En general, todo autónomo necesita llevar un registro contable de sus operaciones económicas mediante anotaciones (asientos) en el Libro Diario.
Lo habitual, hasta hace unos años, era que los profesionales y pequeñas empresas tuvieran un libro o cuaderno físico en el que ir haciendo esas anotaciones. Esto implica tener que pasarle el libro a la asesoría o al contable en determinados momentos del ejercicio, para que éste clasificara y gestionara los hechos contables necesarios para las distintas liquidaciones y declaraciones, así como la legalización de los libros correspondientes de cada ejercicio.
Las cosas han evolucionado, y la contabilidad se lleva en formato digital, mediante software y soportes digitales. Bueno, pues para muchos, la evolución ha llegado a la contabilidad y, por ejemplo, el usuario de Sage Facturación, sólo tiene que preocuparse de emitir sus facturas a clientes y de registrar sus facturas recibidas, para que la propia aplicación vaya confeccionando el libro diario.
Si eres comerciante o realizas una actividad mercantil, debes cumplir con la normativa recogida en el Código de Comercio y legalizar el Libro Diario presentándolo en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio contable. Es decir, si el ejercicio termina el 31 de diciembre, será necesario presentarlo antes del 30 de abril.
Aunque tradicionalmente se imprimen, encuadernan y se presentan los diversos tomos del Libro Diario en el Registro Mercantil de la provincia en la que se está inscrito, la verdad es que el estado de la tecnología en cuanto a soluciones de contabilidad online ha facilitado la evolución al entorno digital, y ahora, lo mejor es presentarlo de forma telemática.
El propio Registro Mercantil facilita, en la sección de Legalización de Libros, el software para preparar el fichero que presentar como Libro Diario. Hay que descargarse el programa Legalia, y RLegalia para firmarlo. En esa misma sección proporciona los manuales con la ayuda y descripción de todo el proceso.
Para el caso general de autónomos que no realicen actividad mercantil, los que van por estimación directa simplificada o los que están acogidos a Recargo de Equivalencia, no es necesaria esta legalización, pero es necesario que mantengan al día su Libro Diario para el caso de una inspección de Hacienda. De nuevo, los usuarios de Sage Facturación no se tienen que preocupar por esto, pues la aplicación va automatizando y registrando todos los asientos contables según las operaciones que corresponden a la gestión de sus facturas, pagos y cobros.