Facturas rectificativas: No pagues el IVA que no te corresponde

Cómo realizar una factura rectificativa y en qué casos debe emitirse es una de las dudas más frecuentes entre los contables y autónomos. Te lo contamos en este artículo con contenido actualizado.

• Conoce cómo recupera el IVA repercutido de facturas emitidas que no se van a cobrar.
• Te explicamos cómo corregir errores en tu facturación utilizando una factura rectificativa. 

Contenido del post

1. ¿Cuándo emitir una factura rectificativa?
2. ¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?
3. No pagues el IVA que no te corresponde
4. ¿Cuándo emitir la factura rectificativa?
5. Pasos para recuperar el IVA de una factura impagadas
6. La importancia de las facturas rectificativas con la entrada en vigor de Ley Antifraude

A pesar de que la facturación es uno de los procesos más importantes del negocio, los errores suelen ser relativamente frecuentes durante este proceso. No obstante, si nos hemos equivocado en una factura o no conseguimos cobrarlas, podemos corregir el error o recuperar el IVA haciendo una factura rectificativa.

La factura rectificativa es un documento que permite modificar y/o ampliar una factura ya existente, sin tener que realizar modificaciones en una factura ya emitida. 

1) ¿Cuándo emitir una factura rectificativa?

Se deberá expedir una en los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios en los artículos 6 ó 7 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. 

Entre los casos en los que debemos emitir una factura rectificativa, podemos destacar los siguientes: 

• Errores o ausencia de datos obligatorios que debería incluir la factura rectificada.
• Cuando las cuotas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente por la aplicación de un tipo impositivo inadecuado.
• Cuando se produzca alguna de las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible.
• Fallos en los cálculos del importe.
• Por la aplicación inadecuada de retenciones a cuenta del IRPF.

¡COMPARTE! Te contamos qué es una factura rectificativa, cuándo, cómo emitirla y qué va a suponer la entrada en vigor de Ley Antifraude.

2) ¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?

Cuando emitimos una factura rectificativa, no nos podemos olvidar de incluir:

• Los datos que permitan identificar la factura original que se quiere modificar (número y fecha)
• Llevará una numeración diferente a la principal
• Habrá que poner claramente que se trata de una factura rectificativa
• El motivo de su emisión y el detalle de la rectificación que se está efectuando

Igualmente, deberá cumplir con el resto de requisitos que se establecen como obligatorios en la facturación: tipo impositivo, datos de emisión, etc.

La emisión de una factura rectificativa se podrá realizar por sustitución o por diferencias.

• Sustitución: se deben registrar 2 facturas, la errónea con importes negativos y la rectificativa. Además, se deberá informar de la rectificación efectuada, señalando igualmente el importe de dicha rectificación.
• Diferencias: se debe registrar 1 factura en la que directamente se informe del importe rectificado, con independencia de su signo.

Ejemplo: En una factura de base imponible 1.000 € y cuota de IVA 210 €, se detecta un error y debe ser rectificada, de manera que los datos correctos deben ser 900€ de base imponible y 189 de IVA.  

• Sustitución: se emitirá una factura con base imponible -1.000 € y cuota -210 € y otra factura rectificativa con base imponible 900 € y cuota de IVA189 €.
• Por diferencias: se emite una factura con base imponible -100 € y cuota de IVA de -21 €.

3) No pagues el IVA que no te corresponde

Hacienda nos permite utilizar facturas rectificativas para recuperar el IVA de aquellas facturas que no hayamos cobrado en estos casos específicos:

• Cuando haya transcurrido 1 año desde el devengo del IVA (6 meses para las pymes) siempre que hayamos reclamado su cobro mediante reclamación judicial o requerimiento notarial. 
• Las facturas pendientes de pago procedan de clientes en situación de concurso de acreedores.

Para poder realizar dicha factura rectificativa el acreedor debe cumplir los siguientes requisitos:

• La factura deberá estar registrada en el libro registro de facturas emitidas en tiempo y forma.
• Expedir la factura rectificativa en serie específica y remitírsela al destinatario.
• El destinatario de la factura deberá ser una empresa o profesional.
• Comunicárselo por vida electrónica a la AEAT a través del formulario disponible. El plazo para ello es de un mes desde la expedición de la factura rectificativa. 

4) ¿Cuándo emitir la factura rectificativa?

La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición. No pueden haber transcurrido más de cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido.

En el caso de que trabajes con Sage 50, te será muy sencillo emitir y contabilizar facturas rectificativas, ya que simplemente tendrás que marcar la casilla “Factura Rectificativa” y se le asignará automáticamente una numeración propia, tal y como exige la normativa.

5) Pasos para recuperar el IVA de una factura impagadas

Paso 1

Antes de nada, intentemos la colaboración del cliente. Antes de acudir a la vía judicial, debemos intentar el cobro de buena fe. Una llamada de teléfono, un correo electrónico, una carta certificada, un burofax, una reunión…. Pueden ser el toque de atención perfecto para que el cliente vea que vamos en serio.

Paso 2

Si reclamarla directamente al cliente no ha surtido efecto, tendremos que solicitar por vía judicial o notarial el pago de dicha factura. Si optamos por el procedimiento notarial, basta con acudir a una notaría con la información relativa a la deuda. Por el contrario, si optamos por el requerimiento judicial, el procedimiento es diferente en función de la cantidad de la deuda. Si es inferior a 250.000 euros, podremos reclamar a través de un proceso monitorio. Si la deuda es superior, tendremos que iniciar un proceso más lento y costoso.

Paso 3

Emitir una factura rectificativa que anule la factura impagada. Es el momento de emitir la factura rectificativa con los requisitos que hemos comentado anteriormente.

Paso 4

Enviar a Hacienda la factura rectificativa. Tenemos un mes desde la emisión de la factura rectificativa para hacérsela llegar a la Agencia Tributaria. Junto al envío, incluiremos una copia de los documentos que justifiquen que se ha instado al cobro mediante reclamación judicial o notarial.

Paso 5

Incluir la factura rectificativa en el 303. Aquí nuestro proceso finaliza. Deberemos declararla en la liquidación mensual o trimestral en la que se emite la factura rectificativa. En ese momento, habremos recuperado el IVA.

6) La importancia de las facturas rectificativas con la entrada en vigor de Ley Antifraude

La nueva Ley de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal pone más difícil la modificación de facturas ya emitidas, algo que ya no debería hacerse, pero que es una práctica que todavía pervive en muchas pymes.

La forma correcta de actuar para evitar tener problemas con la Agencia Tributaria es mediante una factura rectificativa.

Además, los programas de facturación y contabilidad deberán de impedir la modificación y destrucción de sus registros, con el objetivo de evitar que se oculte la facturación. Algo que con la publicación del reglamento de la ley antifraude mediante el RD 1007/2023 está cada vez más cerca. 

Por lo tanto, si cuentas con una herramienta de facturación y contabilidad online como Sage 50, te será mucho más fácil realizar todo el proceso de facturación y te facilitará la emisión de facturas rectificativas.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.