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Registro salarial obligatorio: Guía actualizada 2026 para cumplir paso a paso

El registro salarial obligatorio ayuda a las empresas a revisar sus retribuciones, detectar diferencias entre mujeres y hombres y documentar sus datos salariales con criterios objetivos. Descubre cómo elaborarlo paso a paso y qué revisar en 2026.

Publicado el 13 mayo, 202616 minutos de lectura Compartir

El registro salarial sigue siendo una obligación clave para las empresas en España, pero en 2026 muchas organizaciones necesitan revisarlo con más rigor: cambios salariales, nuevas incorporaciones, ajustes de jornada, complementos, promociones internas o variaciones en la estructura de puestos pueden afectar al análisis retributivo.

Para los equipos de RR. HH., el reto no está solo en tener un documento actualizado, sino en asegurar que los datos salariales son completos, comparables y trazables. Un registro mal elaborado puede dificultar la detección de brechas, generar dudas ante la representación legal de los trabajadores y aumentar el riesgo de errores en materia de igualdad retributiva.

Ideas clave

• El registro salarial obligatorio debe incluir las retribuciones de toda la plantilla, desglosadas por sexo y distribuidas por grupos, categorías o puestos de igual valor.
• Todas las empresas con personas trabajadoras deben contar con este registro, con independencia de su tamaño.
• Para elaborarlo correctamente hay que recopilar salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales.
• El análisis debe incluir media y mediana, no solo importes medios.
• En 2026 conviene revisar si el registro refleja los datos salariales más recientes, si las agrupaciones de puestos siguen siendo válidas y si existen diferencias que deban justificarse.
• Las empresas con plan de igualdad deben diferenciar el registro salarial de la auditoría retributiva, porque no son lo mismo.

¿Cobramos lo mismo hombres y mujeres por trabajos de igual valor? ¿Los complementos salariales se aplican con criterios objetivos? ¿La empresa puede explicar de dónde salen sus datos retributivos si se los solicitan?

Estas preguntas son cada vez más habituales en los equipos de personas, compensación y cumplimiento laboral. Según el Instituto de las Mujeres, con datos del INE, la brecha retributiva entre mujeres y hombres se sitúa en el 15,74 %, el valor más bajo de la serie histórica, aunque sigue siendo una diferencia relevante para las empresas que deben revisar su política salarial.

El registro retributivo es una de las herramientas que ayuda a ordenar esa información. El Real Decreto 902/2020 establece que todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido personal directivo y altos cargos

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Contenido del post

¿Qué es el registro salarial obligatorio?

El registro salarial obligatorio, también llamado registro retributivo, es el documento en el que la empresa recoge la información salarial de toda su plantilla para comprobar cómo se distribuyen las retribuciones entre mujeres y hombres.

Su finalidad es aportar transparencia retributiva y facilitar la detección de posibles diferencias salariales que no estén justificadas por criterios objetivos. No se trata solo de listar salarios: el registro debe permitir comparar retribuciones por sexo, grupo profesional, categoría, puesto de trabajo o puesto de igual valor.

De acuerdo con el Real Decreto 902/2020, todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos. Este registro debe elaborarse conforme al artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores.

En concreto, debe reflejar los valores medios de:

• Salario base.
• Complementos salariales.
• Percepciones extrasalariales.

Estos datos deben presentarse desglosados por sexo y calculados con media aritmética y mediana, para cada grupo, categoría, nivel, puesto o cualquier otro sistema de clasificación aplicable.

Registro salarial en 2026: Qué deben revisar las empresas

En 2026, las empresas no deben plantearse el registro salarial como una obligación nueva, sino como un documento que debe estar actualizado, completo y preparado para posibles revisiones internas o externas.

La revisión anual es especialmente importante si durante el último ejercicio se han producido cambios en salarios, complementos, jornadas, promociones, categorías profesionales, estructura de puestos o sistemas de clasificación interna.

