Personas y Liderazgo

AI Act y Recursos Humanos: 8 controles que debes revisar antes de usar IA en decisiones laborales

La inteligencia artificial ya interviene en procesos de selección, evaluación y gestión de personas. Álvaro Galán explica ocho controles para revisar las herramientas, los datos, la supervisión humana y su influencia en las decisiones laborales.

Publicado el 17 agosto, 202616 minutos de lectura Compartir

La inteligencia artificial en Recursos Humanos ya se utiliza en la selección de personal, la evaluación del desempeño o la asignación de tareas. El reglamento AI Act hace necesario revisar cómo se emplean estas herramientas, especialmente cuando pueden influir en decisiones que afectan a candidatos y trabajadores.

Antes de ampliar su uso, conviene identificar qué herramientas utiliza el departamento de RR. HH., qué datos procesan y qué peso tienen sus resultados en la decisión final. No es lo mismo automatizar una tarea administrativa que utilizar un sistema para recomendar, puntuar o evaluar a una persona.

Ideas clave

• No todas las herramientas de IA utilizadas en Recursos Humanos tienen el mismo impacto: redactar una oferta no equivale a puntuar candidatos o recomendar promociones.
• Antes de ampliar su uso, la empresa debe identificar qué sistemas utiliza, con qué finalidad, qué datos procesan y quién revisa sus resultados.
• La supervisión humana debe ser efectiva. El responsable tiene que poder comprender, cuestionar y corregir una recomendación antes de tomar una decisión laboral.
• Los datos incompletos, los históricos poco representativos y los criterios mal definidos pueden reproducir o amplificar sesgos en selección, evaluación o asignación de tareas.
• El control también incluye informar cuando corresponda, evaluar al proveedor, documentar el proceso y formar a las personas que trabajan con la herramienta.

El nivel de control depende tanto de la finalidad del sistema como de su influencia real sobre candidatos y trabajadores. Cuanto mayor sea el peso de la IA en una decisión laboral, más importante será reforzar la revisión de los datos, la supervisión humana y la trazabilidad del proceso.

Muchas herramientas de inteligencia artificial ya se utilizan en Recursos Humanos antes de que las empresas hayan definido procesos claros para gestionarlas. Los asistentes para redactar ofertas, resumir currículums, gestionar entrevistas o preparar evaluaciones forman parte del día a día, pero no todos sus usos tienen el mismo impacto ni requieren el mismo nivel de control.

La primera pregunta debe ser para qué se utiliza la IA. No es lo mismo una herramienta que ayuda a redactar una oferta que un sistema que recomienda candidatos, evalúa el desempeño o condiciona la asignación de tareas.

Esta diferencia es una de las claves para aplicar el reglamento AI Act en Recursos Humanos con criterio. A continuación, revisamos ocho controles básicos que ayudan a identificar riesgos, reforzar la supervisión y preparar un uso más responsable de la IA en las decisiones laborales.

Contenido del post

Qué cambia con el AI Act en Recursos Humanos

El AI Act no sustituye al RGPD ni a la normativa laboral. Cuando una herramienta de inteligencia artificial trata datos personales o influye en una decisión sobre candidatos o trabajadores, la empresa debe revisar conjuntamente las obligaciones de transparencia, protección de datos, supervisión humana y respeto de los derechos laborales.

No toda herramienta de IA utilizada por Recursos Humanos se considera de alto riesgo. La clasificación depende de su finalidad y del peso real de su resultado en el proceso. Una herramienta que ayuda a redactar una oferta no tiene el mismo impacto que un sistema que filtra candidaturas, evalúa el desempeño o recomienda una promoción o un despido.

Cuando una decisión se adopta únicamente mediante un tratamiento automatizado y produce efectos jurídicos o afecta de forma similar y significativa a una persona, también deben revisarse las garantías específicas del RGPD. Entre ellas se encuentran, cuando proceda, la intervención humana, la posibilidad de expresar el propio punto de vista y la impugnación de la decisión.

