La période de la déclaration à l’impôt des personnes physiques, qui, pour les experts-comptables, s’étend jusqu’à la date-butoir de fin octobre (en 2021, elle fut exceptionnellement repoussée au 8 novembre), est souvent synonyme de journées parmi les plus chargées et stressantes pour les experts-comptables. En plus de l’échéance de l’impôt des personnes physiques (particuliers, indépendants et entrepreneurs), cette période coïncide également avec les dates-butoir pour la déclaration à l’impôt des sociétés et les déclarations de TVA du troisième trimestre.
Il existe de nombreuses possibilités pour rendre cette période moins chargée et pour faire en sorte que tout se passe plus facilement et plus efficacement pour votre cabinet comptable et pour vous-même.
Dans cet article, nous passons en revue une série de conseils qui vous seront très utiles.
Nous y traitons des points suivants :
- Occupez-vous très tôt de l’impôt des personnes physiques
- Faites face au stress de l’impôt des personnes physiques
- Incitez vos clients à agir sans délai
- Encouragez vos clients à utiliser un logiciel comptable
- Passez à l’automatisation
- Gérez vos effectifs
- Automatisez vos communications
- Conclusion sur la manière de rendre l’impôt des personnes physiques moins stressant
Occupez-vous très tôt de l’impôt des personnes physiques
Le fait d’inciter vos clients à s’atteler à leur déclaration fiscale bien en amont et à tenir à jour une gestion de qualité à l’aide d’un logiciel comptable vous simplifiera la vie. Vous avez également la possibilité de recourir à des logiciels de gestion pour votre cabinet afin d’assurer le suivi de vos flux de tâches et d’automatiser d’autres processus.
Cela vous aidera à passer moins de temps sur les tâches manuelles, telles que la saisie de données sur base de récépissés, et à consacrer davantage de temps sur les services qui génèrent de la valeur pour vos clients.
Cela diminuera également votre sensation de stress lors de la période fiscale et de la clôture d’exercice.
Peut-être pouvez-vous utiliser ce temps complémentaire pour informer certains clients d’éventuelles modifications administratives auxquelles ils devront légalement se plier au cours des années à venir, et, le cas échéant, pour préparer votre cabinet aux modifications de la législation.
Faites face au stress de l’impôt des personnes physiques
Selon les chiffres de l’ONSS, avec 225 900 entités, les PME constituaient, au 31 décembre 2020, environ 99,4 % des entreprises pourvoyeuses d’emplois dans le secteur privé belge ; dont parmi elles, 189 521 micro-entreprises employant moins de dix personnes (soit 83,9 % du total).
Pour les gérants de micro-entreprises, gérer leurs impôts peut s’avérer un réel fardeau qui vient s’ajouter à la pression quotidienne que représente la gestion d’une société.
Le temps consacré à la mise à jour des chiffres est également du temps qui ne leur rapporte rien. Résultat ? Certains rassemblent les données le plus tard possible pour ensuite les partager à leur expert-comptable, et souvent de manière désordonnée.
Cela fait peser une pression énorme sur les épaules des équipes fiscales de votre cabinet afin de quémander les documents, d’y mettre de l’ordre et de tout rentrer à temps pour vos clients.
En plus des retards des clients, Caroline Miskin, directrice Tax Practitioner Support auprès de l’Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW), estime que cette période est souvent stressante pour les experts comptables en raison de l’énorme masse de travail que cela implique.
Malgré tout, certains cabinets d’experts-comptables maîtrisent parfaitement le processus grâce à des systèmes qui font en sorte que tout soit rentré largement à temps.
Incitez vos clients à agir sans délai
La première chose à faire pour bien vous préparer est de commencer en amont, déclare Caroline Miskin. Evaluez vos processus dès qu’une période fiscale est bouclée et commencez immédiatement à planifier la suivante.
Passez en revue ce qui a bien ou mal fonctionné et la manière dont vous pouvez adapter vos processus pour collecter et solliciter des informations auprès des clients.Désormais, la plupart des cabinets d’experts-comptables utilisent des logiciels pour procéder aux déclarations d’impôts. Un bon logiciel de gestion est d’ailleurs essentiel pour votre cabinet comptable.
« Nous commençons à voir apparaître davantage de logiciels qui automatisent les demandes d’informations, par le biais d’échanges de données sécurisés, et qui font la chasse aux informations manquantes », déclare Caroline Miskin. « Ils vous indiquent la situation de chaque tâche à chaque instant. »
Fixez des attentes et des règles de base non équivoques pour vos clients et tenez-vous-y.