Antes de cerrar el registro retributivo, conviene comprobar:

• Si el registro incorpora los datos salariales del último ejercicio disponible.
• Si se han incluido todos los conceptos retributivos: salario base, complementos y percepciones extrasalariales.
• Si las agrupaciones por grupo, categoría o puesto de igual valor siguen siendo válidas.
• Si se han calculado tanto la media como la mediana.
• Si existen diferencias salariales relevantes entre mujeres y hombres y si están justificadas con criterios objetivos.
• Si la empresa ha alcanzado el umbral que la obliga a contar con plan de igualdad y, en su caso, con auditoría retributiva.
• Si la documentación está preparada para una posible solicitud de la representación legal de los trabajadores o de la Inspección de Trabajo.

Además, la revisión del registro salarial debe entenderse dentro de un contexto más amplio de transparencia retributiva. En España, la brecha retributiva entre mujeres y hombres se sitúa en el 15,74 %, según datos del Instituto de las Mujeres a partir de la Encuesta de Estructura Salarial del INE. Aunque es el valor más bajo de la serie histórica, sigue siendo una diferencia relevante para las empresas que necesitan revisar cómo se construyen y justifican sus políticas salariales.

Qué empresas deben tener un registro salarial

Todas las empresas con personas trabajadoras deben contar con un registro salarial obligatorio, con independencia de su tamaño, sector o número de empleados. Esto incluye tanto a grandes compañías como a pymes, microempresas y negocios con una sola persona contratada.

La obligación no depende de que exista o no plan de igualdad. El registro retributivo es una exigencia general para las empresas con plantilla, mientras que el plan de igualdad y la auditoría retributiva afectan a empresas que cumplen determinados requisitos, como superar el umbral legal de personas trabajadoras.

En la práctica, esto significa que una pyme también debe poder consultar y justificar cómo se distribuyen las retribuciones entre mujeres y hombres, aunque su estructura salarial sea más sencilla que la de una gran empresa.

Qué datos debe incluir el registro salarial

El registro salarial debe incluir todos los conceptos retributivos de la plantilla, desglosados por sexo y organizados por grupo profesional, categoría, nivel, puesto de trabajo o puesto de igual valor.

No basta con incorporar el salario bruto anual. Para que el análisis sea comparable, la empresa debe separar los distintos componentes de la retribución y calcular sus valores medios y medianos.

Concepto	Qué incluye	Dónde obtener los datos
Salario base	Retribución fija establecida por convenio, contrato o política salarial interna.	Nóminas, contratos, convenio colectivo o sistema de nómina.
Complementos salariales	Antigüedad, responsabilidad, productividad, turnicidad, nocturnidad, peligrosidad, disponibilidad u otros pluses.	Nóminas, convenio colectivo, acuerdos internos o política retributiva.
Percepciones extrasalariales	Dietas, transporte, indemnizaciones, suplidos u otras cantidades no salariales.	Nóminas, justificantes internos, registros contables o documentación laboral.

Además, conviene revisar que el registro incluya:

• Todas las personas trabajadoras de la empresa.
• Datos diferenciados entre mujeres y hombres.
• Media y mediana de cada concepto retributivo.
• Agrupación por categoría, grupo profesional o puesto de igual valor.
• Periodo temporal al que corresponde la información.
• Fuente de datos utilizada para cada concepto.
• Responsable interno de revisión o validación.

Esta trazabilidad es importante porque permite explicar de dónde procede cada dato, qué criterios se han aplicado y si el registro salarial refleja realmente la estructura retributiva de la empresa.

Cómo elaborar el registro salarial paso a paso

No obstante, el mayor reto es saber cómo recopilar y estructurar los datos salariales. Un buen consejo es dividir el proceso en cinco pasos.

1. Identifica los puestos de trabajo

Clasifica los puestos por su valor dentro de la organización. O sea, por categorías, grupos profesionales y funciones similares. Así comparas puestos equivalentes.

2. Recopila datos

Después extrae las retribuciones de cada trabajador de tu sistema de nóminas, software de recursos humanos o de los registros contables.