Calendario de aplicación a agosto de 2026. Las obligaciones de alfabetización en IA y las prohibiciones previstas en el AI Act, entre ellas, con excepciones limitadas, el reconocimiento de emociones en el entorno laboral, se aplican desde el 2 de febrero de 2025. Las obligaciones de transparencia del artículo 50 se aplican desde el 2 de agosto de 2026. Tras la actualización del calendario europeo, las reglas específicas para los sistemas de alto riesgo del anexo III, incluidos determinados usos en el empleo, serán aplicables desde el 2 de diciembre de 2027. Este calendario refleja la situación vigente en agosto de 2026 y conviene revisarlo en futuras actualizaciones del artículo.

Para ampliar la información sobre los niveles de riesgo y las fechas de aplicación, puede consultarse la página oficial de la Comisión Europea sobre el AI Act.

1. Haz un inventario de todas las herramientas de IA que utiliza RR. HH.

Antes de analizar los riesgos, conviene saber qué herramientas de IA se utilizan realmente en la empresa. Muchas organizaciones solo tienen en cuenta las plataformas contratadas, pero olvidan las aplicaciones que los equipos incorporan por iniciativa propia.

El inventario debe incluir, entre otras:

• Asistentes para redactar ofertas de empleo.
• Herramientas que resumen o traducen currículums.
• Plataformas que clasifican candidaturas.
• Sistemas que generan informes para evaluar el desempeño.
• Aplicaciones que ayudan a asignar turnos o tareas.

El inventario debe recoger tanto las herramientas contratadas de forma independiente como las funciones de IA incorporadas en plataformas de terceros. Una solución de selección, evaluación o gestión de personas puede integrar capacidades de IA aunque la empresa no la haya adquirido expresamente como un sistema de inteligencia artificial.

Para cada herramienta, registra quién la utiliza, el proveedor, la finalidad, los datos que recibe y el resultado que genera. También conviene indicar qué decisión laboral recibe apoyo del sistema, quién revisa el resultado, qué riesgos y controles se han identificado y cuándo se realizó la última revisión.

Esta fotografía ayuda a detectar herramientas no inventariadas y facilita las revisiones posteriores. No se puede controlar adecuadamente un sistema de IA si la empresa desconoce que se está utilizando.

2. Identifica si la IA solo ayuda o influye en una decisión

No todos los usos de IA en una decisión laboral tienen el mismo impacto. Una herramienta puede limitarse a facilitar una tarea administrativa o intervenir de forma relevante en un proceso que afecta a una persona.

Uso de la IA	Influencia orientativa en la decisión
Redactar ofertas de empleo	Genera un borrador que debe revisar el equipo de RR. HH.
Resumir currículums	Sintetiza información, pero puede omitir o destacar elementos que influyan en la valoración.
Traducir currículums	Facilita la lectura, aunque el resultado debe comprobarse para evitar errores o pérdida de contexto.
Recomendar candidatos	Puede condicionar qué perfiles revisa o prioriza el equipo.
Puntuar perfiles automáticamente	Puede determinar el orden de las candidaturas o quién avanza en el proceso.
Evaluar el desempeño	Puede influir en la valoración profesional de un trabajador.
Recomendar promociones	Puede afectar a decisiones sobre progresión y desarrollo profesional.
Asignar tareas mediante algoritmos	Puede condicionar la organización del trabajo y las funciones asignadas.

Esta clasificación es orientativa y sirve para priorizar la revisión interna. No determina por sí sola la clasificación jurídica del sistema según el AI Act.

La diferencia puede parecer pequeña, pero cambia por completo el análisis de Recursos Humanos. Una IA que resume un currículum puede ahorrar tiempo al equipo, aunque el resumen también debe revisarse. En cambio, una herramienta que puntúa automáticamente cada candidatura puede condicionar quién llega a la entrevista.

El Reglamento de Inteligencia Artificial presta especial atención a determinados sistemas utilizados en contratación, selección, evaluación, promoción, extinción de la relación laboral, asignación de tareas o seguimiento de trabajadores. Cuanto mayor sea el peso de la herramienta en una decisión laboral, más rigurosos deben ser los controles sobre los datos, el resultado y la supervisión humana.

