Si dejas todo el trabajo de elaboración de las nóminas para el último momento, es bastante probable que cometas errores que se pueden evitar. Te contamos cómo evitarlos.
Si hay errores en la nómina de tus empleados, te puedes enfrentar a sanciones administrativas de entre 626 y 6.250 euros.
No te confíes, cada nómina es diferente y puede cambiar un mes respecto al mes anterior. Descubre los errores más frecuentes y cómo evitarlos.
Conocer a fondo la normativa que se aplica a las nóminas no evita el 100% de los errores que se suelen cometer. La elaboración de una nómina implica considerar las condiciones personales del empleado, su tipo de jornada y otras condiciones laborales. Un error en la nómina, además de la imposición de una sanción, puede suponer una mala experiencia para el empleado e incidir en la tasa de rotación de la empresa.
¡TUITÉALO! Descubre qué riesgos supone hacer mal una nómina y cómo puedes evitar los errores más comunes.
Errores en la nómina que debes evitar
Entre los errores más habituales en la nómina que suelen cometer las empresas destacamos los siguientes:
1.No tener un programa de gestión y cálculo de nóminas
Si confeccionas las nóminas con una hoja de Excel o una calculadora y papel y bolígrafo, es bastante probable que cometas errores. El uso de un programa de gestión de nóminas automatizará la tarea de elaboración de nóminas y la hará más rápido y sin errores.
2.No realizar un seguimiento de las incidencias en la situación de los empleados
Existen numerosas circunstancias que afectan a los empleados, como un incremento de salario, una paga extra o una baja. Conocer estas circunstancias te ayudará a evitar errores. Además, reflejar por escrito los cambios y centralizar la información en una única herramienta, te ayudará a hacer bien las nóminas.
No planificar la elaboración de las nóminas, tener una comunicación deficiente entre departamentos o desconocer los cambios de la normativa laboral, son algunos de los errores más frecuentes en las nóminas.
3.Elaborar las nóminas en el último momento
Si las nóminas se elaboran en el último momento y de forma rápida, es bastante probable que se utilicen nóminas de meses anteriores y se parta de esa base, lo que puede dar lugar a errores. Para evitar esto, planifica la elaboración de las nóminas con antelación para tener tiempo y analizar la situación de cada empleado. Así como los cambios que haya podido haber respecto al mes anterior.
4.Comunicación deficiente entre departamentos
Si un departamento no comunica las incidencias relativas a sus empleados, al departamento encargado de la gestión de recursos humanos, se cometerán fallos en las nóminas por falta de conocimiento de la información correcta. Los softwares de gestión de nóminas facilitan la comunicación de datos y reducen o eliminan los errores en la nómina.
5.Desconocer los cambios en la normativa laboral
La normativa laboral cambia continuamente y es complicado mantener al personal del departamento de recursos humanos actualizado. Esta desactualización tiene como consecuencia la posibilidad de cometer fallos en las nóminas. Pero se puede solucionar con un software de nóminas que se actualiza automáticamente.
6.Modificar una nómina que ya está pagada
Este es un error bastante habitual: se detecta un fallo en la nómina y se corrige cuando ya se ha pagado. Lo más recomendable, en estos casos, es reflejar la corrección en la nómina del mes siguiente bajo el epígrafe: “incidencia del mes anterior”.
7.Aplicar las retenciones de forma incorrecta
Es importante conocer las percepciones que figuran en la nómina del trabajador que se gravan con determinados impuestos (IRPF) y cuáles quedan exentas, puesto que si existen errores en la nómina puede haber problemas en el futuro. Para evitar estos errores, es importante conocer la situación personal de cada empleado y mantenerla actualizada.
8.Cometer fallos en los datos del empleado
Es bastante habitual que los empresarios utilicen plantillas de nóminas que encuentran en internet y no cumplan con la normativa en cuanto al contenido que debe tener una nómina. De forma que no se incluyen correctamente los datos del trabajador o falta alguna información relevante. Este error se puede evitar:
conociendo a fondo la normativa,
planificando con tiempo la elaboración de la nómina,
manteniendo los datos del empleado actualizados
y gestionando todo el proceso de elaboración de las nóminas con un software de nóminas.
Un software de gestión de nóminas te ayudará a automatizar el proceso de elaboración de nóminas, ahorrar tiempo y recursos y evitar errores.
No cometer errores en la nómina es fundamental para evitar sanciones y que los empleados tengan una buena experiencia. La tecnología puede ser una gran aliada para lograr hacer las nóminas de forma eficiente, sin fallos y desde cualquier lugar.
