La estandarización de los registros de facturación es uno de los diversos objetivos que persigue la Ley Antifraude o contra el Fraude Fiscal. Está íntimamente ligada al proceso de certificación del software. Y se prevé que sea una de las claves que permitan un mayor control tributario.
¿Qué son los registros de facturación?
A partir de 2024, cuando lleves la facturación a través de un sistema informático, será obligatorio que con cada tarea del proceso se realice un registro. En él, quedarán reflejados dos tipos de registros:
- El de alta tendrá lugar cuando emites una nueva factura o rectificas una antigua.
- El de anulación procede cuando emites erróneamente una factura.
En los registros de alta constarán dos tipos de datos. Por un lado, figurarán varias indicaciones referidas a la factura y la operación que documenta. Por otro, aparecerán reflejados otros relacionados con las circunstancias del propio registro:
- Número y, en su caso, serie de la factura anterior, fecha de expedición y parte de la huella o hash de su registro, cuando no se trate de la primera factura expedida.
- Código de identificación del sistema informático utilizado.
- Código identificativo de carácter alfanumérico correspondiente al registro.
- Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro.
En los registros de anulación, constará una información semejante. No obstante, la referida a la factura cuyo registro se anula es menos extensa. Se centra en la identificación de la factura y de quien la expide. Por otro lado, tampoco incluye parte de la huella o hash de la factura precedente.
¿En qué consiste la estandarización de registros de facturación?
Supone que todas las facturas realizadas por los obligados a este nuevo sistema se efectúen conforme a un mismo formato. Por tanto, cada vez que emites una factura o anulas su registro, debe aparecer información referida a los mismos campos.
Con los registros de facturación, aparece un nuevo protagonista en escena: ahora también importan las tareas del proceso de facturación. Cada vez que haces algo relacionado con una factura, tiene que quedar un registro y una traza detallado.
¿Para qué sirve?
Con la estandarización de registros de facturación se busca alcanzar varios objetivos:
- Obtener una mayor seguridad jurídica. Como obligado a facturar, no solo sabes a qué estás obligado, sino también cómo lo tienes que hacer.
- Facilitar las comunicaciones con la Administración. Cuando esta realiza algún requerimiento, la información puede compartirse en su formato original. Los nuevos sistemas deben garantizar que esta no haya sido alterada.
- Simplificar la lectura por sistemas automatizados. Con ello, se logra una llevanza más rápida y cómoda de las obligaciones de facturación. Además, esto es paso previo para poder facilitar la remisión inmediata de los registros, dentro del sistema VeriFactu.
- Posibilitar nuevos servicios de asistencia de la AEAT a los contribuyentes. Con un formato estándar en los registros de facturación es más sencillo manejar el volumen de datos necesario.
- Incrementar el control tributario. Va a ser más sencillo que la AEAT vigile en tiempo real que la información de los registros es congruente y no está sufriendo alteraciones.
- Facilitar el cumplimiento de obligaciones fiscales. En tener toda la información de ingresos en el programa informático, resulta mucho más sencillo volcarla a la contabilidad y generar los modelos tributarios correspondientes, o transmitirla al asesor fiscal para que realice dicho trámite.
Los datos empresariales están en plena revolución y la estandarización de registros de facturación es una fase del proceso. Las implicaciones en la gestión, el cumplimiento de las normas y las condiciones de competencia serán de envergadura. Es importante contar con un proveedor de software que te sirva las mejores soluciones. Adaptadas al cambio normativo y que aprovechan todo el potencial tecnológico para tu negocio.