Hoe weet u zeker dat het werk en de middelen die u investeert in uw bedrijf een directe impact hebben op uw groei en bedrijfsresultaten?
Hiervoor moet u inzicht krijgen in uw bedrijf. U moet niet alleen de eindresultaten zien, maar ook alles daarvóór.
Het is echter al moeilijk genoeg om de informatie voor uw neus te krijgen, zonder dan nog te moeten interpreteren wat het allemaal betekent. Hoe kunt u koppijn door teveel informatie vermijden?
Er is een oplossing en die is ingebouwd in de meeste moderne boekhoudsoftware.
Aansturen met data: inzicht krijgen via dashboards
De meesten van ons hebben al eens een grafiek gecreëerd in een spreadsheet-applicatie.
Het enige dat nodig is, is een paar kolommen met cijfers markeren, vervolgens op het grafieksymbool in de werkbalk klikken en de stappen volgen. Hopla – u krijgt meteen een grafiek of een cirkeldiagram dat de cijfers weergeeft.
Moderne boekhoudsoftware gaat nog een stap verder met dashboards.
In slechts een paar klikken kunt u bijvoorbeeld uw winst- en verliesrekening omzetten in een reeks aantrekkelijke tabellen, grafieken en opvallende cijfers.
Carl Reader is een auteur, spreker en expert in kleine bedrijven. Hij zegt: “We zijn in een tijdperk waarin data en rapporten nu voor iedereen van het niveau kunnen zijn dat alleen erg grote bedrijven hadden een paar jaar geleden. Dashboards zijn transformationeel. Ze bieden het bedrijf meer dan gewoon een lijst met cijfers en woorden. Ze vertalen de data naar indicatoren die makkelijk verstaanbaar zijn.”
“Historisch gezien, hebben boekhouders altijd in het verleden geleefd, kijkend in de achteruitkijkspiegel. Nu kunnen ze effectief kijken naar wat er vóór hen aan het gebeuren is. Het is een baanbrekende verandering voor elk bedrijf.”
Uw dashboards kunnen overheadkosten, onkosten en nettowinstpercentages tonen, en meer.
Als data aantrekkelijk en toegankelijk gemaakt wordt, gaan we het waarschijnlijk ook echt begrijpen – en zo kunnen we trends zien en echte inzichten krijgen waar naar gehandeld kan worden.
Drie redenen waarom boekhoudkundige dashboards fantastisch zijn
Het bovenstaande is niet het enige voordeel van dashboards in boekhoudsoftware.
- Live data – weet wat er op dit moment aan het gebeuren is: een grote beperking bij het bekijken van uw data via een gewoon spreadsheet, is dat de data oud is – en vaker wel dan niet is het aan u om deze te updaten. Dashboards, daarentegen, verwerken live data – meestal de KPI’s (key performance indicators) die u in de gaten moet houden. Een dashboard zal altijd de data tonen zoals het nu is, en niet zoals het was wanneer het spreadsheet of rapport initieel gecreëerd werd.
- Dieper graven – dezelfde oude data, nieuwe inzichten: een groot voordeel van dashboards is dat ze vaak interactief zijn. Ze zijn er niet gewoon om naar te kijken! U kunt klikken op een kolom in een grafiek en er de focus op leggen. Dit kan betekenen dat u extra, meer gedetailleerde informatie krijgt over dat cijfer of het kan betekenen dat de rest van het dashboard zich daarnaar bijwerkt.
- Ingebouwde intelligentie – automatisch en slim: dashboards zijn vaak intelligent. De software kent de aard van de data, evenals de ruwe cijfers of andere waarden. Bijvoorbeeld, als u een dashboard maakt met verkoopcijfers waaraan locaties zijn gekoppeld, kan het zijn dat de software dit inziet en op magische wijze een kaart toont met heat spots die de verkoopgegevens weergeven. Dit betekent dat u direct kan zien waar u het meest verkoopt – en welke plaatsen misschien meer aandacht nodig hebben.
Maar hoe vertaalt dit zich naar echte dagelijkse voordelen voor het gemiddelde klein bedrijf? Er zijn vier hoofdmanieren:
- Het bespaart tijd – wat u meer tijd voor uw bedrijf geeft;
- Het zorgt ervoor dat u op de hoogte blijft van uw bedrijf;
- Het maakt veel snellere besluitvorming mogelijk door bruikbare inzichten te bieden;
- Het biedt echte inzichten in elk deel van uw onderneming.
Al deze zaken maken groei mogelijk.
Dashboards moeten echter gekoppeld zijn met een stevige zakelijke basis om de opportuniteiten die voor u liggen ten volle te benutten, en om risico’s te identificeren en te vermijden. Dus, hier zijn negen gebieden om op te focussen – mogelijk gemaakt door een goed gebruik van uw boekhoud-dashboard.
1. Definieer uw doelen en bepaal uw maatstaven voor succes
Maak uw doelen uitdagend, maar haalbaar. Wilt u uw klantbehoud verbeteren, marktaandeel vergroten, een nieuw marktsegment aanboren, of investeren in onderzoek en ontwikkeling? Wees specifiek en maak uw doelstellingen meetbaar.
