Estas herramientas permiten conocer a RRHH las necesidades de los trabajadores

Cuando hablamos del departamento de recursos humanos, tradicionalmente se relaciona con dos tareas fundamentales: pagar las nóminas y encargarse de contratar y despedir a los empleados. Y lo cierto es que su labor va mucho más allá, ya que son los encargados de cuidar del personal contratado. Por eso vamos a hacer un repaso para conocer qué herramientas tiene el departamento de RRHH a mano para conocer las necesidades de los trabajadores.

El problema, muchas veces, es que hay tareas que se repiten mes tras mes que llevan mucho tiempo; nóminas, gastos o el kilometraje son solo algunos ejemplos. O se dispone de herramientas adecuadas que faciliten la creación de nóminas, por ejemplo, o simplemente esta tarea acaba por consumir todo el tiempo disponible de dicho departamento.

Por qué es importante que desde RRHH se conozcan las necesidades de la plantilla

La plantilla de una empresa se ha considerado como algo necesario para mantener la actividad, más como un gasto que como una inversión. Pero lo cierto es que esta visión ha ido cambiando en los últimos años. Los trabajadores son uno de los principales activos de la empresa. Mantener a los empleados contentos, con un buen ambiente laboral, es la base para mejorar la productividad.

Pero los departamentos de recursos humanos van más allá. Saben que hay muchas cuestiones que influyen a la hora de captar talento en las empresas. La remuneración emocional es parte del paquete que se puede ofrecer a los nuevos empleados para que se incorporen a la organización. Pero este pacto tiene que mantenerse a lo largo del tiempo y es necesario que detecten cuando los empleados no están contentos antes de que den el salto a otra empresa.

Lo mismo ocurre con las necesidades de formación de los empleados. Un recurso que muchas empresas tienen directamente abandonado, salvo en casos muy concretos de necesidad extrema, como puede ser un cambio normativo como el SII para el departamento de contabilidad. Es el departamento de recursos humanos quien tiene que ocuparse de estas cuestiones. Por eso es fundamental disponer de las herramientas adecuadas para conocer las necesidades de la plantilla.

Herramientas para redes sociales

La escucha activa es unas de las principales armas del departamento de recursos humanos para conocer las necesidades de los trabajadores. Lo lógico es que cualquier necesidad que tengan se traslade directamente a este departamento. La puerta siempre tiene que estar abierta. Pero muchas veces simplemente el empleado se siente cohibido y no comunica sus inquietudes a dicho departamento.

En todo caso, muchas veces, tanto empleado como ex-empleados se expresan con más libertad en las redes sociales. Por eso es fundamental monitorizar las redes sociales para saber que se está diciendo de nuestra empresa. Igual que ocurre en la vida real, muchos empleados se pueden sentir incómodos si alguien de recursos humanos les pide seguirlos en Facebook, Twitter o LinkedIn. En todo caso, para seguir diferentes redes sociales y lo que los empleados comentan de la empresa, Hootsuite es una herramienta imprescindible.

Otra muy interesante es Meltwater, una herramienta para conocer qué se dice de nosotros en redes sociales y blogs. Lo único que tenemos que hacer es elegir una palabra clave y seleccionar las redes a las que queremos que monitorice. Para las empresas más pequeñas, quizás baste solo con Hootsuite. En ambos casos, estas herramientas se utilizarán de forma conjunta con el departamento de marketing, ya que no solo obtenemos información de empleados, también de clientes.

Herramientas para la planificación de la formación

Las empresas tienen una serie de créditos para formación que muchas veces no utilizan. Lo primero en el departamento de recursos humanos es saber cómo pueden sacarle partido. Conocer la oferta y las posibilidades que tenemos en un organismo como la Fundación Tripartita. Su buscador de cursos puede ser una muy buena solución para ofertar a los trabajadores. Si hay suficiente interés, se puede organizar formación presencial, incluso en la propia empresa.

Lo mismo ocurre con cursos a distancia que puedan resultar atractivos para los trabajadores. Una pequeña encuesta podría detectar qué formación les interesaría. Existen muchas herramientas para hacerlo, una de las más interesantes es Survey Monkey, que también se puede utilizar para realizar preguntas y recoger el feedback de los clientes.

Por último, hay dos aspectos que recursos humanos tienen que tener muy bien organizados y que tienen que ver con la formación. Por un lado, la formación de los nuevos empleados es necesario que esté bien organizada, actualizada y estructurada. Herramientas propias, software de comunicación, la intranet… Herramientas como Moodle pueden servir de soporte para ayudar a que las nuevas incorporaciones al equipo no supongan una carga para los más veteranos, que se encargan de tutelarlos y guiarlos en su incorporación.

También en este tipo de herramientas se pueden incorporar los cursos obligatorios, como puede ser la prevención de riesgos laborales o de cumplimiento de la LOPD, que todos los empleados tienen que hacer periódicamente. De esta forma, la formación será una herramienta sencilla de utilizar y los trabajadores no lo verán como una pérdida de tiempo.

Herramientas de Business Inteligence

Pero si queremos estar al día sobre las tendencias, las necesidades que tienen los empleados hay que buscar información a través de diferentes fuentes. Para ello, existen diferentes soluciones, una muy sencilla de utilizar es Tableu, que nos mezcla diferentes bases de datos, hojas de excel, etc, para extraer datos que sean fácilmente interpretables por recursos humanos.

Así se pueden incorporar cuestiones que favorecen la salud laboral de la empresa, como detectar la necesidad de áreas de descanso, descuentos para ofrecer en gimnasios o guarderías, ya que se ha detectado que un porcentaje alto de empleados antes de venir a trabajar pasa por la guardería para dejar a sus hijos o sale del trabajo y acude al gimnasio. También añadir flexibilidad horaria en función de los datos de tráfico que aporta Google Maps, para que el tiempo de desplazamiento disminuya.

Medir la productividad, la mejor medida para facilitar la conciliación

Pero sin duda una de las herramientas más interesantes para conocer las necesidades de los trabajadores es medir su productividad. Para ello, Workmeter es una solución realmente muy útil. No solo se trata de saber cómo es de productivo un empleado, sino también en qué áreas le cuesta más sacar su tarea adelante para poder mejorar su formación.

También esta medición de la productividad ayuda a eliminar vicios perniciosos para la empresa como el presentismo y favorece la conciliación de vida personal y laboral, ya que ahora trabajar desde casa también implica que se trabaja por tareas, no solo una serie de horas conectado. La empresa será más abierta a la hora de fomentar el teletrabajo si se mejora la productividad.