Saiba mais sobre a reconciliação bancária, uma inovação contabilística que pode ajudar o seu gabinete de contabilidade a automatizar as tarefas de reconciliação e a tornar-se mais eficiente.
A reconciliação bancária com obtenção automática do extrato bancário, diretamente do banco, é um avanço significativo para a contabilidade.
Esta brilhante inovação no software ajuda os profissionais de contabilidade a serem muito mais eficientes, reduzindo consideravelmente o trabalho de reconciliação manual.
Trata-se de uma tecnologia que permite a obtenção dos extratos bancários, diretamente do banco para o software de contabilidade, resultando numa enorme poupança de tempo e desgaste que era necessário até receber os extratos em papel ou em ficheiro.
Este tipo de ligações é relevante para empresas de qualquer dimensão, mas em especial para gabinetes de contabilidade, que são quem substitui milhares de empresas na tarefa de reconciliação bancária de movimentos.
A reconciliação bancária, quando executada através de software de contabilidade beneficia de diversos desenvolvimentos que automtizam muitas das tarefas contabilísticas manuais, desde a obtenção do extrato bancário, diretamente do banco, aos lançamentos contabilísticos que são gerados, automaticamente, a partir das linhas do extrato bancário que não existem na contabilidade, passando pelar reconciliação automática dos movimentos contabilísticos com as linhas do extrato bancário.
A automatização das várias tarefas inerentes à reconciliação resulta em que os profissionais de contabilidade sejam mais eficientes e possam aplicar o seu tempo e o seu conhecimento no que realmente acrescenta valor aos seus clientes.
Neste artigo abordaremos:
- O que é a reconciliação bancária?
- O que são e como funcionam os feeds?
- O uso de feeds é seguro?
- De que forma é que a reconciliação bancária é sinónimo de eficiência
- Como começar a utilizar a reconciliação bancária
- Considerações finais sobre a reconciliação bancária
O que é a reconciliação bancária?
A reconciliação bancária é uma responsabilidade do Contabilista que se reflete em três tarefas:
- Obtenção do extrato
Para que ocorra esta picagem é necessário estar-se na posse do extrato bancário e, este, pode ser obtido de diferentes formas: em papel, por ficheiro ou diretamente do banco (através de feeds).
- Reconciliação
Processo pelo qual se faz a picagem (manual ou automática) dos lançamentos contabilísticos com os movimentos do extrato bancário.
- Lançamento na contabilidade
Após a picagem entre o extrato bancário e a contabilidade há sempre a necessidade de se efetuarem movimentos contabilísticos para todos os itens que constam no extrato bancário, mas que não têm correspondência na contabilidade.
A automatização destas três tarefas simplificam a reconciliação bancária, asseguram a exatidão e atualização das contas, ao mesmo tempo que reduzem consideravelmente a introdução manual de dados, permitindo poupar bastante tempo.
O que são e como funcionam os feeds?
Os feeds são os dados extraídos das transações bancárias, ocorridas num determinado período, através de uma ligação direta ao banco.
O seu fornecedor de software pode dispôr de ligações diretas ao(s) seu(s) banco(s) e, através de feeds, automatizam a obtenção do extrato bancário. e otimizam o tratamento contabilístico dos dados das transações bancárias.
Depois de recolhidas as informações, os detalhes das linhas do extrato bancário são copiadas para o seu software de contabilidade para aí se poder dar seguimento à reconciliação.
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A solução de contabilidade que permite aos contabilistas usufruírem de diversos automatismos, simplificarem tarefas, otimizarem processos e digitalizarem os seus negócios.
O uso de feeds é seguro?
Os feeds bancários mantêm os seus dados seguros, na medida em que fazem uso de ligações fidedignas a um vasto número de instituições bancárias, nacionais e internacionais.
Para permitir o acesso ao seu banco, a plataforma de ligação armazena as credenciais de início de sessão, num sistema altamente seguro.
Para proteger as suas informações, o fornecedor do software de contabilidade não visualiza e não guarda as credenciais bancárias, nem pode aceder-lhes de forma alguma.
Depois de fornecer estas credenciais, a plataforma de ligação inicia sessão no site do banco em nome da empresa que está a ser trabalhada, obtém as informações do extrato bancário e transfere-as para o software de contabilidade.
De que forma é que a reconciliação bancária é sinónimo de eficiência
Antes de todos estes automatismos que revolucionam a reconciliação bancária , era necessário introduzir manualmente as transações de um extrato bancário no software contabilístico ou carregar um ficheiro manualmente. Mas ambos os processos manuais consomem muito tempo e são propensos a erros.
A automatização de grande parte do trabalho manual relativo à reconciliação bancária permite:
– a obtenção imediata de dados, dando autonomia ao Contabilista para iniciar a tarefa quando bem entender
– maior agilidade na realização desta tarefa, uma vez que o Contabilista dispõe de toda a informação que necessita para a reconciliação
– poupança de tempo por não ser necessário gastar tempo a introduzir dados na contabilidade
– minimizar erros devido à picagem, maioritariamente, automática e pela criação direta de movimentos contabilísticos, a partir do extrato
– ter ganhos de eficiência resultantes das melhorias implementadas nas várias fases da reconciliação.
No que respeita aos lançamentos contabilísticos que são gerados a partir do extrato bancário, na sua base está um conjunto de configurações que, ao conterem as contas que devem ser movimentadas em cada caso, fazem com que o processo de lançar na contabilidade seja automático, seguro e fiável.
Como começar a utilizar a reconciliação bancária
Antes de transferir e fazer a correspondência das transações no software de contabilidade, é necessário fazer a ligação da conta de banco, existente na contabilidade, à respetiva conta bancária para ativação dos feeds.
No seu software, comece por aceder ao plano de contas, selecione a conta do banco (na contabilidade) e indique que pretende ligar a conta contabilística ao banco, para obter os respetivos feeds.
Assim que a ligação é feita, é possível transferir as transações relativas às datas pretendidas. Os dados bancários são apresentados na janela de reconciliação, permitindo fazer a correspondência das transações com o seu software de contabilidade ou criar novos lançamentos contabilísticos, se necessário.
Considerações finais sobre a reconciliação bancária
A reconciliação bancária é uma ferramenta de extrema importância para os Contabilistas, já que uma parte significativa dos movimentos contabilísticos envolve a utilização dos extratos bancários para criação de movimentos contabilísticos relacionados com pagamentos, recebimentos e despesas bancárias, para o correto reconhecimento de ganhos e gastos.
Através da automatização de grande parte deste processo, os feeds reduziram consideravelmente a quantidade de dados que as empresas têm de introduzir, resultando num enorme impacto em termos de eficiência.