En gebruik uw dashboard om data met betrekking tot deze gebieden op een regelmatige basis te controleren.
Bedrijfsdoelen zijn vaak te vaag, dus gebruik heel specifieke taal om bewijs te beschrijven voor het halen van uw bedrijfsdoel. Het is dit bewijs dat de basis wordt van wat u meet.
2. Zet zinvolle KPI’s op
KPI’s zijn waar het bij dashboards om draait, en ze regelmatig controleren wordt makkelijk als u uw dashboard correct configureert.
Zorg ervoor dat uw KPI’s relevant zijn voor de doelstellingen van uw bedrijf en voor de bedrijfsprocessen die moeten verbeteren om die doelen succesvol te bereiken.
KPI’s zijn het meest succesvol wanneer ze eenvoudig maar niet te simplistisch zijn, en wanneer managers en medewerkers er een sterk verantwoordelijkheidsgevoel over hebben. Om voor deze betrokkenheid te zorgen, kunt u uw dashboard delen met alle voorname medewerkers die u heeft, of zelfs met externe helpers zoals uw accountant. U kunt zelfs speciale dashboards creëren specifiek voor deze mensen.
3. Ontwikkel methodes om data te verzamelen en te ordenen
Zet een proces op om alle relevante data op te volgen en bij te houden. Rapporteer op een regelmatige basis over trends die uit uw bevindingen naar boven komen. Zorg ervoor dat alle bedrijfsprocessen zijn opgenomen in uw dataverzameling, zoals marketing, omzetgroei, marktaandeel, productkwaliteit, arbeidskracht, training en budgettering.
Zonder deze zaken kan uw dashboard niet accuraat weergeven wat er aan de hand is.
4. Hou uw inkomsten bij versus uw doel
Zorg ervoor dat u uw werkelijke inkomsten bijhoudt versus uw doelinkomsten, niet gewoon elk jaar, maar elke maand en indien mogelijk elke week. Late betalingen kunnen grote schade aanrichten aan de bedrijfsresultaten. U kunt uw dashboard gebruiken om dit in de gaten te houden.
Gebruik een mobiele facturatieapp om factuursjablonen te maken en op te volgen welke verzonden, bekeken en betaald zijn. Aanvaard ook betalingen via een bankiersapp.
5. Hou uw onkosten bij
Dit is waarschijnlijk het enige deel van uw bedrijf dat u echt niet wilt laten groeien. Maar door een deftig overzicht van de onkosten als deel van uw dashboard te hebben, kunt u uw winst projecteren en betere, meer geïnformeerde beslissingen maken over uw geld elders uitgeven.
6. Hou uw concurrentie in de gaten
Deze data valt buiten uw dagelijks boekhouddashboard, maar is niet minder belangrijk.
Het is allemaal goed en wel om te focussen op uw eigen KPI’s en bedrijfsuitgaven, maar het is absoluut noodzakelijk om een duidelijk idee te hebben van waar uw voornaamste concurrenten mee bezig zijn. Uiteraard zou het hacken van hun computernetwerken een duidelijke inbreuk op de cybersecurity zijn, maar er is veel informatie beschikbaar in het publieke domein: kijk door jaarverslagen, zoek op het internet en lees de vakpers en publicaties van vakverenigingen.
7. Meet de efficiëntie van marketing
Effectieve metingen leggen de basis voor toekomstplannen, dus de resultaten bijhouden is de enige manier om uw marketinginspanningen te verbeteren. Het voornaamste is bepalen welke data verzameld moet worden. Uw marketingresultaten kunnen gemeten worden via verkoop, marktaandeel, winkelverkeer, aantal aanvragen, verminderd aantal klachten of andere statistieken. Veel hiervan kan weergegeven worden in een goed geconfigureerd dashboard, waarbij soms data uit andere bronnen erbij gehaald wordt (zoals bijvoorbeeld Salesforce-integraties), wat u dagelijks inzichten geeft.
8. Verbeter de werknemersstatistieken
Topmedewerkers hebben die gemotiveerd zijn, is cruciaal voor het succes van uw bedrijf. Hou de effectiviteit van uw aanwervingsmethodes en retentieniveaus bij, evenals de werknemerstevredenheid en prestaties, en dan zal u weten wanneer aan te nemen, wanneer te ontslaan, hoeveel u spendeert aan uw werkkracht en voor welke ROI.
9. Pas de informatie toe
Analyseer de informatie die u via uw dashboard heeft verzameld, trek conclusies en maak daarop gebaseerde aanbevelingen.
Ontwikkel een plan om opportuniteiten te zoeken om de sterktes van uw bedrijf te demonstreren. Als zwakke punten kritieke belemmeringen zijn voor het succes van uw bedrijf, maak dan een plan om ze te overkomen.
Het oude gezegde over dat u leert uit uw fouten klinkt misschien afgezaagd, maar als het gaat over bedrijfsgroei, is het echt de waarheid.