Ja, das ist sie. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im September 2022 ein Grundsatzurteil erlassen. Demnach muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Beschäftigten systematisch erfassen. Das BAG folgt damit zum einen dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019. Dieser fordert darin die EU-Mitgliedsstaaten dazu auf, die Arbeitgeber in die Pflicht zu nehmen: Diese müssen ihren Mitarbeitern ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ anbieten, mit dem sie ihre Arbeitszeit messen können.

Zum anderen argumentieren die Bundesarbeitsrichter damit, dass es auch hierzulande schon eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gibt. Diese ist aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) abzuleiten, genauer aus § 3 des ArbSchG. Demnach muss der Arbeitgeber alle Maßnahmen treffen, die erforderlich sind, um die Sicherheit und die Gesundheit seiner Beschäftigten zu schützen. Dazu gehört auch, dass Höchstarbeits- und Ruhezeiten eingehalten werden. Wenn es darum geht, diese Zeiten zu messen, dann kommt der § 3 Absatz 2 Satz 1 ins Spiel. Denn demnach muss er, um seine Grundpflichten zu wahren, für eine geeignete Organisation sorgen und die dafür erforderlichen Mittel bereitstellen. Sprich: die geeigneten Zeiterfassungssysteme.

Damit steht klar fest: Nun sind alle Betriebe in der Pflicht. Unternehmen, die sich also mit der Einführung eines modernen, digitalen Zeiterfassungsprogramms beschäftigen, sind auf der sicheren Seite.

Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) aus dem Jahr 1994 schützt die Arbeitnehmer und gibt Arbeitgebern bundesweit einheitliche Richtlinien vor. In § 3 ArbZG ist festgelegt, dass die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit 8 Stunden beträgt. Die maximale Arbeitszeit liegt bei 10 Stunden. Wird diese Höchstgrenze überschritten, muss dies innerhalb eines Zeitraums von 6 Monaten ausgeglichen werden. Definiert werden auch die Mindestruhepausen sowie die Arbeitsruhe an Sonn- und Feiertagen. Die Ruhepausen betreffen sowohl die Pausen während der Arbeitszeit als auch die zwischen der Beendigung und Wiederaufnahme der Arbeit.

Nach § 16 ArbZG ist „der Arbeitgeber ... verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit ... eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“ Somit muss der Arbeitgeber zunächst nur gewährleisten, dass sämtliche Überstunden seiner Mitarbeiter erfasst werden. Doch die täglichen und wöchentlichen Mehrarbeitsstunden lassen sich nur festhalten, wenn auch die normale Arbeitszeit genau dokumentiert wird.

Geringfügig Beschäftigte, sogenannte Minijobber, müssen ihre Arbeitszeiten exakt erfassen. Damit soll sichergestellt werden, dass ihnen der Mindestlohn bezahlt wird. Diese Dokumentationspflicht gilt auch für die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftszweige. Dazu zählen u. a. das Baugewerbe, die Gastronomie und die Personenbeförderung ebenso wie das Speditions- Transport- und Logistikgewerbe. Weitere Branchen sind u. a. das Schaustellergewerbe, die Gebäudereinigung und der Messebau. 

Die Grundfunktion digitaler Zeiterfassungsprogramme ist das simple Ein- und Ausstempeln zu Beginn sowie zum Ende des Arbeitstages. In persönlichen Stundenkonten können Sollstunden für Ihre Mitarbeiter hinterlegt werden. Die meisten Programme bieten neben der Cloudsoftware auch eine App, die sich Ihre Mitarbeiter auf das Smartphone laden. Somit wird die Zeiterfassung online von überall aus möglich – ganz ohne spezielle Geräte oder aufwendige Installationen. Während Ihre Mitarbeiter die App im Außeneinsatz bedienen, landen alle Daten in Echtzeit bei Ihnen im Büro auf dem PC. So behalten Sie Soll- und Überstunden sowie Pausenzeiten im Blick.
 
Darüber hinaus bietet Ihnen eine solche Software die Möglichkeit, Arbeitszeiten für Aufträge zu erfassen. Dadurch sammeln Sie wichtige Daten für Ihr Unternehmen: Sie sehen, welcher Ihrer Mitarbeiter bei welchem Kunden ist und welche Aufgabe er dort gerade erledigt. Gute digitale Zeiterfassungssysteme erstellen dann aus den gesammelten Daten Berichte für Sie. Diese können Sie anschließend auswerten oder in anderen Tools weiterverarbeiten.

Die Arbeitszeit muss exakt erfasst werden. Diese Pflicht hat jedoch nicht den Zweck, die Mitarbeiter minutiös zu überwachen. Es geht vielmehr um deren Schutz. Zum einen können die im Arbeitsvertrag vereinbarten Mindestarbeitszeiten nachweislich belegt werden. Zum anderen kann mithilfe einer Zeiterfassung sichergestellt werden, dass die Höchstarbeitszeit von 8 Stunden täglich bzw. 40 Stunden wöchentlich nicht überschritten wird.

Moderne Zeiterfassungsprogramme ermöglichen es, die Arbeitsschritte des Mitarbeiters, seine Pausen und Abwesenheiten detailliert nachzuverfolgen und zu dokumentieren. So entsteht eine umfassende Sammlung sensibler Daten. Diese darf natürlich nicht missbräuchlich zur Überwachung des Personals verwendet werden. Die Zeiterfassung muss deshalb mit den Persönlichkeitsrechten ebenso wie mit dem Datenschutz nach der EU-Datenschutzgrundverordnung konform gehen. Dafür ist auch genau zu definieren, welche Daten wo und von wem erfasst und verwaltet werden. Dies sind in der Regel nur der Arbeitgeber und der Mitarbeiter selbst. Darüber hinaus noch das Personal, das mit der Datenpflege betraut ist. Bei Bedarf und auf Nachfrage des Mitarbeiters muss offengelegt werden können, wer Zugriff auf alle erfassten Daten hat.

Unternehmen, die wachsen oder sich zukunftsorientiert aufstellen wollen, wählen den Weg der Softwaremiete statt des Softwarekaufs. Gemietete Softwarelösungen zur Zeiterfassung bieten nicht nur eine deutlich höhere Investitionssicherheit. Dank der niedrigeren Anschaffungskosten und kürzeren Vertragslaufzeiten bieten sie auch ein Mehr an Flexibilität.  
Mit dem Mietmodell erübrigt sich eine hohe Anfangsinvestition für Ihren gewünschten Softwareumfang. Sie verteilen die Kosten ganz einfach über Ihre Vertragslaufzeit. Passend zu sich ändernden Anforderungen können Sie Funktionen, Services und Extras hinzubuchen, aber auch kündigen. Sie zahlen genau für das, was Sie brauchen bzw. nutzen.