3. Clasifica los salarios por sexo

La normativa exige que el registro salarial obligatorio ofrezca los datos desglosados por sexo. Esto ayuda a analizar diferencias por género.

4. Calcula medias y medianas

Tras recopilar los datos, calcula la media y la mediana salarial. Ambas las debes hacer para cada grupo profesional o puesto equivalente.

5. Analiza posibles brechas salariales

Si hay una diferencia salarial superior al 25% entre hombres y mujeres, tiene que estar justificada. Por ejemplo, por antigüedad, responsabilidad o productividad.

Cómo identificar puestos de igual valor

Dos puestos pueden considerarse de igual valor aunque tengan nombres distintos, pertenezcan a departamentos diferentes o no compartan exactamente las mismas tareas diarias.

Para valorarlos correctamente, la empresa no debería fijarse solo en la denominación del cargo, sino en criterios objetivos como:

• Funciones principales del puesto.
• Responsabilidades asumidas.
• Competencias técnicas o profesionales requeridas.
• Nivel de autonomía.
• Impacto del puesto en la organización.
• Condiciones de trabajo.
• Requisitos de formación, experiencia o especialización.
• Esfuerzo físico, mental o emocional asociado al puesto.

Por ejemplo, dos posiciones administrativas en áreas distintas pueden tener un valor comparable si exigen un nivel similar de responsabilidad, autonomía, gestión de información y relación con otros equipos. En cambio, dos cargos con nombres parecidos pueden no ser equivalentes si uno incluye toma de decisiones, coordinación de personas o responsabilidad económica superior.

Esta valoración ayuda a evitar comparaciones incorrectas y mejora la calidad del registro salarial, especialmente en empresas con estructuras de puestos amplias, complementos variables o categorías profesionales poco actualizadas.

Checklist para cumplir con el registro salarial obligatorio

Antes de finalizar el registro retributivo, comprueba que la empresa ha revisado todos los puntos clave:

• Identificar todos los puestos de trabajo existentes.
• Agrupar los puestos por grupo profesional, categoría, nivel o puesto de igual valor.
• Revisar que las agrupaciones utilizadas siguen siendo válidas.
• Recopilar datos de toda la plantilla.
• Incluir salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales.
• Clasificar la información por sexo.
• Calcular media y mediana para cada concepto retributivo.
• Analizar posibles diferencias salariales entre mujeres y hombres.
• Revisar si existen diferencias superiores al 25 % y documentar su justificación cuando proceda.
• Comprobar las fuentes de datos utilizadas.
• Identificar a la persona o equipo responsable de revisar el registro.
• Guardar evidencia del criterio aplicado para agrupar puestos y calcular importes.
• Actualizar el registro al menos una vez al año o cuando haya cambios relevantes en la estructura salarial.

Este checklist no sustituye al análisis laboral o jurídico cuando existan dudas, pero ayuda a que el equipo de RR. HH. trabaje con una base ordenada, revisable y coherente.

Cómo calcular la brecha salarial en tu empresa

La brecha salarial muestra la diferencia entre la retribución media de mujeres y hombres dentro de una empresa, grupo profesional, categoría o puesto de igual valor.

Para calcularla, se puede aplicar esta fórmula:

Brecha salarial (%) = [(Retribución media de los hombres − Retribución media de las mujeres) ÷ Retribución media de los hombres] × 100

Lo vemos con un ejemplo:

Grupo profesional	Salario medio hombres	Salario medio mujeres	Brecha salarial
Administración	30.000 €	28.000 €	6,6 %
Comercial	35.000 €	31.000 €	11,4 %

Este cálculo ayuda a detectar diferencias, pero no explica por sí solo su causa. Por eso, el análisis debe hacerse con datos comparables y teniendo en cuenta factores como jornada, antigüedad, complementos, responsabilidades, desempeño, turnos o sistemas de incentivos.

También conviene calcular la diferencia con la mediana, no solo con la media. La media puede verse afectada por salarios especialmente altos o bajos, mientras que la mediana ayuda a observar el punto central de la distribución salarial.

