Control horario laboral: Qué es y cómo cumplir la norma

El control horario es el registro obligatorio de la jornada laboral diaria de cada trabajador para garantizar el cumplimiento legal. Desde el 2019, es una realidad y una obligación legal para las empresas en España.

No obstante, últimamente ha habido cambios legislativos sobre esta regulación. Ante los cambios legislativos recientes, muchas empresas buscan cómo cumplir con la normativa de control horario sin complicaciones ni sanciones.

En este artículo aprenderás:

¿Qué es el control horario?

El control horario, también conocido como registro de jornada laboral, es una obligación legal desde 2019 que forma parte de la normativa laboral española.

El control horario es la obligación legal de las empresas de registrar las horas de la jornada laboral de sus trabajadores. Las compañías deben hacer un registro diario del horario de sus empleados. En él tienen que incluir el inicio y fin de la jornada, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. 

El objetivo del control laboral es garantizar el cumplimiento de la jornada establecida y prevenir abusos o fraudes en las horas trabajadas. Para los directores financieros, es una oportunidad de optimizar la productividad y evitar sanciones.

En resumen, se trata de saber cuántas horas trabaja cada empleado y llevar un registro. Además, una vez entendido qué es el control horario, es importante conocer los cambios legales más recientes que afectan a las empresas.

¿Cuándo es obligatorio el control horario?

El control horario de los trabajadores es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019, conforme al Real Decreto-ley 8/2019, que estableció lo siguiente:

• Los trabajadores a tiempo parcial no podrán realizar horas extraordinarias, salvo las trabajadas para prevenir o reparar siniestros, daños urgentes y extraordinarios.
• La jornada debe registrarse día a día y se sumará el total mensualmente. El trabajador recibirá junto con el salario el cómputo de las horas trabajadas.
• Los resúmenes de las horas trabajadas deberán conservarse por el empresario durante un plazo mínimo de 4 años. Si se incumplen las obligaciones de registro de horas se entenderá que el contrato es a jornada completa, salvo que se pruebe lo contrario.

Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, incluyendo la hora de inicio y de fin de cada jornada. Esta medida se estableció por el Real Decreto-ley 8/2019.

El control horario digital: Requisitos y plazos

Como decimos, las últimas actualizaciones sobre el control horario digital son obligatorias desde el 1 de enero de 2025 para todas las empresas con más de 50 empleados. El cambio, aprobado en el BOE el 10 de octubre de 2024, implica que hay que usar soluciones que:

• Garanticen la veracidad y trazabilidad de los fichajes.
• No permitan modificar ni eliminar registros.
• Sean accesibles para empleados, sindicatos e Inspección.

De hecho, cada trabajador recibirá la relación de las horas trabajadas (tanto de la jornada de trabajo ordinaria como de las horas extraordinarias). Esa información también se entregará a los representantes sindicales y comités de empresa.

Con herramientas como Sage HR, cualquier empresa pude cumplir con la normativa y gestionar el control laboral de forma centralizada y eficiente.

Excepciones: ¿Quién no está obligado a fichar?

Aunque la norma sobre el control horario de los trabajadores es general, hay excepciones:

• Autónomos y trabajadores por cuenta propia.
• Altos directivos con algún contrato especial.
• Empleados con trabajo por objetivos y sin horario fijo (aunque esta excepción está siendo revisada por el Ministerio de Trabajo).

A su vez, puede haber también alguna salvedad para trabajadores a distancia. En cualquier caso, infórmate sobre cómo afecta el control horario en el teletrabajo.

Importante: en caso de duda, es la empresa la que debe justificar la no obligatoriedad del fichaje ante una inspección.

Pero, ¿qué ocurre si una empresa no cumple con esta normativa? A continuación lo explicamos.

Sanciones por incumplir el control horario laboral

Según la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social, las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves, y serán de la siguiente cuantía: 

• Leves: oscilan entre 60 y 625 euros.
• Graves: entre 625 y 6.250.
• Muy graves: entre 6.250 a 187.515 euros.

Además, las infracciones pueden derivar de varias actuaciones: 

• La inexistencia de sistemas de control de las horas trabajadas. 
• La no comunicación de las horas trabajadas al trabajador, a los representantes sindicales y al comité de empresa.
• El enmascaramiento de las horas extra bajo otros conceptos salariales o tipos de contrato de trabajo.

No llevar un sistema de control horario adecuado puede suponer sanciones que oscilan entre 60 € y 187.515 €, según la gravedad de la infracción y el número de empleados afectados.

