Facturación electrónica: Guía para remitir facturas con FACe

Descubre en este artículo cómo remitir una factura FACe y cuáles son los beneficios de este sistema en la contratación pública.

• La factura electrónica es habitual en los contratos públicos.
• Cada administración puede fijar un límite, menor de 5.000 euros, por debajo del cual no es obligatoria la facturación electrónica.

Si quieres contratar con el sector público, será necesario que aprendas a remitir una factura FACe. Reciben este nombre aquellas que se envían al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, un sistema del Estado para dirigir sus propias facturas y las de entidades vinculadas a él, pero que sirve también para muchas otras administraciones.

¡COMPARTE! ¿Quieres contratar con el Estado? Toma nota de cómo remitir una factura FACe.

Con estos mecanismos, el sector público encamina hacia las correspondientes oficinas contables las facturas de sus proveedores. A partir de ahí, se podrá seguir una serie de trámites que, al fin, deben dar con la realización del pago. 

La obligación de factura electrónica en la contratación pública

Lo primero que hay que tener en cuenta es a qué tipos de destinatarios de la factura afecta la Ley de Contratos del Sector Público. En el artículo 3 de dicha norma aparece una lista detallada de todas las entidades que, a esos efectos, forman parte del sector público. De ella, se pueden extraer algunas conclusiones:

• Estas normas se aplican al sector público estatal, autonómico y local y también al de las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla.
• Aquí se incluyen también gran parte de las entidades del llamado sector público institucional, pero hay excepciones. Hay que tener en cuenta que muchas de estas entidades aplican las normas de la legislación de contratos del sector público porque así lo indica la Ley de Régimen Jurídico del Sector Público. Sin embargo, la obligación de facturar electrónicamente, en particular, solo se aplica a las entidades de la lista.

Otros aspectos a tener en cuenta

En segundo lugar, hay que tener en cuenta quién está obligado a facturar electrónicamente al sector público. En ese sentido. hay que hacer dos consideraciones:

• Existe otra lista de personas y entidades obligadas a emitir factura electrónica cuando tienen como cliente al sector público. Aparece en el artículo 4.1 de la Ley 25/2013. En ella, por ejemplo, no aparecen las personas físicas.
• Además, dicho artículo de la normativa faculta a las administraciones a fijar reglamentariamente un límite por debajo del cual no es necesario el formato electrónico. Esta cifra, que difiere de unas administraciones a otras, no superará los 5.000 euros. Por tanto, aunque tu negocio esté afectado por la obligación, si tu factura no supera el importe que haya fijado la administración concreta para la que trabajas, la remisión de la factura en formato electrónico sería voluntaria.

Qué beneficios aporta la factura FACe

Por un lado, sirve de estándar en la facturación pública. Podrían coexistir muchos formatos, lo que constituiría una barrera a la entrada de las pymes en la contratación pública. Si pretenden participar en muchos contratos, tendrían que estar pendientes del engorro que supone tener que enviar cada factura con unos requerimientos distintos. Por el contrario, remitir una factura FACe es algo previsible.

Por otro lado, el sistema FACe brinda un punto general de acceso de las facturas electrónicas. En algunos casos, este puede intermediar entre quien emite la factura y la oficina contable en la que, finalmente, deba ser registrada, que no tiene que ser necesariamente de la Administración del Estado.

Además, el punto general de acceso da oportunidades para ser más eficientes en el uso de los recursos técnicos necesarios. Al mismo tiempo, se brindan oportunidades para las administraciones más pequeñas, como los ayuntamientos menos poblados.

El Punto General de Acceso de Facturas Electrónicas del Estado busca la eficiencia y pretende facilitar los procedimientos a los proveedores.

Cómo remitir una factura en FACe

La remisión de una factura al sistema FACe intenta basarse en sistemas sencillos. Para ello, antes hay que asegurarse de que el proveedor está correctamente identificado para realizar el trámite y que el formato es el adecuado.

Identificación

FACe te da tres opciones para identificarte:

1. Cl@ve, que es un sistema que te permite identificarte ante las administraciones de diferentes formas. Para remitir una factura en FACe, podrás emplear cuatro modalidades de Cl@ve:
   • Cl@ve PIN, que es un formato que utiliza un código de un solo uso recibido en el móvil. Con ese código, tendrás 10 minutos para identificarte y realizar el trámite.
   • Cl@ve permanente. Emplea una contraseña que solo conoces tú y que no cambia de una vez para otra. 
   • Cl@ve móvil. Es un sistema que solo exige la confirmación de una petición de autenticación que te ha llegado al móvil a través de la aplicación móvil.
   • También es posible emplear un DNI electrónico o certificado electrónico para identificarse a través de Cl@ve en FACe.
2. Firma electrónica. Emplea la solución tecnológica @firma para verificar el certificado electrónico que quieras utilizar para el login.
3. Certificado electrónico. En este caso, será el propio sistema de FACe el que verificará el certificado electrónico con el que pretendes realizar el login.

Cumplimentación del formulario de remisión

En el formulario de remisión tienes tres apartados:

1. Correo electrónico. Este campo es obligatorio porque es el que permitirá a la Administración ponerse en contacto contigo.
2. Archivo de la factura. Este debe ser de extensión .xsig. Con ello, incluirá los datos de la firma de la factura. A tal efecto, deberás emplear la estructura correspondiente de FACTURAe.
3. Los anexos que complementen el archivo de la factura son de carácter voluntario, por lo que solo se adjuntan en caso de que sean necesarios. 

Una vez pulses el botón de remisión, te aparecerá un resumen con los datos de la factura. Si hay errores, también tendrás un mensaje de aviso. 

La contratación pública tiene sus peculiaridades procedimentales. En el fondo, la facturación electrónica, en un mundo en el que se está difundiendo cada vez más, es una de las más sencillas. Comprender todos estos trámites ayuda a las pymes a superar el temor a la burocracia que rodea a los trabajos realizados para el sector público.