Atención: el reconocimiento de emociones en el trabajo está prohibido

El AI Act prohíbe utilizar sistemas destinados a inferir las emociones de una persona en el entorno laboral, salvo cuando se empleen estrictamente por razones médicas o de seguridad.

Por ejemplo, no puede utilizarse un sistema destinado a deducir el estado emocional de un candidato durante una entrevista de selección. No toda herramienta que analiza la voz, los gestos o el lenguaje pertenece automáticamente a esta categoría: la clave es si su finalidad consiste en inferir emociones.

3. Revisa qué datos personales introduces

Sin datos adecuados no puede haber resultados fiables. Por eso, antes de utilizar una herramienta de IA, comprueba qué información recibe, para qué finalidad se utiliza y si todos esos datos son realmente necesarios.

La revisión debe responder, al menos, a estas preguntas:

• ¿Qué datos personales se introducen en la herramienta?
• ¿Son adecuados y necesarios para la finalidad prevista?
• ¿Proceden de fuentes conocidas y autorizadas?
• ¿Están completos y actualizados?
• ¿Durante cuánto tiempo se conservan?
• ¿Quién puede acceder a ellos?
• ¿Puede el proveedor utilizar la información para otros fines?

Por ejemplo, si una IA para selección de personal recibe currículums antiguos, perfiles incompletos o información irrelevante, sus recomendaciones pueden perder calidad. El problema no reside únicamente en el funcionamiento del sistema, sino también en los datos utilizados y en la forma de interpretar el resultado.

La empresa debe revisar el tratamiento de los datos personales y aplicar principios como la limitación de la finalidad, la minimización, la exactitud y la limitación del plazo de conservación. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publica orientaciones sobre protección de datos, inteligencia artificial y decisiones automatizadas.

Incorporar una herramienta de IA no autoriza a utilizar más información de la necesaria. Las medidas de protección de datos en la IA deben garantizar que los datos sean pertinentes para el objetivo definido y cuenten con controles adecuados de acceso, conservación y seguridad.

4. Garantiza una supervisión humana que pueda corregir la recomendación

Hay empresas que creen que basta con que una persona pulse «Aceptar», pero la supervisión humana debe ser real y efectiva. El responsable necesita comprender qué función cumple la recomendación, conocer sus límites, cuestionarla y modificarla cuando sea necesario.

Por ejemplo, una herramienta de IA puede proponer tres candidatos para una promoción. Si el responsable acepta la recomendación sin revisar los datos ni comparar los perfiles, la intervención humana pierde gran parte de su valor.

En cambio, si analiza la propuesta, contrasta la información y puede apartarse del resultado, conserva el control sobre la decisión. La revisión también debe permitir documentar los motivos por los que se acepta, modifica o rechaza una recomendación.

Cuando una decisión pueda producir efectos relevantes sobre una persona, la empresa debe definir quién puede revisar o corregir el resultado y qué vía tendrá la persona afectada para solicitar una revisión o impugnar la decisión. El procedimiento debe indicar a quién dirigirse, qué información se examinará y cómo se documentará la respuesta

Este criterio se aplica igualmente a la evaluación del desempeño, la planificación de tareas o el análisis de patrones relacionados con la productividad, el absentismo o la rotación. La herramienta puede ayudar, pero la decisión laboral debe construirse con el criterio de Recursos Humanos.

La persona encargada de supervisar el sistema necesita además la formación, la autoridad y la información suficientes para intervenir. Una revisión meramente formal no permite detectar errores, resultados inesperados o una confianza excesiva en la recomendación automática.

5. Analiza si la herramienta puede reproducir o amplificar sesgos

La inteligencia artificial puede reproducir o amplificar sesgos presentes en los datos, en el diseño del sistema o en la interpretación de sus resultados. Por eso, la revisión no debe centrarse únicamente en el algoritmo, sino también en la información utilizada y en cómo incorpora RR. HH. la recomendación a sus decisiones.

El análisis de la inteligencia artificial en Recursos Humanos debe considerar los datos, el diseño de la herramienta y la forma en que el equipo interpreta sus resultados.

