In een geglobaliseerde supply chain gebeuren er fouten. Het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen (FAVV) publiceert regelmatig berichten waarin producten teruggeroepen worden, ook wel een terugroepactie genoemd.
Soms gaat het over voedingsproducten die besmet zijn of materiaal bevatten dat niet eetbaar is. Zo stelden Colruyt en Okay in februari 2021 bij een interne controle vast dat een partij voorverpakte gyros mogelijks salmonella bevatte. Salmonella is een bacterie en bij besmetting kan het klachten geven als diarree, buikpijn en koorts. Voor risicogroepen zoals kinderen en ouderen kan dit een levensbedreigende besmetting zijn.
Terugroepacties kunnen ook op erg grote schaal voorkomen. Sinds september 2020 worden er in Europa veel producten met sesamzaad uit de rekken gehaald en teruggeroepen. Er werd ethyleenoxide aangetroffen in het sesamzaad, een gewasbeschermingsmiddel dat op lange termijn kankerverwekkend kan zijn. De stof is niet toegelaten in Europa, maar is moeilijk te onderscheppen op lotnummer omdat sesamzaad vaak wordt verwerkt in zadenmengelingen of andere producten, die dan een nieuw lotnummer krijgen.
De producent draagt altijd de verantwoordelijkheid om veilige producten te maken, die de ingrediënten bevatten zoals ze vermeld worden.
Deze twee voorbeelden tonen aan dat fouten nu eenmaal kunnen gebeuren. Daarom is het zo belangrijk dat bedrijven de supply chain op punt stellen. Wanneer er dan problemen voorvallen, kunnen ze aan de slag met een grondige, efficiënte en nuttige terugroepactie.
Lees in deze blog vijf tips waarmee u de supply chain en eventuele terugroepacties beter beheert.
1. Blijf op de hoogte van veranderende regelgeving
Regulering over productveiligheid is complex, varieert over verschillende landen en verandert regelmatig. Meestal worden de regels alleen maar strenger. Wanneer uw productie zich uitstrekt over verschillende landen, neemt de moeilijkheid van het naleven van regels toe. Dat kan het risico op terugroepingen vergroten.
Een centrale opslagplaats voor regelgeving (als onderdeel van een modern ERP systeem) kan u helpen met de naleving van regelgeving en de implementatie van nieuwe regels. Dat biedt u een referentiekader om juist te handelen, waar dan ook.
2. Behoud een robuuste en realtime zichtbaarheid van uw supply chain
Wanneer een product defect bevonden wordt, hetzij door consumenten of vroeger in de supply chain, moet u bepalen wat de omvang hiervan is. Dat kan u doen door deze vragen te stellen:
- Welke partijen vertonen het gebrek?
- Welke rauwe materialen zijn er betrokken?
- Welke andere partijen bevatten datzelfde rauwe materiaal of zijn in aanraking geweest met dezelfde productiefaciliteiten?
- Is dit een nieuw probleem of is het al langer aan de gang?
Met data om deze vragen snel te beantwoorden, kan u snel en exact bepalen waar het probleem ligt. Zo kan u het probleem vol vertrouwen aangaan, de markt geruststellen en de kosten van de terugroeping overzien.
Om toegang te hebben tot realtime data, moet u die centraal bewaren. Verzamel gegevens uit elke hoek van de supply chain, doorheen het productieproces en van klanten. Regelgevers verwachten dat u alle ingrediënten en klanten met elkaar verbindt door complexe processen. Als deze processen niet vlot lopen, riskeert u een massale terugroepactie die uw bedrijf failliet kan laten gaan.
3. Wees compleet transparant, informatie doet snel de ronde
Consumenten hebben toegang tot rapporten over problemen van een product zodra iemand er één publiceert. Een slechte aanpak voor een terugroepactie kan de reputatie van uw bedrijf schaden, soms zelfs onherstelbaar. Het is dus belangrijk om de controle te behouden over het discours. De veiligste en beste strategie is op een oprechte manier mededelen dat de situatie onder controle is en dat u de juiste stappen zult ondernemen om het op te lossen.
Om het vertrouwen van de consument te behouden, doet u nooit verklaringen waarvan u niet zeker bent of ze helemaal waar zijn. De druk kan hoog oplopen tijdens een terugroepactie. Hierbij is goed inzicht in uw supply chain essentieel. Het laat u toe om oprecht te communiceren over de potentiële omvang van de problemen en om snel de oorzaak te benoemen, wat uw reputatie kan redden.
4. Minimaliseer het risico en de impact van een terugroeping
Voorkomen is beter dan genezen. Hoewel het onmogelijk is om de kans op een terugroepactie volledig te omzeilen, zijn er stappen die u kan ondernemen om het minder waarschijnlijk te maken en de consequenties te beheersen.
- Organiseer een terugroepactie op een onbestaand product als test;
- Stroomlijn en verfijn productielijnen en verpakkingsopties;
- Bewaar stalen van elke productpartij om ze snel te kunnen controleren op defecten;
- Onderhoud goede communicatie met iedereen in de supply chain;
- Analyseer en verbeter de processen in de supply chain voortdurend om risico’s te verminderen;
- Houd feedback van klanten in de gaten, ook op sociale media, om problemen snel op te merken;
- Zorg voor een crisismanagementteam dat zich toewijdt aan bovenstaande acties.
5. Zorg voor een crisismanagementplan dat altijd klaar is voor noodgevallen
Zeker wanneer het probleem met voedselveiligheid te maken heeft, is timing cruciaal. We raden aan om op elk moment een vooraf vastgelegd crisismanagementplan te hebben zodat u altijd klaar bent voor noodgevallen.
Overweeg de volgende tips in uw crisismanagementplan voor voedselveiligheid:
- Bepaal de ernst van het risico.
- Verwittig verdelers en handelaars zo snel mogelijk.
- Zet de beproefde procedures voor het terugroepen van producten in werking.
- Meld het probleem bij de relevante autoriteiten.
- Publiceer transparante informatie over de terugroepactie voor de klanten.