Souvent, les experts-comptables ont instinctivement tendance à se montrer accommodants avec des clients retardataires dans la mesure où ce sont eux qui paient l’addition, constate Caroline Miskin. Toutefois, les cabinets qui sont le moins sujet au stress ont appris à leurs clients à fournir les informations de bonne heure et n’ont pas dévié d’un pouce des règles établies.
Joanne Harris, directrice technico-commerciale auprès du service comptable Optionis Group, explique qu’en motivant les clients à commencer à rassembler tôt leurs données fiscales, vous vous laissez ainsi du temps pour les vérifier, les re-vérifier, trouver les erreurs et les rectifier avant la date-butoir.
Un logiciel comptable en ligne vous sera d’une grande aide pour mettre de l’ordre dans les informations, enregistrer et collecter celles qui sont nécessaires pour le dépôt des déclarations annuelles, ajoute encore Joanne Harris. Elle conseille par ailleurs d’utiliser un logiciel de gestion et d’organisation des flux afin de programmer des rappels pour le suivi, afin de répondre aux demandes des clients par exemple.
Résultat ? Au lieu de perdre du temps dans des tâches telles que la collecte de reçus, les experts-comptables qualifiés peuvent offrir davantage d’expertise et de services utiles aux clients, par exemple des prestations de planification fiscale.
Encouragez vos clients à utiliser un logiciel comptable
Alison Parsons, directrice du développement Sage pour le bureau comptable Albert Goodman, explique que son cabinet a récolté les fruits d’un effort collectif visant à présenter aux clients les avantages d’un logiciel de comptabilité et de relevés bancaires dans le cloud.
A l’avenir, la comptabilité numérique deviendra sans doute une exigence légale pour de nombreuses sociétés unipersonnelles et de nombreux propriétaires. Ils peuvent le faire avec un logiciel de comptabilité dans le cloud, voire avec un tableur auquel a été ajouté un logiciel de transfert (même si le degré d’efficacité de ce processus n’est pas encore clairement établi à l’heure actuelle).
En veillant à connecter les relevés bancaires avec un logiciel de comptabilité dans le cloud, souligne Alison Parsons, les clients peuvent établir, dans sa forme la plus simple, un livre de caisse qui est tenu à jour et qui est en bonne partie complété automatiquement par le biais de règles prédéfinies. Le gain de temps, pour le gérant, ira jusqu’à 80%, en termes de temps consacré à la mise à jour de documents.
« Cela signifie par ailleurs que nous pouvons désormais contacter les sociétés peu de temps après la clôture de l’exercice pour leur donner une première estimation de leurs impôts, ce qui épargne pas mal de stress à nos collaborateurs et est par ailleurs très apprécié par les clients », déclare Alison Parsons.
« En interne, la tâche qui consiste à tenir à l’œil les échéances des clients est assumée collégialement par tous les collaborateurs. Les associés, les responsables et les conseillers fiscaux sont tenus régulièrement au courant des déclarations fiscales clôturées et de celles qui doivent encore être transmises. »
Tout le monde aspire également à ce que ce processus s’opère à une période nettement plus précoce que ce ne fut le cas les années précédentes, de telle sorte que le gros du travail, pour la déclaration fiscale, soit largement effectué nettement plus tôt, souligne-t-elle. Cela donne plus de temps à l’équipe pour se concentrer sur des clients qui ont peut-être besoin de davantage d’aide pour compléter leurs dossiers.
« En exploitant tout le potentiel des relevés bancaires, des règles, de l’établissement de factures et de la saisie automatique, nous avons réduit le temps que nous consacrons à la préparation des documents de base pour nos clients, ce qui procure plus de temps aux employés pour analyser et examiner chiffres et résultats », déclare Alison Parsons.
« Tout cela signifie que nous allégeons les contraintes de temps des collaborateurs et que nous procurons davantage de valeur aux clients. Par exemple, en incluant la mise à disposition de KPI et de packs de gestion personnalisés dans nos services. Cela leur procure une meilleure perception des performances réelles de la société ainsi qu’une première idée des tendances qui se dessinent. »
« Pour nos clients, il est important de tirer le plus de valeur possible de nos services. Comme nombre de professions, le monde de la comptabilité est un marché concurrentiel. Les cabinets d’experts comptables qui n’exploitent pas la technologie de manière optimale courent le risque de perdre des clients au profit d’autres cabinets qui proposent davantage de valeur. »
Passez à l’automatisation
Chris Smith, directeur chargé de l’impôt des personnes physiques pour le cabinet comptable BKL, déclare que le recours croissant à l’automatisation de processus pilotée par robots (Robotic Process Automation, ou RPA) pour la déclaration à l’impôt des personnes physiques est une excellente chose en particulier pour les équipes fiscales actuelles. Elle peut leur procurer un meilleur contrôle et un meilleur accès, par exemple en matière de dépôts via MyMinfin.