Antes de utilizar una herramienta, comprueba si existe el riesgo de que favorezca o perjudique de forma sistemática a determinados perfiles:

• ¿Recomienda más candidatos de un sexo o una edad?
• ¿Penaliza trayectorias profesionales no lineales o periodos de inactividad?
• ¿Puede afectar indirectamente a personas con discapacidad o en otras circunstancias?
• ¿Se han probado los resultados con perfiles diversos?
• ¿Los criterios utilizados responden realmente a las necesidades del puesto?

Por ejemplo, un sistema entrenado con contrataciones de años anteriores puede concluir que algunos perfiles son más adecuados porque históricamente fueron contratados con mayor frecuencia. Ese patrón refleja decisiones pasadas, pero no demuestra por sí solo que esos perfiles sean los más apropiados para futuras contrataciones.

También conviene revisar periódicamente los resultados y compararlos con las decisiones adoptadas por Recursos Humanos. Analizar qué perfiles avanzan, cuáles quedan excluidos y qué criterios explican esas diferencias ayuda a detectar desviaciones antes de que se consoliden.

6. Define cuándo informar sobre el uso de IA

La transparencia forma parte de una gestión responsable de las personas. Cuando una herramienta de IA interviene en un proceso de contratación, evaluación o gestión laboral, la empresa debe comprobar qué información corresponde facilitar a candidatos, trabajadores y representantes legales.

La comunicación debe adaptarse al uso concreto del sistema y explicar, cuando proceda:

• Qué herramienta se utiliza y con qué finalidad.
• Qué información analiza.
• Cómo interviene su resultado en el proceso.
• Quién revisa la recomendación.
• Cómo puede la persona solicitar información o plantear una revisión.

Por ejemplo, si una plataforma analiza currículums para realizar una preselección, el candidato debe recibir la información que corresponda sobre la intervención del sistema. También conviene aclarar si la herramienta únicamente organiza las candidaturas o si su resultado influye en quién avanza en el proceso.

En determinados sistemas de alto riesgo utilizados en el entorno laboral, el AI Act establece obligaciones específicas de información a las personas afectadas. Cuando el sistema se implanta en el lugar de trabajo, también puede ser necesario informar previamente a los trabajadores y a sus representantes.

Informar no consiste en describir todos los detalles técnicos del algoritmo. La comunicación debe permitir comprender para qué se utiliza la IA, cómo puede influir en el proceso y qué papel conserva la supervisión humana.

Documentar estas comunicaciones facilita las revisiones internas y ayuda a mantener criterios coherentes entre Recursos Humanos, protección de datos, asesoría jurídica y representación de los trabajadores.

7. Evalúa al proveedor con el mismo rigor que evalúas la herramienta

Antes de implantar una solución de IA, no basta con comprobar sus funcionalidades. También hay que revisar cómo trabaja el proveedor, qué documentación facilita y qué apoyo ofrece durante el uso de la herramienta.

La evaluación debería incluir:

• Documentación técnica e instrucciones de uso. Deben explicar la finalidad prevista, las limitaciones y las condiciones de utilización.
• Medidas de seguridad y protección de datos. Conviene saber dónde se trata la información, quién puede acceder y qué garantías aplica el proveedor.
• Certificaciones o evaluaciones disponibles. Estas evidencias pueden ayudar a valorar los controles implantados, aunque no sustituyen la revisión de la empresa.
• Registros de actividad. Hay que comprobar qué acciones registra el sistema y qué información estará disponible para realizar revisiones posteriores.
• Comunicación de incidencias. El proveedor debe explicar cómo informa sobre errores, riesgos, cambios relevantes o problemas de seguridad.
• Actualizaciones, soporte y mantenimiento. Una modificación del sistema puede afectar a sus resultados, sus límites o la forma en que debe supervisarse.

También conviene definir por contrato las responsabilidades de cada parte, el acceso a la documentación y el procedimiento que se seguirá cuando cambie la herramienta o aparezca una incidencia.

