Todo lo que necesitas saber sobre las normas de facturación

Las normas de facturación recogen todos los aspectos legales que los empresarios y profesionales deben tener en cuenta con relación a la expedición y entrega de sus facturas.

• Te explicamos cómo deben emitirse las facturas y cuál es su plazo para emitirlas y remitirlas. 
• Conoce la diferencia entra factura simplificada y completa y los datos que debe contener la factura. 

La emisión de facturas es una obligación legal para todas las empresas y autónomos. Estas facturas sirven como comprobantes de las transacciones realizadas y son esenciales para el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales.

• Obligaciones fiscales: las facturas recibidas son el soporte necesario para la deducción de los gastos y del IVA soportado.
• Obligaciones contables: las facturas son el soporte para el registro contable de las facturas emitidas y recibidas.
• Comprobante de la transacción: las facturas sirven de comprobante de las transacciones realizadas, de cara a poder reclamar defectos en los servicios adquiridos o incumplimientos en los servicios prestados. 

Las normas de facturación se regulan en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Las facturas, ya sean en formato papel o electrónicas deben reflejar la realidad de las operaciones que documentan, de forma que se pueda garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad.

A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre las normas de facturación. 

CONTENIDO DEL POST

¿Cómo deben emitirse las facturas?

Las facturas pueden emitirse por cualquier medio, ya sea en papel o en formato electrónico. La próxima entrada en vigor de la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas, relegará las facturas en formato papel a los clientes particulares.

El obligado a expedir la factura debe garantizar:

• La autenticidad del origen de la factura: se debe garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.
• La integridad del contenido de la factura: se debe garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
• La legibilidad de la factura: la factura debe poder ser leída y comprendida con facilidad. 

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse de las siguientes maneras:

• Mediante controles de gestión: estos controles deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que se reflejan en ella. 
• Expidiendo la factura utilizando un sistema o programa informático que cumpla los requisitos contenidos en el Reglamento Verifactu: en este reglamento se establecen requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación. Sage 50 cumple con todos los requisitos exigidos por el Reglamento Verifactu. 

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¿Cuál es el plazo para la expedir y remitir una factura?

Las facturas deberán ser emitidas y remitidas en el momento en que se realice la operación.

No obstante, si el destinatario de la factura es un empresario o profesional, las facturas deberán expedirse y remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.

Factura completa u ordinaria vs factura simplificada 

El reglamento de facturación permite que se sustituya la factura completa u ordinaria por una factura simplificada, que sustituye a los tiques, en determinados casos.

Las facturas simplificadas tienen un contenido más reducido que las facturas completas u ordinarias y, salvo algunas excepciones, el emisor podrá emitirlas en los siguientes casos:

• Cuando su importe no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido.
• Cuando deba expedirse una factura rectificativa.
• Cuando su importe no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido y se trate, en este último caso, de alguno de los supuestos respecto de los que tradicionalmente se ha autorizado la expedición de tiques en sustitución de facturas.

¿Qué información debe incluir una factura?

A la hora de emitir una factura, es fundamental asegurarse de que se incluya toda la información requerida por la normativa vigente. Una factura bien estructurada y completa no solo facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, sino que también contribuye a una mayor transparencia y claridad en las transacciones comerciales. A continuación, se detalla toda la información que debe estar presente en una factura para que sea considerada válida y legalmente aceptable.

Información general de la factura

• Número de factura y serie: un número único e irrepetible que identifica la factura. La numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa.
• Fecha de emisión: la fecha en la que se emite la factura.
• Fecha de la operación: la fecha en que se hayan efectuado las operaciones o recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura

Información del emisor y receptor

• Información del emisor: nombre y apellidos, razón o denominación social completa, domicilio fiscal y número de identificación fiscal (NIF).
• Información del receptor: nombre y apellidos, razón o denominación social completa, domicilio y NIF facilitado por la Administración tributaria española, o en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

Detalles de los bienes o servicios

• Descripción de los bienes o servicios: una descripción detallada de los bienes o servicios que se han vendido o prestado.
• Precio unitario: el precio de cada unidad de bien o servicio, sin incluir impuestos.
• Cantidad: la cantidad de cada unidad de bien o servicio que se ha vendido o prestado.

Información fiscal

• Impuestos: el tipo de impuesto aplicable (por ejemplo, IVA) y el importe total del impuesto.
• Indicación exención de IVA: si está exenta de IVA, referencia a la exención y a la norma y artículo que la justifica.

Información adicional

• Fecha de primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta la entrega: en el caso de entregas de medios de transporte nuevos.
• Facturación por el destinatario: en caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, si incluirá la mención «facturación por el destinatario».
• Inversión del sujeto pasivo: en el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».
• Régimen especial aplicable: mención al régimen especial aplicable:
  • «régimen especial de las agencias de viajes».
  • «régimen especial de los bienes usados»
  • «régimen especial de los objetos de arte» 
  • «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».
  • «régimen especial del criterio de caja».

Comprender y cumplir con las normas de facturación es crucial para cualquier empresa. De esta forma se asegura el correcto funcionamiento administrativo y fiscal del negocio y se evitan sanciones.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.