Een klein bedrijf runnen, houdt in dat u veel verschillende zaken moet regelen.
Van proberen meer klanten te werven en te bedienen, tot relaties bouwen, factureren, betaald worden, betalen voor benodigdheden en materialen, en mensen managen – plus tal van andere taken – er is genoeg om uw tanden in te zetten.
Veel mensen merken dat ze meer tijd besteden aan het draaiende houden van de wielen dan aan het vooruit gaan. Met andere woorden, meer werken in het bedrijf dan aan het bedrijf.
“De gemiddelde kmo in het VK jaagt op eender welk moment vijf openstaande facturen na, met een gemiddelde van 8.500 pond (9.930 euro) die verschuldigd is. Dit is ongeveer goed voor 1,5 uur per dag” – Tide
Daarbovenop spenderen beslissingsnemers en senior leiders in een klein bedrijf tot 12 uur – of 30% van hun werktijd – per week aan deze taken.
Er zijn veel uitdagingen geweest de laatste tijd – maar ook veel kansen. Ervoor zorgen dat u deze op de juiste manier beheert, kost tijd, die schaars is.
Een van de belangrijkste oplossingen voor dit probleem is het gebruik van automatisering. Maar hoe doet u dat, en zorgt u ervoor dat u het op een manier doet die aansluit bij de noden van uw bedrijf, en u helpt om kansen optimaal te benutten?
We behandelen dit en meer hieronder:
- Stap 1: Neem de tijd om te identificeren wat het meeste pijn doet en waarom
- Stap 2: Schat in hoeveel impact het probleem en de oplossing zouden hebben
- Stap 3: Definieer het probleem: zijn het mensen, processen of systemen?
- Stap 4: Daar is een app voor – en soms is die gratis
- Conclusie
Stap 1: Neem de tijd om te identificeren wat het meeste pijn doet en waarom
Wat we hiermee bedoelen, is dat in plaats van te focussen op de impact (we betalen zoveel euro aan bankkosten elke maand), u beter focust op het waarom.
Oorzaakanalyse staat hierbij centraal.
Het is het waard de tijd te nemen om te begrijpen wat er achter de problemen zit. Bijvoorbeeld, oplopende bankkosten zouden er kunnen zijn doordat facturen te laat betaald worden.
En ze worden misschien laat betaald omdat u het ofwel niet makkelijk maakt voor uw klanten om u te betalen, of omdat u hen niet voldoende op tijd herinnert.
Dus wat zou u kunnen doen om deze uitdagingen op te lossen?
Hier zijn drie zaken om te proberen:
Voeg betaalknoppen toe aan uw facturen
Klanten ontvangen een factuur via e-mail die een ‘betaal nu’-knop bevat, die linkt naar een betalingsprovider, zoals Mollie. Dit laat u toe betalingen snel en veilig aan te nemen rechtstreeks vanop de factuur.
Het maakt het ook makkelijker voor uw klanten om te betalen.
Implementeer een geautomatiseerde oplossing voor kredietcontrole
U kunt uw e-mailprovider integreren met software om automatisch tijdige mails en berichten met betalingsherinneringen naar klanten te sturen, net zoals afschriften, ontvangstbevestigingen van betalingen en andere zaken.
En dat terwijl u een professionele, beleefde standaard onderhoudt en tijd uitspaart.
Controleer regelmatiger de kredietwaardigheid van klanten
U kunt software gebruiken die u helpt uw beoordeling van de kredietwaardigheid van klanten te verbeteren via kredietrapporten die de financiële positie van een klant aantonen.
Stap 2: Schat in hoeveel impact het probleem en de oplossing zouden hebben
We hebben het hier niet enkel over ‘denk aan het geld’, alhoewel het uiteindelijke eindresultaat gebruikelijk uw cashflow beïnvloedt.