Evaluar al proveedor no elimina la responsabilidad de la empresa sobre el uso concreto del sistema. Recursos Humanos debe comprobar si la solución se emplea conforme a su finalidad, mantener la supervisión y revisar su impacto en las decisiones laborales.

8. Forma a quienes trabajan con la IA todos los días

La tecnología evoluciona con rapidez, pero el éxito de su implantación sigue dependiendo de las personas. No basta con enseñar qué botones deben pulsarse: los profesionales de Recursos Humanos necesitan comprender qué puede hacer la herramienta, cuáles son sus límites y cuándo deben cuestionar sus resultados.

La formación debe ayudarles a identificar:

• Qué tareas puede automatizar o facilitar la herramienta.
• Qué datos utiliza y qué información no debería introducirse.
• Cuándo es necesario revisar una recomendación.
• Qué errores, sesgos o resultados inesperados pueden aparecer.
• Cómo actuar cuando el resultado no parece coherente.
• A quién deben comunicar una incidencia o una duda.

El nivel de formación debe adaptarse a la función de cada persona y al impacto del sistema. Quien utiliza una IA para redactar ofertas no necesita necesariamente la misma preparación que quien revisa recomendaciones sobre selección, desempeño o promoción.

La formación en IA para empleados debe adaptarse a los conocimientos, las responsabilidades y el contexto en el que cada persona utiliza la tecnología.

También conviene actualizar los conocimientos cuando la herramienta incorpora nuevas funciones, cambia su finalidad o empieza a utilizar datos diferentes. Una formación inicial pierde eficacia si el sistema evoluciona y los controles internos permanecen sin cambios.

La preparación no corresponde únicamente a Recursos Humanos. Legal, IT, Compras, Protección de Datos, Seguridad de la Información y los representantes de los trabajadores deben coordinarse para revisar contratos, datos, cambios técnicos, incidencias y posibles efectos sobre las personas.

La alfabetización en IA ayuda al equipo a utilizar la tecnología con más criterio, detectar antes los problemas y ejercer una supervisión humana efectiva. La herramienta puede cambiar, pero la responsabilidad de comprender su uso y revisar sus resultados sigue correspondiendo a las personas.

El AI Act, una oportunidad para revisar los procesos de RR. HH.

El AI Act ofrece una oportunidad para ordenar procesos que muchas empresas ya estaban revisando: gestión de datos, documentación, supervisión humana y trazabilidad de las decisiones. El objetivo no es añadir controles aislados, sino integrarlos en la forma habitual de trabajar de Recursos Humanos.

Sage HR permite centralizar los datos de los empleados, organizar procesos, gestionar permisos y generar informes. Esta base facilita que RR. HH. trabaje con información más ordenada y pueda incorporar nuevas herramientas con mayor control sobre los datos y las responsabilidades.

Sin embargo, ninguna aplicación garantiza por sí sola el cumplimiento del AI Act. La empresa sigue teniendo que analizar cada uso de IA, revisar la finalidad del sistema, aplicar los controles necesarios y determinar cómo se integra su resultado en las decisiones laborales.

La inteligencia artificial ya forma parte de muchos procesos de Recursos Humanos. El reto no consiste en impedir su uso, sino en aplicarla con criterio y mantener el control sobre las decisiones que afectan a candidatos y trabajadores.

Revisar estos ocho controles ayuda a ordenar las herramientas, los datos, la supervisión, la transparencia y la formación. También permite diferenciar los usos administrativos de aquellos que pueden influir de forma relevante en una decisión laboral.

La IA puede apoyar el trabajo de Recursos Humanos, pero no debe sustituir la responsabilidad, el juicio profesional ni la capacidad de revisar cada resultado. Prepararse para el AI Act no es solamente una cuestión de cumplimiento: también permite innovar con mayor control y trazabilidad, y reforzar la confianza de candidatos, empleados y representantes de los trabajadores

Preguntas frecuentes sobre el AI Act en Recursos Humanos

Estas preguntas aclaran algunas dudas habituales sobre el uso de inteligencia artificial en selección, evaluación y otras decisiones laborales.

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