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Cómo numerar tus facturas

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Numerar las facturas correctamente nos ayudará a llevar al día las cuentas de nuestra empresa. En este post con contenido actualizado te explicamos cómo hacerlo de una forma fácil y sencilla.

  • Las facturas de cada serie deben ser siempre correlativas y emitidas en orden cronológico
  • Es recomendable tener diferentes series de facturación para un mayor control del negocio

Aprender a documentar y numerar las facturas es una cuestión muy importante de la que a veces nos olvidamos al comenzar una actividad. Y lo cierto es que nos ayudará a llevar al día nuestras cuentas e impuestos.

Contenido del post

  1. La regla general: numeración correlativa
  2. ¿Qué contenido deben tener las facturas?
  3. Casos especiales de facturación
  4. ¿En qué casos se deben emitir facturas con diferente serie?
  5. Casos en los que puede ser recomendable emplear distintas series
  6. Qué hacer ante un nuevo año
  7. 6 recomendaciones para la numeración de las facturas

Además, no olvidemos que la información provista por la facturación tiene una relevancia transversal dentro de la empresa. Todos los departamentos la utilizan para establecer previsiones, fijar objetivos, realizar informes, etcétera.

1) La regla general: numeración correlativa

Un requisito muy importante para numerar las facturas es que deben ser correlativas. Es decir, deben ir una tras otra en una sucesión inmediata dentro de una misma serie. Así, si tomamos una factura posterior a otra, la última siempre debe tener un número más elevado. Por ejemplo, si hoy emitimos la factura A457, la siguiente dentro de esa serie será la A458.

2) ¿Qué contenido deben tener las facturas?

Las facturas deben cumplir cierto contenido mínimo:

  • Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
  • La fecha de su expedición. También constarán, si son distintas a la de expedición, la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado.
  • Datos fiscales completos tanto del emisor como del receptor: número de identificación fiscal, nombre y apellidos o razón social y domicilio.
  • Descripción de las operaciones, así como todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto.
  • El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones. Por ejemplo, incluiremos, en su caso, el del recargo de equivalencia, si procede. Además, si se aplica cualquier otro impuesto indirecto diferente del IVA, también indicaremos el correspondiente tipo de gravamen.
  • La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
  • Porcentaje de retención en el IRPF si somos autónomos.
  • El importe total a pagar.

¡Comparte! Descubre el contenido mínimo que deben tener tus facturas.

3) Casos especiales de facturación

En determinados supuestos, una factura tiene que tener algún contenido especial, como:

  • Si la operación está exenta del IVA, contendrá una referencia a las disposiciones correspondientes la directiva comunitaria del IVA o a los preceptos correspondientes de la ley del IVA o una indicación de que la operación está exenta.
  • En las entregas de medios de transporte nuevos a que se refiere el artículo 25 de la ley del IVA, se incluyen sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
  • Si la factura la emite el adquirente o destinatario, figurará la mención «facturación por el destinatario».
  • En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, figurará la mención «régimen especial de las agencias de viajes».
  • En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, figurará la mención «régimen especial de los bienes usados», «régimen especial de los objetos de arte» o «régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».
  • Si aplicamos el régimen especial del criterio de caja, haremos la mención «régimen especial del criterio de caja».
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Una buena facturación impulsa todas las áreas de una empresa.

4) ¿En qué casos se deben emitir facturas con diferente serie?

La emisión de facturas con diferentes series es una posibilidad contemplada dentro del reglamento de facturación. Existen casos en los que emitir facturas con series distintas es de carácter obligatorio, como ocurre con:

  • Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros. En estos casos, utilizaremos una serie por cada uno de ellos.
  • Facturas rectificativas.
  • Determinadas facturas empleadas en procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
  • Facturas emitidas por las entregas de los siguientes productos: teléfonos móviles, consolas, ordenadores portátiles y tabletas digitales, plata, platino y paladio. En los ordenadores portátiles y tabletas digitales, solo se aplicará cuando el importe total de las entregas exceda de 10.000 euros, excluido el IVA, o si el destinatario es empresario o profesional revendedor de estos bienes, cualquiera que sea el importe de la entrega.
  • Las relacionadas con determinadas operaciones intragrupo. Estas facturas deberán expedirse en una serie especial y consignarse por separado, en su caso, en el libro registro de facturas expedidas.

5) Casos en los que puede ser recomendable emplear distintas series

Aun sin ser obligatorio, existen casos en los que llevar series distintas puede considerarse recomendable para una mejor gestión del negocio. El propio reglamento establece que “se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen”. Además, ejemplifica los siguientes supuestos:

  • Cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientosdesde los que efectúe sus operaciones.
  • Cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.

Puede resultar muy útil que, si se cuenta con diferentes establecimientos, por ejemplo, se lleven series de facturación distintas. De esta forma, podremos aplicar una contabilidad analítica de forma mucho más sencilla y ver la rentabilidad de cada establecimiento. Lo mismo podemos hacer cuando se comercializan diferentes productos o se tienen diversas líneas de negocio.

6) Qué hacer ante un nuevo año

No existe una obligación que nos lleve a tener que cambiar la numeración de las facturas al cambiar de año. Simplemente, debemos llevar una sucesión correlativa dentro de la misma serie.

No obstante, sí podemos introducir el año en la combinación de caracteres de la numeración. De ese modo, podremos reflejar, dentro de esa combinación, una parte que vaya sucesivamente creciendo a medida que pasa el ejercicio.

7) 6 recomendaciones para la numeración de las facturas

La Agencia Tributaria nos ofrece en su web algunos consejos para numerar facturas:

  • El juego de caracteres recomendado es 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ.
  • Se recomienda el uso de letras mayúsculas en lugar de minúsculas.
  • De emplear el espacio en blanco, solo uno.
  • Podemos introducir caracteres especiales como el guion medio «-«, el guion bajo «_», la barra inclinada normal «/», o el punto «.».
  • Si la identificación de la factura incluye la serie, se recomienda que figure en primer lugar. A continuación, con un espacio en blanco por medio, pondríamos el número de factura.
  • El número de factura no debe comenzar con espacios en blanco. Por lo tanto, el texto debe ir ajustado a la izquierda.

Finalmente, debemos prestar atención a disponer de una solución de contabilidad y facturación que nos permita invertir menos tiempo en gestionar la facturación y los pagos, y más tiempo en hacer crecer el negocio.

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