Het zou iets kunnen zijn dat geleid heeft tot personeelsafwezigheden en -verloop, klantverloop of een gebrek aan klantenwerving. Bijvoorbeeld, als u om een ontevreden klant te bedienen meerdere teams nodig heeft, is het gebruik van e-mail en het verzenden van bijlages niet altijd de manier om flexibel samen te werken.
Inefficiënt samenwerken zou kunnen leiden tot het verlies van een klant.
In dit geval zou het gebruik van virtuele whiteboard-software geïntegreerd met chatberichten en documentopslag resulteren in het veel sneller oplossen van een klantendienstprobleem.
En laten we niet vergeten dat naleving voor veel hoofdpijn kan zorgen als het niet correct gebeurt.
Om conform te zijn, moet u uw data en administratie op orde houden en veilig bewaren. Nog beter is het als uw accountant of boekhouder aan de informatie kan via software om u te ondersteunen met advies.
Zorg ervoor dat u van verbeteringen een prioriteit maakt om de stapsgewijze verandering te krijgen die u nodig heeft op basis van impact. Maak ook gebruik van de juiste business intelligence om u te leiden en prestaties te meten.
“Grotendeels geautomatiseerde bedrijven hebben 6 keer meer kans op een omzetgroei van meer dan 15%” – Thinkautomation.com
Stap 3: Definieer het probleem: zijn het mensen, processen of systemen?
Hoeveel automatisering ook kan helpen, het is belangrijk om een duidelijk begrip te hebben van of het probleem afhangt van mensen, processen of systemen.
Bijvoorbeeld, hebben uw mensen de juiste vaardigheden? Bevat het gebruikte proces duplicatie? Communiceren de betrokken systemen met elkaar, of zorgen ze voor meer handmatig werk om data te verplaatsen en door te geven?
Automatisering toevoegen, kan helpen om een proces te versnellen – als het proces zelf het juiste is om te gebruiken, het uitgevoerd wordt door de juiste persoon en het de gewenste impact heeft op andere verbonden processen of activiteiten.Stap 4: Daar is een app voor – en soms is die gratis
Er zijn tal van opties om u te helpen uw processen te automatiseren – maar het is nuttig als ze kunnen communiceren met uw kernsystemen.
Wanneer u op zoek bent naar een oplossing, kijk dan zeker uit naar:
- Mogelijkheden: zorg ervoor dat wat u kiest in lijn is met de functionaliteiten die u geïdentificeerd heeft als ‘must haves’ en zoveel mogelijk met de ‘nice to haves’.
- Flexibiliteit: probeer vooruit te denken. Gaat de oplossing voor u werken, nu en in de toekomst?
- Integratie: u probeert administratie te verminderen, niet toe te voegen. Zoek een oplossing die kan samenwerken met andere oplossingen.
- Ondersteuning: u bent misschien technisch aangelegd, of misschien niet. In ieder geval kan er een moment komen waarop u hulp nodig heeft – een goed ondersteunend systeem kan cruciaal zijn.
U kunt uw opties voor integraties uitzoeken in een app-marktplaats, die zorgvuldig geselecteerde oplossingen zoals Zapier host die integreren met bedrijfsbeheersoftware.
Conclusie
U denkt misschien, “oké, maar het is allemaal zo slecht niet, ik red het wel.” Stel uzelf echter een paar belangrijke vragen: “Is het nodig?” en “Wat is de kost van het gewoon te redden?”De pandemie heeft geleid tot een toename aan automatisering, maar veel bedrijven waren gefocust op gewoon online raken.
Welnu, dat is niet de enige plaats waar kansen liggen.
Stel u eens voor dat u door uw dag gaat, zaken gedaan krijgt, wetende dat de planningen geoptimaliseerd zijn, klanten de service krijgen die ze nodig hebben, leveranciers en facturen betaald worden, marketingcampagnes gelanceerd worden, uitgaven en verkooptransacties via elk kanaal verantwoord zijn – en dat alles met weinig werk vereist van u.
En bedenk hoe uw avonden, weekends en banksaldo eruit zouden kunnen zien als resultaat.