En la práctica, una brecha global puede orientar el diagnóstico inicial, pero el análisis más útil para RR. HH. es el que baja al detalle por grupos, categorías o puestos de igual valor. Ahí es donde pueden aparecer diferencias que no se ven en el promedio general de la empresa.

Qué hacer si detectas una diferencia salarial superior al 25 %

Detectar una diferencia salarial superior al 25 % no significa automáticamente que exista discriminación, pero sí exige revisar la causa y documentar la justificación cuando proceda. El Real Decreto 902/2020 contempla que, cuando una empresa de al menos 50 personas trabajadoras tenga un promedio de retribuciones que muestre una diferencia del 25 % o más entre mujeres y hombres, debe incluir una justificación de que esa diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo de las personas trabajadoras.

Antes de cerrar el registro, RR. HH. debería revisar:

• Si la diferencia responde a factores objetivos y documentables.
• Si existen diferencias de jornada, antigüedad, responsabilidad, turnos, disponibilidad o desempeño.
• Si los complementos salariales se aplican con criterios homogéneos.
• Si los incentivos o variables están generando efectos desiguales.
• Si hay sesgos en promociones, cambios de categoría o asignación de pluses.
• Si la agrupación de puestos de igual valor se ha hecho correctamente.
• Si es necesario consultar con asesoría laboral, equipo de igualdad o representación interna.

Cuando la diferencia tenga una causa objetiva, conviene dejar constancia de los datos y criterios utilizados. Si no existe una explicación suficiente, la empresa debería analizar medidas correctoras: revisar complementos, ajustar criterios de promoción, actualizar descripciones de puesto o corregir inconsistencias salariales.

Lo importante es no tratar el porcentaje como un dato aislado. Una diferencia relevante debe abrir una revisión ordenada de la política retributiva, especialmente cuando se concentra en áreas, niveles o puestos donde mujeres y hombres realizan trabajos comparables.

Registro salarial vs auditoría retributiva

El registro salarial obligatorio y la auditoría retributiva están relacionados con la igualdad retributiva, pero no son lo mismo. La diferencia principal está en su alcance, obligatoriedad y nivel de análisis.

El registro salarial ordena los datos retributivos de la plantilla. La auditoría retributiva, en cambio, analiza con mayor profundidad si el sistema salarial de la empresa puede generar desigualdades entre mujeres y hombres.

Aspecto	Registro salarial	Auditoría retributiva
Obligación	Todas las empresas con personas trabajadoras.	Empresas obligadas a tener plan de igualdad.
Objetivo	Aportar transparencia sobre las retribuciones de la plantilla.	Analizar si el sistema retributivo garantiza la igualdad entre mujeres y hombres.
Alcance	Recoge salarios, complementos y percepciones extrasalariales por sexo y clasificación profesional.	Evalúa puestos, política salarial, posibles brechas, factores desencadenantes y medidas correctoras.
Nivel de análisis	Descriptivo y comparativo.	Diagnóstico y correctivo.
Periodicidad	Actualización, al menos, anual o cuando haya cambios relevantes.	Vinculada al plan de igualdad y a su periodo de vigencia.
Resultado esperado	Registro ordenado, comparable y disponible para revisión.	Diagnóstico retributivo con conclusiones y plan de actuación si procede.

En la práctica, una empresa puede estar obligada a tener registro salarial aunque no tenga que elaborar una auditoría retributiva. Por eso, conviene no confundir ambos documentos ni utilizar el registro como sustituto de la auditoría cuando esta sea exigible.

También es recomendable que los datos del registro estén bien estructurados, porque pueden servir como punto de partida para análisis posteriores de igualdad retributiva, revisión de complementos o preparación del plan de igualdad.

Errores habituales al elaborar el registro salarial

A nivel operativo, muchas empresas cometen errores al preparar su registro salarial obligatorio. Algunos parecen menores, pero pueden afectar a la calidad del análisis retributivo y dificultar la justificación de los datos si el registro se revisa internamente o es solicitado por la representación legal de los trabajadores.

