2026 y el nuevo modelo de gestión del tiempo: ¿Cómo preparar tu empresa para el cambio?
¿No sabes cómo implementar el nuevo modelo de gestión del tiempo en tu empresa? Prepárate con estos 5 pasos para no incurrir en sanciones.
Los requisitos de gestión del tiempo en las empresas están a punto de cambiar. Estos son los pasos que debes dar para anticiparte y evitar sanciones.
- La propuesta de ley sobre la digitalización del control horario, la duración máxima de la jornada laboral y el derecho a la desconexión demandará cambios empresariales.
- Para prepararte adecuadamente, necesitas implementar protocolos de gestión del tiempo claros y elegir un sistema digital fiable.
El registro horario no es una novedad en el marco laboral español: es obligatorio desde 2019 para todas las empresas, independientemente del tipo de empleado o modalidad de trabajo. Sin embargo, la manera de registrar la jornada laboral y los requisitos necesarios están cambiando, por lo que quizá no tengas claro qué hacer para cumplir.
La reforma laboral que se está tramitando y que previsiblemente será aprobada en 2026, demandará digitalizar el registro horario para que los datos sean accesibles, trazables, verificables e inmodificables. Por tanto, si todavía sigues fichando en papel o usando un Excel, es probable que tengas que cambiar la gestión del tiempo de tu empresa.
COMPARTE ¿Debes digitalizar la gestión del tiempo en tu empresa, pero no sabes por dónde empezar? Te damos 5 claves para que te pongas manos a la obra.
Webinar Control Horario
¡Regístrate gratis! Y aprende cómo preparar tu empresa para el control horario y reducir el absentismo.
Contenido del post
¿Necesitas optimizar la gestión de personal? Prueba Sage HR, una solución todo en uno para agilizar las tareas administrativas y de registro horario.
Los cambios que se avecinan en el control horario
El proyecto de ley para la reducción de la duración máxima de la jornada de trabajo, el registro horario y el derecho a la desconexión es, en la práctica, un desarrollo técnico de la ley existente, por lo que los expertos esperan que se apruebe sin grandes modificaciones.
Algunas de las novedades más relevantes a las que estarían obligadas las empresas son:
- Llevar un registro diario de la jornada con medios digitales que garanticen la objetividad, fiabilidad y accesibilidad de dicha información.
- Los trabajadores no solo deben fichar al inicio y fin de la jornada, sino también registrar las pausas o interrupciones.
- Los asientos deben desglosar las horas trabajadas (ordinarias, extraordinarias o complementarias).
- La información debe tener un formato común, de forma que los trabajadores y las autoridades competentes puedan revisarla y obtener copias con facilidad.
- El sistema de registro garantizará la interoperabilidad, permitiendo el acceso inmediato y remoto tanto a los sindicatos como a las Inspecciones de Trabajo y a la Seguridad Social.
¿Qué sucede si incumples?
Las sanciones por incumplimiento del registro horario están recogidas en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS). Actualmente, se clasifican en tres niveles:
- Leve (entre 70 y 750 €). Si es un fallo puntual, hay falta de organización o un control deficiente.
- Grave (entre 751 y 7.500 €). No existe un sistema de control, se detecta una manipulación de los registros o la empresa no guarda los datos.
- Muy grave (entre 7.501 y 225.018 €). Hay ocultación intencionada, reincidencia de la infracción o la empresa perjudica seriamente a un trabajador.
No obstante, la nueva normativa plantea una modificación ulterior de estas sanciones y prevé multas de hasta 2.000 € para las faltas leves, de hasta 5.000 € para las de impacto medio y hasta 10.000 € para las faltas graves.
El nuevo reglamento prevé aplicar una sanción por cada trabajador con el que se cometa la infracción, por lo que, si afecta a toda la plantilla, la multa podría ser considerable.
¿Cómo preparar tu empresa para el nuevo modelo de gestión del tiempo?
Los requisitos para el nuevo sistema de gestión del tiempo entrarán en vigor 20 días después de publicar la normativa en el BOE, por lo que conviene ponerse las pilas e ir preparando la empresa para adoptar el registro horario digital. ¡Toma nota!
1. Haz una auditoría de la situación actual
Antes de implementar cualquier cambio en tu sistema de gestión del tiempo, es fundamental que te formes una idea sobre cómo se realiza el control horario. Analiza los horarios reales de tus empleados, cómo se registran las entradas y salidas y si se respetan los descansos y pausas.
Así podrás identificar posibles irregularidades o incoherencias en los registros. Valora además si algunos departamentos o roles requieren una atención especial. Esa información te permitirá detectar riesgos de cara a la nueva normativa y te servirá como base para diseñar tus políticas de gestión del tiempo.
2. Define protocolos claros para la gestión del tiempo
El siguiente paso es definir normas internas claras sobre horarios, pausas, flexibilidad y horas extraordinarias. Eso evitará confusiones y conflictos, además de brindar seguridad jurídica a la empresa y a la plantilla.
Define cómo se registrarán las entradas, salidas y pausas. Establece un protocolo para gestionar los retrasos u olvidos de fichaje. Y no olvides incluir directrices sobre el derecho a la desconexión.
3. Flexibilidad laboral y gestión del tiempo: equilibrio y control
Los horarios flexibles y el teletrabajo son beneficios muy valorados por los empleados, pero conviene asegurarse de que no interfieran con el cumplimiento de la normativa laboral. La clave consiste en mantener la flexibilidad, pero con trazabilidad.
Eso implica usar herramientas que permitan registrar la jornada de manera remota, envíen alertas automáticas si se exceden los límites de la jornada y fichen correctamente las pausas, aunque el trabajador no esté en la oficina.
4. Involucra a los trabajadores
La implementación de cualquier sistema de control horario requiere diálogo, consenso y compromiso. Explica la normativa y el propósito del nuevo modelo de gestión del tiempo, enfatizando cómo protege los derechos de los trabajadores.
Por otra parte, involucrar a los líderes de los equipos en la elaboración de los protocolos te garantizará un sistema de control horario más realista y coherente con la operativa cotidiana. Y no olvides formar a los empleados para que registren correctamente su jornada y sepan corregir incidencias. Eso reducirá la resistencia inicial y te permitirá llevar un registro más preciso y fiable.
5. Selecciona el software de control horario adecuado
Por último, compara las diferentes herramientas de gestión del tiempo que se encuentran disponibles. Asegúrate de que la solución que elijas se adapte a tu empresa y cumpla la normativa.
Decántate por un software intuitivo, accesible y seguro que te permita registrar la jornada de todos los empleados y generar reportes auditables, como Sage HR. Y si ya trabajas con otros sistemas informáticos, cerciórate de que la nueva solución se integra perfectamente. Así no duplicarás esfuerzos.
Al inicio, el nuevo control horario puede parecer un desafío, pero con un poco de planificación se convertirá en una oportunidad para optimizar la gestión del tiempo en tu empresa. Más allá del cumplimiento normativo, te ayudará a optimizar los recursos humanos, por lo que es un recurso estratégico para mejorar la productividad y el bienestar laboral.
Webinar Control Horario
Descubre en este webinar on-demand, de la mano de Sandra Díaz, cómo:
✅ Preparar tu empresa para el control horario.
✅ Reducir el absentismo con buenas prácticas.
