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Qué no hacer en una inspección de trabajo: 7 errores que debe evitar tu empresa

Ante una inspección de trabajo, colaborar, tener localizada la documentación y mantener registros coherentes ayuda a responder de forma ordenada y a evitar errores que compliquen la actuación inspectora.

Publicado el 3 septiembre, 202610 minutos de lectura Compartir

Nota del editor: Este artículo, publicado originalmente en octubre de 2017, ha sido revisado y actualizado en septiembre de 2026 para incorporar información vigente sobre la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, las visitas sin previo aviso, los deberes de colaboración, la documentación que puede ser objeto de comprobación y las infracciones por obstrucción a la actuación inspectora.

Ante una inspección de trabajo, una empresa no debe obstaculizar la actuación inspectora, ocultar información, improvisar respuestas ni ignorar los requerimientos recibidos.

La mejor forma de afrontarla es colaborar, disponer de documentación coherente con la realidad y atender correctamente los plazos que se indiquen.

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social comprueba el cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos. Además, el Plan Estratégico 2025-2027 prevé reforzar sus medios humanos y tecnológicos, por lo que mantener los procesos y la documentación en orden debe formar parte de la gestión habitual de la empresa.

Ideas clave

• Una inspección de trabajo puede producirse con o sin previo aviso, por lo que no conviene preparar la documentación únicamente cuando llega una notificación.
• Ante una inspección es importante colaborar sin improvisar: si no puedes confirmar un dato en ese momento, compruébalo antes de facilitar la información.
• Obstaculizar la inspección o desatender un requerimiento puede complicar la actuación y, si existe un incumplimiento, tener consecuencias para la empresa.

“Es muy difícil que a mí me toque” es lo que solemos pensar ante la posibilidad de recibir una inspección de trabajo. Sin embargo, cualquier empresa o autónomo dentro del ámbito de actuación de la Inspección puede encontrarse ante una visita o un requerimiento, en algunos casos sin comunicación previa.

Por eso, más que reaccionar con nervios cuando aparece un inspector o subinspector, conviene saber qué puede comprobar, qué documentación puede requerir y cómo debe actuar la empresa. Una respuesta ordenada y colaborativa ayuda a evitar errores que pueden agravar una situación que, en principio, forma parte de la actividad ordinaria de la Inspección.

Contenido del post

Inspección de trabajo: qué es, a quién puede afectar y en qué consiste

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) supervisa el cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos laborales. Además de vigilar posibles incumplimientos, también desarrolla funciones de información y asistencia técnica para facilitar el cumplimiento de las obligaciones del orden social.

Su actuación puede afectar a personas físicas y jurídicas, empresas y otras entidades responsables del cumplimiento de estas normas. Por tanto, una empresa o un autónomo sujeto a obligaciones laborales o de Seguridad Social puede ser objeto de una actuación inspectora, en función de las circunstancias y del ámbito que se esté comprobando.

La inspección puede desarrollarse mediante una visita al centro de trabajo, una comparecencia, un requerimiento de información o la revisión de documentación y datos. El inspector puede examinar, según el objeto de la actuación, contratos, nóminas, registros de jornada, cotizaciones y documentación preventiva y, cuando resulte aplicable, información relacionada con igualdad o trabajo a distancia. También puede solicitar información a responsables y trabajadores.

¿Puede haber una inspección de trabajo sin previo aviso?

Sí. La Inspección de Trabajo puede realizar una visita sin comunicarla previamente a la empresa. La Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social autoriza a los inspectores a entrar en cualquier momento y sin previo aviso en los centros de trabajo y otros lugares sujetos a inspección.

¿Cuándo puede realizarse la visita?

Una actuación inspectora no requiere necesariamente que exista una denuncia previa. La Inspección puede iniciar sus actuaciones por iniciativa propia, por orden superior o a partir de una denuncia, entre otros supuestos.

Además, la visita puede realizarse fuera del horario administrativo habitual cuando la actividad de la empresa se desarrolla en otros horarios. De este modo, la inspección puede llevarse a cabo cuando resulte necesario para efectuar las comprobaciones correspondientes.

¿Hay alguna excepción?

