Comme toutes les PME, vous produisez et gérez certainement en masse un grand nombre de documents au quotidien, une activité chronophage qui impacte la productivité de l’entreprise. Les solutions de Gestion Electronique de Documents peuvent vous permettre de gagner du temps !
Les PME sont victimes de désordre administratif
Documents relatifs aux clients, aux fournisseurs, aux salariés… l’organisation des flux d’information est essentielle pour préserver la performance d’une entreprise. Mais elle est aussi gourmande en temps ! Bon nombre de PME sont ainsi impactées par un phénomène grandissant de désordre administratif, dû à la répartition des documents dans différents logiciels et matériels informatiques, bien souvent dépourvus de passerelles entre eux. La recherche d’un document précis peut vite relever de la spéléologie, voire de la chasse au trésor !
Une perte de temps souvent accrue par le non accès aux documents en mobilité ou encore la capacité de disposer d’une vision globale de l’information dans l’entreprise. Les collaborateurs sont ainsi victimes de tâches répétitives et chronophages qui les empêchent de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Pourquoi opter pour une centralisation unique de tous les documents ?
L’accès rapide à l’ensemble des données est aujourd’hui indispensable pour gagner en productivité et en efficacité. Solution idéale, la Gestion Electronique Informatisée de Documents en Entreprises (GEIDE) permet de centraliser en un point unique tous vos documents, qu’ils soient d’origine papier ou digitale. Devis, factures, bons de livraison, plans d’actions, business plan, contrats signés, grilles tarifaires… peuvent être retrouvés instantanément !
Autre atout des solutions de GEIDE, elles génèrent des formats numériques de tous les documents, ceux-ci peuvent ainsi être accessibles quel que soit le support utilisé : ordinateur, tablette, smartphone. Chaque document peut ensuite être partagé en interne ou envoyé par mail à vos fournisseurs et clients, un gain de temps non négligeable !
Autres points forts d’une solution de GEIDE :
- Un système de mots-clés permet d’optimiser la recherche pour gagner du temps, l’idéal étant pour cela de mettre en place au sein de l’entreprise une nomenclature de nommage des documents.
- Grâce à un hébergement sur le cloud, vos documents sont protégés d’éventuels sinistres par un système d’archivage sécurisé.
- Un système de gestion des accès permet d’attribuer des droits différents selon les utilisateurs et d’optimiser la confidentialité des informations.
- Des fonctionnalités de sécurité permettent d’authentifier la validité des informations stockées.
Au-delà une intelligence numérique pour gérer vos flux d’information, la solution de GEIDE est un véritable outil de travail destiné à gagner en temps et en efficacité, mais aussi à faire des économies budgétaires liées à la réduction du papier. Vision globale, partage, traçabilité, confidentialité, le capital intellectuel et les connaissances de l’entreprise sont agrégées puis gérées en un point unique, accessible en tout lieu, à tout moment et sur tous supports.
Sage ScanConnect : une solution complète d’automatisation du traitement des factures
Certaines tâches simples, souvent les plus rébarbatives, peuvent vite devenir récurrentes. La saisie de données, par exemple, est une tâche particulièrement chronophage, surtout quand on sait que des erreurs seront inéluctablement commises. L’erreur est humaine après tout. Le problème, c’est qu’une seule faute de saisie requiert parfois beaucoup de temps pour pouvoir la résoudre. Tout commence par un résultat erroné, puis s’ensuit une recherche fastidieuse pour repérer, au bout de 20 minutes, une simple virgule au mauvais endroit.
Sage ScanConnect est une parfaite illustration de solution optimisant votre efficacité. Elle offre une automatisation complète de la gestion de vos factures fournisseurs et améliore à la fois la qualité et la fiabilité de vos informations tout en vous procurant un contrôle sur vos échéances.
Grâce à cet outil, vous divisez le délai de traitement de vos factures fournisseurs par 5 et réduisez son coût de 60%. Chaque étape du flux sera accélérée : rapprochement de devis, de saisie, d’approbation ou de classement et vous serez en capacité de mettre en place un vrai système de collaboration avec les workflows de validation. Votre processus de traitement des factures sera plus sûr. En effet, Sage ScanConnect est basée sur des moteurs OCR (Optical Character Recognition, ou océrisation) puissants et sur un algorithme de reconnaissance intelligent, vous permettant ainsi d’obtenir des données fiables qui seront automatiquement transférées en base Sage 100 Comptabilité et archivées. En somme, la GEIDE simplifie et automatise le parcours de vos données, de la validation des managers jusqu’aux factures dématérialisées. Toujours renseigné clairement sur l’état d’avancement du traitement de vos documents, vous gardez le contrôle, et n’aurez plus aucune mauvaise surprise !
Besoin de passer à une dématérialisation, un classement et un partage de l’ensemble des documents de votre entreprise ?
Gestion des documents : du papier à l’intelligence numérique