« Pour les conseillers fiscaux, l’automatisation de processus pilotée par robots réduit drastiquement le temps moyen qu’ils consacrent à un dossier, un temps dévolu à des tâches répétitives qui n’enrichissent en rien nos connaissances fiscales », déclare-t-il.
« Le résultat ? Une période fiscale plus efficace et moins stressante. Cela vaut la peine de parler RPA avec votre équipe IT, si ce n’est déjà fait. »
Chris Smith affirme qu’il est crucial de bien cerner les défis qui se profilent pendant la période de déclaration à l’impôt des personnes physiques.
« Les experts-comptables peuvent se retrouver englués dans leurs pratiques », avertit-il. « Peut-être utilisent-ils d’anciens logiciels et n’accordent-ils que peu d’attention aux mises à jour. Peut-être craignent-ils un recyclage avec de nouveaux outils. »
« Mais les logiciels de fiscalité deviennent de plus en plus intelligents. De nombreux logiciels incluent le principe de flux de tâches, des outils d’automatisation et des liens vers MyMinfin. Vous devriez dès lors tirer pleinement parti de ces potentiels. »
« Vous avez également la possibilité d’utiliser ces données l’année suivante à des fins de comparaison, ce qui rendra les prochaines périodes fiscales moins stressantes. »
« Si vous n’êtes pas ouvert au changement, cette période chargée demeurera tout aussi mouvementée qu’elle l’a toujours été, plus qu’il n’est nécessaire, et le niveau de service peut en souffrir. »A mesure que la fiscalité se numérise davantage, l’automatisation passera bien souvent d’un statut optionnel à un statut contraignant. En prenant les devants en matière d’automatisation, les cabinets d’experts comptables peuvent voir ce qui marche le mieux pour eux et s’appuyer sur la technologie afin de diminuer le pic de leur charge de travail en période fiscale.
En vous organisant de la sorte, vous évitez les paniques de dernière minute, source de risques accrus d’erreurs, d’opportunités de planification gâchées, ou d’un service client de mauvaise qualité, ajoute-t-il.
Catherine Livingstone, directrice du cabinet d’experts comptables Wylie & Bisset, encourage ses clients professionnels à s’automatiser autant que possible.
« Il existe désormais des logiciels qui permettent à nos clients de faire de leur comptabilité un processus bien plus rapide et efficace. Les logiciels de comptabilité dans le cloud disposent de nombreux outils qui facilitent la gestion. Par exemple, vous pouvez établir une connexion directe vers votre banque de telle sorte que les transactions soient téléchargées vers votre logiciel. »
« L’automatisation favorise par ailleurs une diminution du nombre d’erreurs et accélère les processus. Qui plus est, le logiciel procure des informations actualisées et exactes, ce qui signifie que nous pouvons procurer de meilleurs conseils à nos clients tout au long de l’année, pas seulement lors de la clôture d’exercice, et qu’ils peuvent ainsi prendre de meilleures décisions. »
« Le logiciel peut également contribuer au bon fonctionnement d’une entreprise dans la mesure où elle peut l’utiliser en déplacement, en n’importe quel endroit, afin d’enregistrer les frais ou de vérifier si un client a payé. »
Gérez vos effectifs
Jo Nockels, contrôleuse financière et directrice commerciale principale pour le réseau d’experts comptables TaxAssist Accountants, affirme qu’il est essentiel de gérer soigneusement ses effectifs en période de déclaration fiscale. Les logiciels de gestion pour cabinet comptable peuvent vous y aider.