Sí. Si el centro que debe inspeccionarse coincide con el domicilio de una persona física, será necesario contar con su consentimiento o, en su defecto, con la correspondiente autorización judicial.

¿Debe identificarse el inspector?

Al efectuar la visita, el inspector debe identificarse documentalmente y comunicar su presencia al empresario, a su representante o a la persona inspeccionada. No obstante, puede posponer esa identificación y comunicación cuando considere que hacerlo podría perjudicar el éxito de la actuación inspectora.

Qué no hacer en una inspección de trabajo: los errores más comunes

Una inspección de trabajo no debería afrontarse desde la improvisación ni con una actitud defensiva. Obstaculizar la actuación inspectora o intentar ocultar información puede generar un problema mayor. Estos son algunos de los errores que conviene evitar.

1. Negarse a colaborar con la inspección

Negarte a colaborar es un grave error. Aunque la visita no se haya comunicado previamente, debes permitir el desarrollo de la actuación inspectora y cumplir con los deberes de colaboración que correspondan.

El inspector puede solicitar información, identificar a las personas que se encuentren en el centro de trabajo y realizar las comprobaciones necesarias dentro del ámbito de su actuación.

Siempre que sea posible, conviene designar a una persona responsable que acompañe al inspector, coordine la información solicitada y pueda ponerle en contacto con las personas adecuadas dentro de la empresa. Así se evita improvisar y resulta más sencillo mantener ordenado el proceso.

2. No tener localizada la documentación

Mostrar menos información de la requerida o afirmar que no dispones de ella no elimina la obligación de aportarla cuando sea exigible. La empresa debe poder localizar y presentar la documentación relacionada con la actuación inspectora en los términos y plazos indicados.

Según el objeto de la inspección, pueden solicitarse contratos, nóminas, altas y bajas, registros de jornada, documentación de Seguridad Social o de prevención de riesgos laborales y, cuando corresponda, el plan de igualdad o documentación sobre trabajo a distancia.

Si parte de esa información está gestionada por una asesoría, gestoría u otro proveedor externo, conviene tener definido de antemano quién debe solicitarla y cómo se facilitará. Si el inspector requiere su aportación posterior, habrá que presentarla dentro del plazo establecido.

3. Presentar registros incompletos o incoherentes

No basta con que exista el documento si la información que contiene no se corresponde con la realidad. Los contratos, las nóminas, los registros de jornada y los datos de cotización deben ser coherentes entre sí y reflejar la organización efectiva del trabajo. Mantener la coherencia entre el control horario y la nómina ayuda a evitar discrepancias entre fuentes de información laboral.

Por ejemplo, las diferencias entre el horario registrado y las horas realmente trabajadas, una categoría profesional que no coincide con las funciones desempeñadas o discrepancias entre la jornada pactada y la reflejada en otros documentos pueden dar lugar a comprobaciones adicionales durante la inspección.

Por eso, no conviene esperar a una actuación inspectora para detectar estas incoherencias. Revisar periódicamente los registros ayuda a localizar errores y a mantener la documentación laboral alineada con la realidad de la empresa.

4. Pedir a los trabajadores que se marchen o que no respondan

La empresa no debe intentar impedir que el inspector recabe información de los trabajadores. Durante la visita, puede solicitar su identificación y preguntarles sobre cuestiones relacionadas con la actuación inspectora.

Por ejemplo, puede interesarse por su relación laboral con la empresa, sus funciones, su jornada o las condiciones en las que desarrollan su trabajo.

Ante esta situación, conviene permitir que la actuación se desarrolle con normalidad y evitar cualquier presión o indicación destinada a condicionar las respuestas de los trabajadores.

5. Proporcionar información imprecisa o improvisar respuestas

Si no conoces un dato, es mejor reconocerlo y comprobarlo antes de facilitar una respuesta incorrecta o contradictoria. Colaborar con la inspección no significa tener que improvisar una respuesta inmediata a cualquier pregunta.

Dependiendo de la información solicitada, el inspector puede requerir que determinados datos o documentos se aporten posteriormente. En ese caso, lo importante es comprobar la información, facilitar datos veraces y completos y respetar los términos y plazos establecidos en el requerimiento.