Cómo cumplir con la normativa de control horario en 2025

Implementar un sistema de fichaje adecuado es fundamental para cumplir con las obligaciones legales. Si te preguntas cómo cumplir con la normativa de control horario, aquí tienes una guía paso a paso para elegir y aplicar la mejor solución para tu empresa.

Características clave que debe tener el software de control horario

Al elegir una solución digital, asegúrate de que incluya:

• Registro automático de entrada y salida
  Permite llevar un control preciso y evitar errores manuales.
• Inalterabilidad de datos
  Es esencial que los registros no se puedan modificar ni eliminar, para cumplir con la normativa.
• Acceso multidispositivo
  Ideal para empresas con trabajadores en remoto o con movilidad.
• Informes y reportes personalizables
  Permiten generar resúmenes de jornada para empleados, sindicatos e inspección.
• Compatibilidad con tu ERP
  La integración agiliza procesos de nómina, vacaciones y productividad.
• Alertas automáticas y recordatorios
  Mejora el cumplimiento y reduce olvidos en el fichaje.

Ventajas de una gestión digital del control horario

Además de evitar sanciones, implementar un sistema adecuado permite a las empresas mejorar su eficiencia interna y demostrar cómo cumplen con la normativa de control horario ante cualquier inspección

También:

• Mejora la transparencia interna.
• Reduce el absentismo laboral.
• Facilita auditorías y reportes.
• Optimiza el análisis del tiempo trabajado.
• Automatiza el control de horas extra y su pago.

Ahora bien, ¿cómo pueden las empresas adaptarse a esta obligación legal? Veámoslo paso a paso.

Herramientas recomendadas para el control horario

Algunas plataformas destacan por su facilidad de uso, soporte técnico y cumplimiento normativo. Por ejemplo:

• Sage HR
  Una solución diseñada específicamente para cumplir con estos requisitos y ayudar a tu empresa a digitalizar la gestión del tiempo.

Implantar un sistema digital de control horario no solo te protege legalmente, también mejora la gestión del tiempo laboral en tu empresa.

Beneficios de un buen control horario para la empresa

Implantar un sistema digital de control horario para los trabajadores no solo evita sanciones. También ofrece otras ventajas:

• Aporta transparencia en la gestión del tiempo.
• Mejora el clima laboral al ofrecer visibilidad de las horas trabajadas.
• Facilita la toma de decisiones a los CFO con datos reales de productividad.
• Reduce el absentismo laboral.
• Controlar la realización de horas extraordinarias no pagadas.
• Automatiza nóminas y horas extra.
• Facilita auditorías.
• Analiza la distribución real de las jornadas.
• Optimiza costes.

Preguntas frecuentes sobre el control horario laboral

¿Es obligatorio el control horario en todas las empresas?

• Sí. Desde mayo de 2019, todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores, sin importar su tamaño. Sin embargo, desde 2025, las de más de 50 empleados deben hacerlo digitalmente.

¿Qué ocurre si no cumplo con el control horario?

• Las empresas que no registren las horas de trabajo pueden enfrentarse a sanciones que van desde 60 € hasta más de 187.000 €, dependiendo de la gravedad de la infracción.

¿Cómo afecta el control horario al teletrabajo?

• Los empleados en remoto también deben fichar su jornada, y el registro debe estar disponible para inspección. Se recomienda usar software que funcione en múltiples dispositivos.

¿Qué software puedo usar para cumplir con la normativa?

• Existen herramientas como Sage HR que automatizan el control horario, generan informes y se adaptan a la normativa vigente.

¿Es necesario entregar los registros a los trabajadores?

• Sí. Los empleados deben recibir un resumen mensual con las horas trabajadas, tanto ordinarias como extraordinarias.

Como ves, el control horario no solo es una exigencia legal, sino también una oportunidad para mejorar la gestión del tiempo en tu organización.

El cumplimiento del control laboral es hoy más importante que nunca. Estar al día con la normativa, especialmente con la entrada en vigor del fichaje digital en 2025, protege a tu empresa y optimiza recursos. Apostar por herramientas como Sage HR es una inversión en eficiencia, legalidad y confianza.

Nota del editor: Este contenido forma parte del Diccionario Empresarial de Sage Advice y ha sido actualizado en abril de 2025 para garantizar su relevancia y alineación con las novedades en materia de normativa laboral. Nuestro equipo revisa periódicamente los términos para mantenerlos al día con la normativa, el uso profesional y las necesidades de búsqueda más frecuentes.