Una de las preguntas más frecuentes de los empresarios es: ¿cuánto tiempo deben conservarse los documentos de la empresa? La respuesta depende del tipo de documento y la normativa aplicable.
En este artículo te explicaremos los principales tipos de documentos que debes conservar y los plazos que marcan las diferentes normativas.
La normativa tributaria, laboral y mercantil imponen diferentes plazos de conservación para la documentación de la empresa.
Tenemos que vaciar el archivo, ya no cabe nada. ¿Qué podemos tirar? ¿Los últimos 4 años? ¿Los últimos cinco? ¿Más? ¿Debemos de guardar todas las facturas? ¿Las del inmovilizado también? Todas estas preguntas se repiten cada año, pero no tienen una única y fácil respuesta.
En el día a día de una empresa, se genera una gran cantidad de documentación que debe ser gestionada correctamente. Tanto por razones operativas como por obligaciones legales.
La acumulación de documentación en las empresas puede llegar a ser un problema si no se hace algo de limpieza de vez en cuando.
Conocer cuánto tiempo deben conservarse los documentos de la empresa es clave para:
Evitar problemas con la administración tributaria.
Cumplir con la normativa mercantil.
Evitar almacenar un exceso de documentación obsoleta.
A continuación, se indican algunas pautas que deben seguir las empresas para establecer los límites temporales en la conservación de la documentación empresarial, teniendo en cuenta las diferentes normativas aplicables.
Normativa mercantil: Conservación de los documentos contables
El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes relacionados con su negocio, de forma ordenada, durante 6 años a partir del último registro en los libros. A menos que las disposiciones generales o especiales indiquen lo contrario.
No olvides que no solo se tienen en cuenta los documentos en papel. También se considera documentación toda la facturación enviada o recibida por correo electrónico.
Entre la documentación a conservar destacan por su importancia:
Libros oficiales de contabilidad
Cuentas anuales firmadas
Contratos a largo plazo
Copias de seguridad informática de registros contables
Normativa tributaria: Conservación de la documentación general con transcendencia tributaria
En el artículo 66 de la Ley 58/2003 General Tributaria (LGT) se determina que a los 4 años prescribirán los siguientes derechos:
El derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación. En este caso el plazo de prescripción comenzará a contarse desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la correspondiente declaración o autoliquidación.
El derecho de la Administración para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y autoliquidadas. En este caso el plazo de prescripción comenzará a contarse desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo de pago en período voluntario.
El derecho a solicitar las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y al reembolso del coste de las garantías. En este caso el plazo de prescripción comenzará a contarse de las siguientes formas:
A partir del día siguiente a aquel en que finalice el plazo para solicitar la correspondiente devolución derivada de la normativa de cada tributo.
Desde el día posterior a aquel en que dicha devolución pudo solicitarse.
Contado desde el día siguiente a aquel en que se realizó el ingreso indebido.
Si el ingreso indebido se hizo dentro del plazo de la autoliquidación, el cómputo comenzará desde el día siguiente a la finalización de dicho plazo.
Desde el día siguiente a aquel en que adquiera firmeza la sentencia o resolución administrativa que declare total o parcialmente improcedente el acto impugnado.
El derecho a obtener las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías. En este caso el plazo de prescripción comenzará a contarse desde el día siguiente a la finalización de los plazos establecidos para efectuar las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, o desde el día siguiente a la fecha de notificación del acuerdo donde se reconozca el derecho a percibir la devolución o el reembolso del coste de las garantías.
En cualquier caso, hay que tener en cuenta que las acciones de la Administración Tributaria o del obligado tributario pueden interrumpir los plazos de prescripción.
Por lo tanto, la documentación con transcendencia tributaria que sirva de soporte para la preparación de declaraciones tributarias deberá conservarse como mínimo durante el plazo de 4 años.
Normativa tributaria: Conservación de la documentación en el caso de que existan bases imponibles negativas compensadas o a compensar
El derecho de la Agencia Tributaria para iniciar un procedimiento de comprobación de las bases imponibles negativas (BINs) compensadas o pendientes de compensación prescribirá a los 10 años. Este plazo se empieza a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo establecido para presentar la declaración o autoliquidación correspondiente al período impositivo en que se generó el derecho a su compensación.
