las partidas, no podremos seguir la lista de acciones a realizar que numeramos anteriormente.Por ejemplo, imaginemos que hemos dotado mal trimestralmente la amortización de nuestros activos. Ahora, lo que necesitemos es ver únicamente cuánto nos falta por dotar en el periodo anual.

En definitiva, tener en cuenta la importancia de llevar la contabilidad al día y así cerrar el año contable de manera temprana conlleva muchas ventajas. Es el primer paso para iniciar bien el nuevo año.

Nota del editor: Este artículo fue escrito por primera vez en 2018 y actualizado a 2020 por su relevancia.

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