Pagas extras prorrateadas, ¿quién gana más el trabajador o la empresa?

Analizamos las claves para decidir si las pagas extras prorrateadas son beneficiosas o perjudiciales tanto para los trabajadores como para la empresa.

• El prorrateo reparte dos pagas extra a lo largo de todo el año, de modo que se cobren 12 pagas, en lugar de 14.
• Clarificar el cálculo de las pagas extra puede ahorrar más de un conflicto

Según el artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores, el trabajador tiene derecho a dos gratificaciones extraordinarias al año. Una de ellas se cobraría normalmente en Navidad, la otra en la fecha fijada en el convenio, que también se encarga de señalar su cuantía.

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A continuación, la misma ley permite prorratear las pagas extraordinarias en 12 mensualidades. Es decir, en lugar de cobrar 14 pagas, el importe que corresponda de las extra se distribuye mes a mes.

En cualquier caso, lo primero que tenemos que tener claro es que la cuantía del sueldo de una forma u otra no varía. El trabajador cobrará la misma cantidad, tanto si lo cobra en 12 mensualidades como si lo hace en 14.

Qué dice el convenio sobre las pagas extras prorrateadas

En principio, lo más normal será que el convenio sea el que diga lo que haya que hacer y la empresa actúe en consecuencia. Sin embargo, las principales dudas se plantean cuando una empresa contraviene lo que dice el convenio, pero en este no se dice cómo actuar en caso de contravención.

El convenio es el que fija cuánto y cuándo hay que pagar en concepto de gratificaciones extraordinarias.

En febrero de 2021, una sentencia del Tribunal Supremo examinó un caso de prorrateo de gratificaciones extraordinarias. El convenio prohibía el prorrateo, pero no indicaba como proceder si se incumplía la prohibición. Además, no había ningún acuerdo entre empresa y trabajadores para prorratear ni ninguna otra justificación para actuar así. A pesar de ello, la empresa pasaba las nóminas indicando que una parte de la de cada mes correspondía a la extra.

La sentencia llega a la conclusión de que no se puede considerar que lo pagado sea en concepto de pagas extra solo porque lo diga la nómina. Por tanto, conviene examinar detenidamente el convenio.

Ventajas del prorrateo de pagas para la empresa y trabajador

Para las empresas que tienen menos empleados, supone una tesorería más lineal. Es más sencillo para ellas hacer la previsión de los pagos sin tener que afrontar dos picos por las gratificaciones extraordinarias.

Por su parte, para las empresas de mayor tamaño, no prorratear las pagas extraordinarias puede convertirse en un recurso de tesorería con el que jugar. Quizá ayude a realizar alguna inversión o financiar alguna de las necesidades de la empresa a coste cero. Eso sí, tienen que tener la liquidez necesaria para abonar las pagas dobles llegado el momento. La «hucha de las pagas», por llamarla de alguna manera, supone una oportunidad que muchas compañías no dejan pasar por alto.

Para los trabajadores, en teoría, da lo mismo: cobran idéntica cantidad al cabo del año, más allá del pequeño efecto de descuento financiero. Los defensores de las 14 pagas esgrimen el argumento de la alegría que supone cobrar el doble un mes. Y lo es más en épocas como verano o Navidad, que suelen ser de fuerte gasto en vacaciones y fiestas.

También hay aspectos psicológicos. Cuando se negocia el salario, el bruto mensual en 12 pagas puede parecer superior. De todos modos, muchos trabajadores no tienen la actitud necesaria para ahorrar mes a mes. Para tener los recursos necesarios en verano o Navidad para afrontar gastos pueden preferir recibirlas en dos veces, en lugar de prorratearlo.

Por otro lado, si se cobra la paga prorrateada, puede ser más fácil anticipar pagos de regalos u otros extras. Se puede afrontar el pago del alojamiento de vacaciones o el viaje que queremos realizar. Mientras, de la otra manera, en muchas ocasiones, el trabajador tiene que acudir a un préstamo, con los gastos que esto supone.

Inconvenientes de las pagas extras prorrateadas

El principal inconveniente de las pagas extra lo tenemos en caso de conflictos entre empresa y trabajador (despido, cierre de la empresa, etcétera). Al calcular el finiquito, las pagas extras son siempre un fleco pendiente. Puede haber errores de cálculo, que algunas veces pasan desapercibidos para los trabajadores. Por eso es importante tener en cuenta los principales aspectos de su cálculo.

Si queremos evitar problemas con el prorrateo de pagas extra, debemos tener muy clara la forma de calcular la cuantía.

Puntos más importantes en el cálculo de las pagas extra

La casuística de posibles puntos de conflicto o simplemente de extrañeza por parte del trabajador puede ser variada. Entre los más importantes, se encuentran los siguientes:

• En el cálculo de la base de cotización de la Seguridad Social ya se incluyen las pagas prorrateadas. Es decir, se paguen prorrateadas en 12 meses o en dos veces, la cotización es como si se prorrateasen en 12 meses.
• En el IRPF, las pagas extra están sometidas a retención, como el resto de los rendimientos del trabajo. Para calcular la base y el tipo se tienen en cuenta todas las retribuciones previsibles, entre las que se encuentran las gratificaciones extraordinarias. Cobrarlas en solo dos veces no modifica el cálculo del resto del año, pero sí hace que esos meses haya que retener más.
• Los pluses que entran dentro de la paga extra deben consultarse en el convenio colectivo.

Lo cierto es que las pagas extras tienen mucha tradición en España, pero no tanta en otros países de nuestro entorno. Entre empresas y trabajadores hay defensores de ambas opciones, 12 o 14 pagas. Lo cierto es que esta contienda solo tiene un árbitro: el convenio colectivo, que finalmente es el que dicta lo que se considera mejor para el caso.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2021 por su relevancia.