Transcurrido dicho plazo, se deberán acreditar las bases imponibles negativas cuya compensación se pretenda mediante la exhibición la siguiente documentación:
Cuentas anuales del ejercicio en que se generaron depositadas en el Registro Mercantil.
Por lo tanto, es necesario conservar toda la documentación con trascendenciatributaria que justifique una base imponible negativa durante el periodo de 10 años.
Sanciones por incumplir el deber de facilitar la información tributaria solicitada
En el caso de las personas o entidades que realizan actividades económicas, el incumplimiento de aportar la documentación solicitada por la Agencia Tributaria puede tener las siguientes consecuencias:
Incumplimiento en el primer requerimiento: la penalización consiste en una multa pecuniaria fija de 300 euros.
Incumplimiento en el segundo requerimiento: la multa puede ascender a 1.500 euros.
Incumplimiento en el tercer requerimiento: la multa pecuniaria es proporcional hasta el 2 % de la cifra de negocios del sujeto infractor en el año natural anterior a la infracción, con un mínimo de 10.000 euros y un máximo de 400.000 euros.
Si los requerimientos se refieren a la información contable, la sanción consistirá en una multa pecuniaria proporcional de hasta el 3 % de la cifra de negocios del sujeto infractor en el año natural en el que se produjo la infracción, con un mínimo de 15.000 euros y un máximo de 600.000 euros.
Normativa en Prevención de Blanqueo de Capitales
La ley 10/2010, de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación de terrorismo, tiene como objetivo la protección del sistema financiero.
En lo que se refiere a entidades financieras, aseguradoras, gestoras de inversión, etc., estas deben, como dicta el artículo 25 de la presente ley, conservar durante un plazo de 10 años toda la documentación relacionada con sus operaciones.
Normativa en el orden social: Conservación de los documentos laborales
El trato que se le debe dar a los documentos laborales se regula en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social. Destacamos algunos preceptos que dicha normativa regula:
Plazos de prescripción de las infraccionesen el ámbito laboral (artículo 4): prescriben a los 3 años, mientras que las relacionadas con la seguridad social lo hacen a los 5 años.
Quiénes son los responsables de dichas infracciones (artículo 2): empresarios, socios, agencias de colocación, promotores, etc.
Documentación para conservar (artículo 21): se deben conservar durante 5 años:
La documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias.
Documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones.
El Estatuto de los Trabajadores introduce una novedad, estableciendo la obligación del registro de jornada,con efectos desde el 12 de mayo de 2019, yseñalando que: “El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de 4 años”.
Otra documentación y plazos específicos
Existe documentación específica que debe conservarse más allá de los 4, 6 e incluso 10 años indicados anteriormente, así como ciertos plazos especiales.
Por ejemplo, si una empresa tiene derecho a amortizar determinadosgastos o activos, y a cargar los gastoscorrespondientes en la cuenta de resultados de los ejercicios futuros, también la inspección tiene el derecho a comprobar el origen de tales cargos, aunque procedan de ejercicios prescritos. Por lo tanto, para las facturas y otros comprobantes del inmovilizado, debe computarse el plazo de prescripción desde el ejercicio de la última amortización practicada.
Lo mismo ocurre con determinados instrumentos financieros, concesiones, subvenciones de capital y, en general, todos aquellos gastos e ingresos que se van imputando en la cuenta de pérdidas y ganancias a lo largo de varios ejercicios.
Por lo tanto, saber cuánto tiempo deben conservarse los documentos de la empresa es fundamental para estar al día con las leyes y evitar sanciones.
Conservar adecuadamente tu documentación empresarial no solo te permite cumplir con las obligaciones legales, sino que también facilita la gestión interna de tu empresa. Mantener estos registros en orden puede evitarte sanciones durante inspecciones fiscales o auditorías. Además, la digitalización de estos documentos con herramientas como Sage 50 te permite gestionarlos de forma más eficiente, automatizando procesos y asegurando su accesibilidad.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.
