Cuando comienzas la aventura de ser autónomo o a montar tu propia empresa, te enfrentas a un amplio abanico de terminologías que probablemente antes no estaban en tu lenguaje cotidiano. Así, desde el momento que empieces a vender tu producto o servicio y tengas que facturar, deberás diferenciar entre las facturas de venta que emites y las facturas de gastos o compras que recibes. Todo por un grueso muy sencillo. A efectos prácticos, en las facturas emitidas es donde aparece el IVA que más tarde pagarás; y en las recibidas, el IVA que podrás desgravar en tu declaraciones de IVA.
No obstante, dentro del laberinto de las facturas, existe una especie muy particular que no tiene ninguna validez fiscal ni contable. Hablamos de las facturas proformas. Un error muy común es identificarla como una factura ordinaria. Sin embargo, una proforma equivale a un presupuesto u oferta comercial (salvando las distancias) provisional que se emite con la finalidad de que el comprador disponga de información completa sobre los bienes o servicios de la compraventa. A continuación, os contamos todos los detalles sobre este documento.
Cuándo usar una factura proforma
La factura proforma es un documento que emite el proveedor con la finalidad de que el comprador disponga de toda la información necesaria sobre los elementos que componen la transacción. Su emisión suele coincidir con momentos previos a la realización de la operación, aunque no supone un compromiso de que esta se vaya a realizar ni una obligación de pago. Debe existir una aceptación expresa por parte del que la recibe que se formalizará con una factura comercial.
Uno de los usos que tiene la factura proforma es el relativo a la apertura de créditos. Es decir, seguramente tendrás que hacerles entrega de una factura proforma del bien que se va a adquirir con el dinero solicitado, quedando así justificada esa petición de dinero. También en los casos de comercio exterior se usa para justificar el envío de mercancía sin ningún valor comercial, como pueden ser las muestras, la tramitación de una licencia de importación, etc.
Cómo hacer una factura proforma
Los más destacado en cuanto a las características que debe tener es que en la misma debe aparecer explícitamente que es una «factura proforma». Por el resto, debe llevar casi los mismos requisitos que en una factura ordinaria. Deberá aparecer tu información y los datos de tu empresa, junto a los datos fiscales completos del cliente al que va dirigido.
El resto de los datos serán los que quieras dar a conocer a tu cliente. Por ejemplo, la descripción de la mercancía, cantidad y precio, formas de pagos, impuestos, etc. Recuerda que una factura proforma en ningún caso es una factura ordinaria, por lo que ha de pertenecer a otra serie numérica o, simplemente, no ir numerada para que no haya ningún equívoco al respecto.
¿Se pueden contabilizar las facturas proforma?
Una factura proforma no se puede contabilizar, ya que, como se ha dicho, no es una factura real sino un «espejo» de esta. De ahí la importancia de destacar en un lugar bien visible que es una factura proforma para que no de lugar a confusión.
Además, al no tener una validez contable ni fiscal, para la Agencia Tributaria una factura proforma es, por decirlo de alguna forma, humo. Es importante saber esto, pues la Agencia Tributaria nunca te aceptará una factura proforma como un documento fiscal válido en caso de requerimiento o inspección.
Diferencias entre una factura proforma y un presupuesto
En términos generales, se podría decir que se usa una proforma cuando llevas una relación más avanzada con el cliente para darle información mucho más clara y detallada de la futura operación. Además, el presupuesto no tiene ni por qué tener aspecto de factura. Seguramente más de una vez hayáis recibido un presupuesto en el que ni siquiera se envía un documento, sino que indican la cuantía en el cuerpo del correo. Para que nos entendamos, el presupuesto queda menos formal que una factura proforma.
No obstante, también depende mucho del sector en el que nos encontremos. Por ejemplo, la factura proforma sirve para operaciones de crédito o financiación ya que las entidades solicitan este comprobante para que quede justificada la solicitud de dinero. Sin embargo, en muchas ocasiones en el sector servicio suelen hacer un presupuesto debido a la dificultad de prever el coste final o si lo que se quiere que el cliente estudie la oferta y se coloquen productos opcionales.