6. Obstruir la actuación inspectora

Nunca debes entorpecer el trabajo de la Inspección. Las acciones u omisiones que perturben, retrasen o impidan el ejercicio de la actividad inspectora pueden constituir una infracción por obstrucción, cuya gravedad dependerá de la conducta concreta.

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) distingue entre infracciones leves, graves y muy graves. Como regla general, las conductas obstructivas se califican como graves, aunque existen excepciones.

Un mero retraso en determinadas obligaciones de información, comunicación o comparecencia puede calificarse como leve. En cambio, impedir la entrada o permanencia del inspector en el centro de trabajo, negarse a determinadas identificaciones exigibles o ejercer coacción, amenaza o violencia son conductas que la norma califica como muy graves.

Por eso, ante cualquier requerimiento o actuación, conviene facilitar la labor inspectora y evitar decisiones que puedan interpretarse como un intento de retrasarla o impedirla.

7. Ignorar los requerimientos o no corregir las deficiencias

Recibir un requerimiento y dejar vencer el plazo es otro error que conviene evitar. Cada comunicación de la Inspección debe revisarse para saber qué se solicita, quién debe responder y cuándo finaliza el plazo establecido.

Si durante la actuación se detectan deficiencias, también es importante analizar qué debe corregirse y organizar las actuaciones necesarias. Posponer una respuesta o no atender un requerimiento puede complicar el procedimiento y dar lugar a nuevas actuaciones.

Una gestión diligente permite reunir la información necesaria, coordinar a las personas responsables y corregir las deficiencias que corresponda antes de que el problema se prolongue.

Cómo prepararse para una inspección de trabajo

Ante una inspección de trabajo, lo importante no es intentar controlar todas las preguntas ni buscar soluciones de última hora. Tener la documentación ordenada, mantener registros coherentes con la realidad y colaborar con la actuación inspectora ayuda a responder de forma más organizada.

Una empresa que conoce sus obligaciones y puede acreditar su cumplimiento estará mejor preparada para atender las comprobaciones y los requerimientos que se produzcan durante la inspección.

Por eso, la preparación no debería empezar cuando llega una visita o una notificación. Revisar periódicamente la documentación, asignar responsables y corregir las incoherencias detectadas permite integrar el cumplimiento laboral en la gestión habitual de la empresa.

Preguntas frecuentes sobre las inspecciones de trabajo

¿Puede la Inspección de Trabajo presentarse sin previo aviso?

Sí. La Inspección de Trabajo puede realizar una visita sin comunicarla previamente a la empresa. Los inspectores están facultados para acceder sin previo aviso a los centros sujetos a inspección, salvo las particularidades aplicables cuando el lugar coincida con el domicilio de una persona física.

¿Qué documentación puede solicitar un inspector de trabajo?

El inspector puede solicitar la documentación necesaria para comprobar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la actuación inspectora. Según el caso, puede revisar contratos, nóminas, cotizaciones, registros de jornada, altas y bajas, documentación preventiva y, cuando proceda, información sobre igualdad o trabajo a distancia.

¿Qué ocurre si una empresa no colabora con la Inspección de Trabajo?

Obstaculizar la actuación inspectora puede constituir una infracción. La calificación dependerá de la conducta concreta y de sus efectos sobre la inspección: un mero retraso puede recibir un tratamiento diferente de impedir una visita, desatender determinados deberes de colaboración o ejercer coacción o amenazas.

Centralizar la información ayuda a reducir la improvisación

Prepararse para una inspección también implica saber qué información existe, dónde se encuentra y quién puede acceder a ella cuando se necesita. Centralizar los datos y la documentación de las personas trabajadoras facilita su localización y ayuda a reducir las búsquedas manuales de última hora.

Soluciones como Sage HR permiten organizar y almacenar documentación relacionada con los empleados en un entorno centralizado, además de gestionar otros procesos habituales de Recursos Humanos.

La tecnología no sustituye la revisión del cumplimiento ni garantiza por sí sola que una empresa esté preparada para una inspección. Su valor está en facilitar una gestión más ordenada de la información que RR. HH. utiliza en su actividad diaria.

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