Control horario: estas son las recomendaciones de los inspectores de trabajo

Han pasado 6 meses desde la entrada en vigor de la ley que obliga a realizar el registro de la jornada laboral, pero las empresas siguen teniendo muchas dudas sobre cómo poder cumplir con este mandato.  

Cabe señalar, además, que Inspección de Trabajo ha anunciado que pondrá en marcha una campaña inspectora en 2020. Por eso, Sage quiso reunir en Barcelona a casi 300 representantes de diversas compañías con el fin de aclarar algunas de las dudas sobre control horario. 

Aplicar el sentido común 

Francisco Castillo, Inspector de Trabajo y Seguridad Social, quiso ante todo mandar un mensaje de tranquilidad a los asistentes.  

Tras insistir en que en este tipo de reglamentaciones no existe la matemática pura, puesto que hay muchos condicionantes y situaciones que entran en juego (“no es lo mismo una empresa de dos empleados que una multinacional de 5.000”), Castillo recomienda aplicar el sentido común. Porque, en su opinión, es lo que van a hacer también los inspectores como él. 

¡Comparte! Sage reunió a más de 300 empresas para resolver todas las dudas sobre el control horario. 

“La ley no dice cómo se debe organizar este registro”, explicaba, “pero sí que la empresa tiene que garantizar que se haga”, añadiendo que el espíritu de la norma es “tener un mejor control de la jornada de trabajo y mejorar la seguridad jurídica de las dos partes del contrato laboral” (empleador y empleado). 

Castillo también quiso aclarar una de las mayores dudas que, en su opinión, se ha generado desde la entrada en vigor de esta normativa: las sanciones.  

“Pueden ir de 636 a 6250 euros, pero por empresa, no por centro de trabajo ni por trabajador”, remarcó varias veces. Y, de cara a estas inspecciones, Castillo asegura que lo que valoran los inspectores es el esfuerzo que están realizando las empresas para poder cumplir con esta normativa. “Esta normativa es similar a la de evaluación de riesgos laborales: puede parecer complicada de cumplir, pero nadie se plantea hoy en día que una empresa no la tenga”, ponía como ejemplo. 

Información útil sobre las inspecciones 

Rosa Santos, Directora General de la Inspección de Trabajo de Cataluña, detallaba que en estos seis meses se han efectuado 500 actuaciones a nivel nacional dedicadas exclusivamente a comprobar si se cumplía el control horario y no otro tipo de cuestiones. El balance son 100 infracciones y 200 requerimientos. 

¡Comparte la fecha! La Seguridad Social ha anunciado ya que pondrá en marcha una campaña inspectora de control horario en 2020. 

“Si la empresa colabora, basta con que los trabajadores firmen su entrada y salida del trabajo. Hay que garantizar que existe voluntad de registro por parte de la empresa”, ahondaba. Y eso es, fundamentalmente, lo que van a comprobar los inspectores que realizarán el año que viene esta campaña de control.  

Rosa Santos explicaba que se está pactando con las diferentes Comunidades Autónomas el número de actuaciones que se realizarán en cada una de ellas, así como los sectores de actividad en los que se llevarán a cabo. “En cada CCAA se tendrá en cuenta estas peculiaridades”, adelantaba. Mención aparte son País Vasco y Cataluña, donde existe una autoridad autonómica competente e independiente de la Administración General del Estado que impulsa esta campaña. 

Definir y controlar la variable tiempo de trabajo 

En estas jornadas, Ronald Lozano, del equipo TI Legal de Sage, recomendaba a las empresas plantearse cuál es su punto de partida antes de resolver la problemática del registro horario en cada organización. 

Lozano instaba a los presentes a determinar con los representantes legales de los trabajadores o cuando no existan, por decisión unilateral de la empresa, “Recoger lo que nos pide la normativa sin romper lo que tenemos y nos funciona” y nos explicaba cuáles son las claves para realizar el registro horario: “El detalle del registro horario vendrá determinado por cuánto necesitamos explicar o recoger de nuestros acuerdos. Es nuestra tarea revisar si lo que nos perturba forma parte de nuestros acuerdos con nuestros colaboradores y si no forma parte hacerlo constar para simplificar los registros” 

“Una vez hecho esto, se puede acometer la planificación y puesta en marcha del sistema de registro (sea físico, manual o una combinación)” 

Es esta la parte más compleja del registro horario puesto que no todos los empleados tienen la misma jornada, ni los mismos descansos y puede que no todos desempeñen, en parte o totalmente, su tarea en el centro de trabajo.  

Una solución de gestión del tiempo y presencia 

Con el fin de ayudar a resolver toda esta problemática, los asistentes también pudieron conocer un poco más de cerca la solución Sage Control Horario (Powered by Woffu), realizada en colaboración con Woffu. 

Según Guillermo Vallés, experto Sage Control HorariO (Powered by Woffu), en una empresa de 150 empleados se pueden llegar a dedicar más de 2600 horas de trabajo (entre empleados, directivos y personal de Recursos Humanos) a gestionar las ausencias, bajas y el control horario, con un coste de más de 43.500 euros anuales. Sin embargo, con la automatización de este registro, el coste se reduce un 57% hasta los 18.700 euros. Es decir, un 75% menos de tiempo dedicado a estas tareas. 

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“El resultado no es solo un importante ahorro de tiempo en gestión de incidencias”, señalaba Vallés, “sino el que los empleados se puedan dedicar a tareas que aportan valor, un aumento de la motivación y productividad, así como una mayor transparencia en la gestión”, concluía. 

En resumen, todos los expertos coincidieron en que la medición del tiempo se convierte en el elemento fundamental en las relaciones laborales y en la toma de decisiones de la empresa.  

Además, será muy importante la conexión de esta obligación con las diferentes obligaciones legales, a lo que se suma la necesidad de contar con una herramienta tecnológica que permita realizar la gestión del control horario para que la empresa pueda dedicarse a lo realmente importante: sus clientes.