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Cómo numerar tus facturas

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La emisión de facturas es una actividad muy importante dentro de la empresa y debe cumplir una serie de normas. Explicamos cómo numerarlas.

  • Las facturas de cada serie deben ser siempre correlativas y emitidas en orden cronológico
  • Es recomendable tener diferentes series de facturación para un mayor control del negocio

Aprender a numerar las facturas es una cuestión muy importante de la que a veces nos olvidamos al comenzar nuestra actividad. No solo se trata de aplicar la normativa de Hacienda respecto a la numeración de las facturas emitidas, sino que llevando este control estaremos también cumpliendo con nuestras obligaciones contables. De esta forma completaríamos, según la normativa, los libros de registro y nos será muy útil tener bien organizada la facturación de nuestro negocio.

En el artículo 6 del reglamento que regula las obligaciones de facturación podemos encontrar el contenido obligatorio que todas las facturas emitidas deben tener. Concretamente el punto 1 a) explica cuáles son las normas por las que se debe regir la numeración y uso de series de facturación.

¿Qué contenido deben tener las facturas?

Las facturas, para que sean válidas, deben contener cierto contenido mínimo. Un requisito muy importante para numerar las facturas es que deben ser correlativas. Si la última factura expedida es la A215 del 16/04/2019, la siguiente tiene que tener una fecha igual o posterior a esta con numeración A216. Podremos utilizar diferentes tipos de series que deberán estar perfectamente identificadas.

Otras obligaciones en cuanto al contenido de la factura son:

  • Siempre debe aparecer la fecha de emisión. Si la misma es diferente a la de realización del trabajo, deberá incluirse esta también.
  • Datos fiscales completos tanto del emisor como del receptor: número de identificación fiscal, nombre y apellidos o razón social y domicilio.
  • Descripción de las operaciones, así como todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto.
  • El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia, si procediera.
  • Porcentaje de retención en el IRPFsi somos autónomos.
  • Si alquilamos un inmueble, deberá incluirse el tipo impositivo del IVA y el porcentaje de retención del IRPF para alquiler de locales industriales, de negocios o de terrenos en zonas urbanas
  • El importe total a pagar.

¿En qué casos se deben emitir facturas con diferente serie?

La emisión de facturas con diferentes series es una posibilidad contemplada dentro del reglamento de Facturación. Existen casos en los que emitir facturas con series diferentes es de carácter obligatorio, como ocurre con:

  • Emisión de facturas rectificativas que corrijan facturas anteriores.
  • Emisión de facturas que se expidan conforme a la disposición adicional quinta del reglamento del IVA, sobre entregas de bienes y prestaciones de servicios en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa. Las facturas en que se documente cada operación tendrán una serie especial de numeración.
  • Facturas emitidas por el destinatario de la operación o por terceros.
  • Facturas emitidas por las entregas de los siguientes productos: teléfonos móviles, consolas, ordenadores portátiles y tabletas digitales, plata, platino y paladio. En los ordenadores portátiles y tabletas digitales, solo se aplicará cuando el importe total de las entregas exceda de 10.000 euros, excluido el IVA, o si el destinatario es empresario o profesional revendedor de estos bienes, cualquiera que sea el importe de la entrega.

Así mismo, deberán expedirse las facturas en una serie especial y consignarse por separado, en su caso, en el libro registro de facturas expedidas, las operaciones intragrupo que se realicen entre entidades.

Sin embargo, aún sin ser obligatorio, existen casos en los que llevar series distintas puede considerarse recomendable para una mejor gestión del negocio. Y así lo corrobora el artículo 6 del Reglamento de Facturación se expone que “se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza”.

Puede resultar muy útil que si se cuentan con diferentes establecimientos, por ejemplo, se lleven series de facturación distintas. De esta forma, podremos aplicar una contabilidad analítica de forma mucho más sencilla y ver la rentabilidad de cada establecimiento. Lo mismo podemos hacer cuando se comercializan diferentes productos o se tienen diversas líneas de negocio.

Sea como fuere, las facturas de cada serie deben ser siempre correlativas y emitidas en orden cronológico.

¿Tenemos que cambiar de numeración al iniciar un nuevo año?

La respuesta a esta cuestión es no. No existe una obligación que nos lleve a tener que cambiar la numeración de las facturas al cambiar de año. No obstante, sí es el único momento donde Hacienda nos permite realizar ese cambio. De ahí que la mayoría de empresas y autónomos aprovechemos el nuevo año para reiniciar la numeración.

En conclusión, cuando comienza el nuevo ejercicio tenemos dos opciones: o seguir con la serie anterior o modificar el número y serie de facturas. Por ejemplo, imaginemos que la último factura del 2019 es A/2019500; para el 2010 tenemos dos opciones: A/2019501 o A/2020001. Nosotros decidimos.

5 recomendaciones para la numeración de las facturas y series de facturación

  1. En primer lugar, se recomienda que la combinación de caracteres que utilicemos combine los siguientes números y letras: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ, sin minúsculas.
  2. Además, si utilizamos espacios en blanco, entre la serie y el número de factura, por ejemplo, se recomienda que solo sea un carácter y nunca más de uno. Además, el número de factura no debe comenzar con espacios en blanco (por lo tanto, texto ajustado a la izquierda).
  3. Se recomienda utilizar caracteres especiales para separar los números de las letras tales como guion medio “-“, guion bajo “_” o barra inclinada “/”.
  4. Como cuarta recomendación, si nuestra numeración de facturas incluye una serie, debe figurar en primer lugar seguida de un espacio o carácter especial y, por último, el número.
  5. Finalmente, debemos prestar atención a disponer de una solución de contabilidad y facturación que nos permita invertir menos tiempo en gestionar la facturación y los pagos y más tiempo en hacer crecer el negocio.

¿Cuánto crees que sabes sobre facturación?

Si tienes un negocio autónomo o una pequeña empresa, en esta guía entenderás porqué la facturación es un proceso esencial para tu negocio.

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