Estrategia y Gestión

Factura electrónica vs factura certificada: En qué se diferencian y cuál necesitas

Descubre la diferencia entre factura electrónica y certificada. Prepárate para Verifactu y cumple con la normativa de facturación.

12 enero, 20265 minutos de lectura Compartir

Conocer las diferencias entre una factura electrónica y otra certificada es clave para cumplir con la normativa de facturación. Muchas empresas y autónomos creen conocerlas y piensan que enviando una factura en formato PDF por medios electrónicos ya están al día en facturación digital. Nada más lejos de la realidad.

• Descubre qué es una factura certificada y qué es una factura electrónica, y aprende a diferenciarlas de una simple factura en formato PDF.
• Aunque la obligación de usar un software certificado con Verifactu incorporado se ha aplazado a 2027, muchas empresas ya se han adaptado y pueden emitir facturas certificadas.

Saber distinguir entre una factura electrónica y una certificada es clave para las empresas y los responsables de administración. 

¿Conoces las diferencias entre una factura electrónica y una certificada?

A continuación, te explicamos qué es una factura electrónica, qué es una factura certificada y sus diferencias. 

¡COMPARTE! Factura electrónica y factura certificada no son lo mismo, aunque se emitan mediante un mismo software. Conoce las diferencias.

Contenido del post

¿Qué es una factura electrónica y qué no lo es?

Una factura electrónica se caracteriza por lo siguiente:

• Es un documento que cumple con todos los requisitos legales.
• Es emitida en un formato estructurado (como XML) que garantiza su legibilidad. Es decir, que pueda ser leída por personas. 
• Se envía por medios electrónicos.
• Debe estar firmada electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad.

• Autenticidad del origen de la factura: se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
• Integridad del contenido de la factura: se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

• Es necesario el consentimiento del destinatario. No obstante, con la próxima entrada en vigor de la obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas, este requisito ya no será necesario entre empresas. 
• En la actualidad es obligatorio su uso en las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas, salvo en determinados casos, como en las facturas de importe hasta 5.000 €. Será obligatorio entre empresas, una vez se publique el Reglamento que regula la factura electrónica, con los siguientes plazos:

• 1 año desde su aprobación para empresarios o profesionales con un volumen de operaciones superior a 8.000.000 de euros.
• 2 años desde su aprobación para empresas y profesionales con un volumen de operaciones inferior a 8.000.000 de euros. 

Diferencia entre factura electrónica y en PDF

Muchas empresas piensan que si emiten sus facturas en PDF ya están digitalizadas, o que cualquier software ya cumple con las nuevas normativas en materia de facturación. Nada más lejos de la realidad.

Es importante destacar que un PDF no es una factura electrónica, aunque se emita y envíe por medios electrónicos. 

Aunque muchas empresas envían por email sus facturas en PDF generadas por su software, este formato no asegura integridad ni trazabilidad. Veamos las diferencias entre una factura electrónica y una factura en PDF:

• Factura electrónica: generada en un software de facturación que permite incluir la firma digital.
• Factura en PDF: es solo una copia visual, sin garantía de autenticidad.

Para cumplir con las nuevas normativas de facturación, no basta con “digitalizar” el papel y enviarlo por email en formato PDF: necesitas un sistema que cumpla con la normativa Verifactu y que permita el envío de facturas electrónicas. 

¿Qué es una factura certificada?

Una factura certificada es aquella emitida con un software de facturación certificado que garantiza que los datos no pueden ser manipulados. Una factura certificada cumple con todos los requisitos de la Ley Antifraude y con Verifactu.

Este tipo de factura cumple con:

• Trazabilidad: cada factura queda registrada sin posibilidad de alteración.
• Integridad: se impide el borrado o modificación.
• Autenticidad: se garantiza la identidad del emisor de la factura.
• Verificación: se puede verificar su autenticidad en la AEAT gracias a la inclusión de un código QR.
• Accesibilidad por la AEAT: las facturas deben poder enviarse de forma inmediata a la AEAT una vez emitidas (Verifactu) o a requerimiento de la Agencia Tributaria.

Si te preguntas cómo saber si tu software de facturación está certificado, deberás exigir la declaración responsable al fabricante de que cumple con la normativa. 

Las declaraciones responsables deben estar registradas en la AEAT y disponibles para su descarga desde el propio producto.

En el caso de clientes de Sage con desarrollos a medida, será necesario ejecutar un diagnosticador. De esta forma se validará que la personalización cumple con la normativa. 

Nueva entrada en vigor de Verifactu: Plazos clave que debes saber

El aplazamiento de la entrada en vigor de Verifactu ha cogido a todos por sorpresa, pero desde Sage se valora positivamente este aplazamiento para garantizar una transición segura y sencilla para empresas y autónomos. 

Desde Sage se considera que con este aplazamiento se deberían unificar los plazos de Verifactu y de la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas (B2B). En este último caso, la fecha todavía no está marcada, ya que todavía está pendiente la publicación de su reglamento. 

Por el momento, estas son las nuevas fechas que tienes que tener presentes tras el aplazamiento del Gobierno: 

• Empresas (personas jurídicas): obligadas a usar sistemas certificados desde el 1 de enero de 2027.
• Autónomos (personas físicas): obligados desde el 1 de julio de 2027.

Esto significa que tienes algo más de tiempo para prepararte, adaptar tus procesos y elegir un software de facturación certificado, si todavía no lo has hecho.

La transición a la factura certificada no es solo una obligación legal, también es una oportunidad para mejorar tu gestión administrativa y dar un salto en eficiencia.

Diferencias entre factura electrónica y certificada: Lo que debes tener claro

Para que no te quede ninguna duda, aquí tienes un resumen práctico:

Factura electrónica	Factura certificada	PDF simple
Documento fiscal en formato digital con validez legal, que incluye firma digital	Emitida en software certificado, cumpliendo con la normativa Verifactu y garantizando su trazabilidad	No cumple requisitos ni asegura validez fiscal

Si quieres estar tranquilo y cumplir con las nuevas normativas en materia de facturación, debes optar por un software de facturación certificado.

Por lo tanto, la diferencia entre factura electrónica y certificada es más que una cuestión técnica. Cuando entre en vigor Verifactu deberás emitir facturas certificadas, sean o no electrónicas. De esta forma cumplirás con la ley y evitarás problemas con la AEAT. Adelántate a la obligación de Verifactu, si todavía no lo has hecho y comienza ya a trabajar con un sistema certificado.

Nota del editor: Este artículo está actualizado a 4 de diciembre de 2025 tras el aplazamiento del Gobierno a la entrada en vigor de Verifactu en 2027.