Estos son los fallos más habituales:

• No incluir todos los conceptos retributivos.
  El registro debe recoger salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales. Si se omiten pluses, variables, dietas o determinados complementos, el análisis puede quedar incompleto.
• Agrupar puestos solo por el nombre del cargo.
  Dos puestos con nombres parecidos no siempre tienen el mismo valor, y dos puestos con denominaciones diferentes pueden ser comparables. La agrupación debe atender a funciones, responsabilidades, competencias y condiciones de trabajo.
• Calcular solo la media salarial.
  La normativa exige trabajar también con la mediana, porque ayuda a interpretar mejor la distribución salarial y reduce el efecto de salarios especialmente altos o bajos.
• No justificar diferencias relevantes.
  Si aparecen diferencias salariales significativas, la empresa debe revisar si responden a criterios objetivos y dejar constancia de la explicación cuando proceda.
• No revisar los complementos salariales.
  Muchos desequilibrios no aparecen en el salario base, sino en pluses, incentivos, variables, disponibilidad, turnos o productividad. Analizarlos por separado ayuda a detectar posibles sesgos.
• No dejar trazabilidad de los datos.
  El registro debe poder explicar de dónde proceden los importes, qué periodo cubren, qué fuente se ha usado y quién ha validado la información.
• No actualizar el registro.
  Revisarlo una vez y archivarlo no es suficiente. El registro debe actualizarse, al menos, anualmente y también cuando haya cambios relevantes en la estructura salarial, categorías, jornadas o plantilla.
• Confundir registro salarial y auditoría retributiva.
  El registro ordena datos salariales; la auditoría retributiva analiza en profundidad el sistema salarial dentro del plan de igualdad. Usar uno como sustituto del otro puede generar errores de cumplimiento.

Evitar estos fallos ayuda a que el registro no sea solo un documento formal, sino una herramienta útil para revisar la política retributiva, anticipar inconsistencias y mejorar la transparencia interna.

Cómo ayuda un software de RR. HH. a gestionar el registro salarial

El registro salarial puede elaborarse con una hoja de cálculo, pero este método se vuelve menos eficiente cuando la empresa crece, aumenta la rotación, existen varios centros de trabajo o se aplican distintos complementos salariales.

En estos casos, un software de RR. HH. como Sage HR puede ayudar a trabajar con información más ordenada, reducir duplicidades y facilitar la revisión de datos laborales antes de cerrar el registro.

Para que el proceso sea más fiable, la empresa debería contar con herramientas que permitan:

• Centralizar información de personas, puestos y estructura organizativa.
• Revisar datos salariales procedentes de fuentes internas.
• Identificar grupos, categorías o puestos de igual valor.
• Preparar informes internos de seguimiento.
• Mantener trazabilidad sobre los datos utilizados.
• Actualizar la información cuando cambian salarios, jornadas, complementos o responsabilidades.
• Facilitar la colaboración entre RR. HH., dirección, asesoría laboral y equipos de igualdad.

El registro salarial obligatorio no debería entenderse como un trámite aislado, sino como una herramienta para revisar cómo se construyen las retribuciones dentro de la empresa. Su valor aumenta cuando los datos están actualizados, bien clasificados y documentados con criterios objetivos.

Para RR. HH., el reto está en mantener una información salarial coherente, comparable y trazable: saber qué conceptos se han incluido, cómo se han agrupado los puestos, qué fuentes se han utilizado y qué explicación existe cuando aparecen diferencias relevantes.

En un contexto de mayor atención a la transparencia retributiva, contar con procesos ordenados ayuda a reducir errores, anticipar dudas internas y preparar mejor cualquier revisión del registro por parte de la representación legal de los trabajadores o de la Inspección de Trabajo.

Preguntas frecuentes sobre el registro salarial

A continuación, respondemos las preguntas más típicas que nos hacen los clientes sobre cómo gestionar el registro salarial.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2026 por su relevancia.

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