« Ils vous procurent une vision claire de toutes les tâches que vous devez accomplir avant la date-butoir et le temps qu’elles vous prendront », déclare-t-elle. « Si vous rencontrez des problèmes de personnel, vous pouvez prévoir la durée des différentes tâches et prendre les dispositions nécessaires afin de disposer des effectifs nécessaires, par exemple en planifiant des heures supplémentaires ou en externalisant vers des comptables de la région. »
Les logiciels dédiés au traitement des preuves de paiement constituent une autre application utile, souligne Jo Nockels. « En les téléchargeant, en prenant une photo, en les scannant ou en les envoyant par courriel, le logiciel est en mesure de saisir les informations contenues dans les reçus et les factures de vente, de formats divers, en un temps record. »
« Ces données sont directement transférées vers les outils comptables dans le cloud. L’opération est efficace et procure aux clients un accès à la situation temps réel de leur société. »
Les portails, permettant d’échanger des documents, sont également de fabuleux outils, ajoute-t-elle encore.
« La poste peut s’avérer lente et peu fiable. Nous avons donc commencé à utiliser des portails pour échanger des documents sécurisés avec les clients », explique Jo Nockels. « C’est une méthode sûre qui nous procure une piste d’audit pour les transferts de documents et les processus d’approbation. »
Automatisez vos communications
Masum Ahmed, associé en fiscalité chez McBrides Chartered Accountants, explique que les communications revêtent une grande importance pour rendre la période qui précède l’échéance moins stressante mais également plus lucrative et plus utile pour les clients.
« Notre équipe marketing fait un excellent travail de communication dans ce registre, recourant à différentes méthodes, notamment par le biais de campagnes sur les réseaux sociaux », souligne-t-il. « Toutes les six semaines, à partir du mois de février, elle envoie un appel aux clients afin qu’ils transmettent leurs informations. »
« Il est essentiel d’instaurer une collaboration avec les collègues de tous les départements, y compris ceux du marketing et des finances de l’entreprise. Ces collègues savent comment parler des avantages qu’il y a à rentrer ses informations dès que possible ou encore des opportunités que cela procure pour la planification fiscale. »
« Par exemple, si nous connaissons les obligations fiscales tôt dans l’année, nous pouvons aider le client à les modifier par le biais de dons, de cotisations de retraite et de transferts d’actifs entre conjoints. »
« Nous insistons sur le fait que plus vite les clients bouclent leur déclaration fiscale, plus ils ont le temps de budgéter et de gérer leurs liquidités. »
« Qui plus est, s’ils ont trop versé à l’administration fiscale, il est dans leur intérêt d’introduire leur déclaration fiscale de façon anticipée. En le faisant à un moment où la charge de travail de l’administration fiscale est moindre, ils recevront potentiellement un remboursement plus rapidement. »
« Nous rappelons souvent aux clients qu’il vaut mieux le recevoir plus tôt dans l’année, au lieu d’un petit cadeau de Noël en avance. C’est alors de l’argent qu’ils peuvent consacrer à leurs vacances d’été. Communiquer au sujet de ce genre d’avantages fait également une grande différence pour l’organisation du travail. »
Le cabinet McBrides encourage également ses clients à collecter leurs données de déclarations tout au long de l’année, de telle sorte à y avoir rapidement accès. La société les informe sur la manière dont il est désormais facile d’utiliser la technologie et d’adopter le cloud.
« Ces dernières années, nous avons encouragé les clients à s’approprier des logiciels afin de rendre les processus plus fluides pour tout le monde », explique Masum Ahmed. « Il y a des avantages à ce que le client ait une meilleure maîtrise de ses données et ne soit pas obligé de partir à la chasse aux récépissés égarés au dernier moment. »
Conclusion sur la manière de rendre l’impôt des personnes physiques moins stressant
L’énorme quantité de travail et la tendance qu’ont les clients à renvoyer leurs données tardivement ont pour effet de rendre la période des échéances encore plus mouvementée et stressante pour de nombreux cabinets d’experts comptables.
Ajoutez-y les éventuelles modifications de la législation et d’autres tâches urgentes et vous comprendrez que les experts comptables sentent leur niveau de stress grimper.
Toutefois, certains prennent aujourd’hui les devants, grâce à de meilleurs processus et à l’adoption des améliorations effectuées au niveau des logiciels de gestion et de comptabilité.
Commencer tôt est essentiel. Tout comme l’évaluation opportune et régulière de vos processus. Communiquer avec les clients est essentiel, et désormais plus facile grâce aux progrès technologiques.
Si vous vous saisissez de ces changements, l’impôt des personnes physiques ne devrait plus être un fardeau. Des processus bien rodés et le recours à des solutions technologiques vous permettront de boucler cette période avec un niveau de stress plus bas qu’il ne l’a jamais été.