Uw onkostenbeheer voorbereiden op 2021

Het coronavirus heeft bedrijven over de hele wereld een nieuwe realiteit bezorgd.

We leven in een tijd waarin veel zaken die we als vanzelfsprekend namen, zoals ons kunnen verplaatsen om te gaan werken en vrij onze woning verlaten, ons tijdelijk zijn afgenomen.

Financiële processen zoals onkostenbeheer zijn veranderd omdat bedrijven vanop afstand moesten beginnen werken.

Erg veel mensen werken nu van thuis uit en krijgen te maken met nieuwe technische problemen. Sommigen moeten hun afdelingsprocessen herzien vanwege de lockdowns.

Als u een financieel manager bent, zal het coronavirus voor een grote uitdaging gezorgd hebben. Door deze onverwachte gebeurtenis heeft u zaken anders moeten beginnen doen. Misschien moet u nu rekenen op technologieën die u voorheen nog niet gebruikte of kende.

Echter, niks duurt voor eeuwig en onze data toont dat bedrijfsactiviteiten langzaam aan terugkeren naar het niveau van voor de pandemie.

De ontwikkeling van succesvolle vaccins toont ook dat er licht is aan het einde van de tunnel – en u moet klaar zijn voor een heropleving en in staat zijn om mee te schalen.

Reiskosten beheren

Zakenreizen zullen terugkeren, maar het zal lang duren voor we hetzelfde niveau bereiken van voor het coronavirus, indien dat ooit het geval zal zijn.

McKinsey zegt over de terugkeer van bedrijven en medewerkers naar luchthavens en hotels, dat het in fases zal gaan. Uw onderneming moet de gezondheids- en veiligheidsmaatregelen in de gaten houden, alsook de bereidheid van werknemers om zich te verplaatsen.

Het kan zijn dat binnenlandse en regionale verplaatsingen veel sneller terugkeren dan internationale reizen. In plaats van te vliegen, nadat de lockdown-beperkingen opgeheven zijn, voelen uw medewerkers zich misschien veiliger in de auto om risico’s te beperken.

Elke dag zullen veel bedrijven twijfelen om hun medewerkers terug naar kantoor te doen gaan, vooral als thuiswerken succesvol bleek te zijn tijdens de lockdowns.

U heeft misschien al uw onkostenbeheer aangepast om u hierop voor te bereiden.

De hybride arbeidskracht

Veel ondernemingen hebben op een dagelijkse basis hun beleid gewijzigd om problemen aan te pakken veroorzaakt door het coronavirus.

Werken zal nooit meer hetzelfde zijn, zelfs als we niet precies weten hoe de toekomst er zal uitzien. Werknemers van Google zullen bijvoorbeeld thuiswerken tot de zomer van 2021, terwijl Twitter in mei 2020 aankondigde dat het zijn medewerkers voor altijd van thuis zou laten werken.

Stewart Butterfield, CEO en medeoprichter van chat- en samenwerkingssoftware Slack, zegt dat uw bedrijf deel zal uitmaken van een enorme en belangrijke ommekeer en dat u uw medewerkers misschien nieuwe keuzes moet geven over flexibiliteit, voorwaarden en work/life-balans.

Volgens het Future Forum onderzoek van Slack, willen de meeste werknemers niet terug naar hun oude manier van werken. Slechts 12% wil fulltime op kantoor werken, terwijl 72% een hybride model van afstandswerken wil in de toekomst.

Als de toekomst zal zijn zoals Butterfield verwacht, zal uw financiële afdeling op lange termijn misschien moeilijkheden krijgen door flexibel werken. Als het coronavirus u nog niet gedwongen heeft om inefficiënte processen en technologie in uw bedrijf aan te pakken, zal een hybride werkplaats daar zeker voor zorgen.

U kunt veel uitdagingen op vlak van flexibel, hybride of afstandswerken aanpakken met de juiste tools en technologie. Denk aan toekomstgerichte medewerkerspakketten, investeren in trainingen en ondersteuning, en het gebruik van algemeen beschikbare cloudtools.

Uw processen moeten klaar zijn voor de toegenomen flexibiliteit van de arbeidskracht. Wanneer de lockdown wordt opgeheven, zal het complexer zijn waar en hoe mensen werken. Sommigen zullen terugkeren naar kantoor, anderen blijven thuis werken, en nog anderen zullen voor de hybride aanpak kiezen – een mix van de twee.

U kunt kiezen om de regeling van hybride werken over te laten aan de medewerkers, en ze hun werk rond hun leven laten plannen hoe zij dat willen.

Maar in de toekomst moet u misschien bepaalde dagen aanwijzen voor meetings en samenwerking op kantoor, en afstandsdagen voor het soort werk dat individuele focus vereist. Of u kunt bepaalde weken inrichten voor kantoorwerk en andere weken voor thuiswerk. U moet misschien ook beslissingen maken over de nood aan fysieke kantoren.

Uw onkostenbeheer in verandering

Wat betreft het omgaan met de hybride werkkracht, heeft u misschien al wijzigingen gemaakt aan uw onkostenbeheer als gevolg van de pandemie.

De verschuiving naar werken vanop afstand betekent dat medewerkers eerder geneigd zullen zijn om onkosten in te geven voor hardware, dan voor lunches met klanten. En u heeft misschien nieuwe soorten uitgaven gezien als resultaat van het coronavirus, waar u niet noodzakelijk al een beleid voor had.

Als uw onderneming werknemers heeft die van thuis werken, kunt u aan hen een tijdelijke onkostenvergoeding voor thuiswerk toekennen. U bent hier echter niet toe verplicht.

U heeft misschien al overwogen om medewerkers te vergoeden voor begrijpelijke en noodzakelijke thuiswerkkosten. Deze zaken kunnen deel uitmaken van de onkosten:

• gsm-kosten;
• internetkosten;
• computer- of tabletkosten;
• telecommunicatie-software en -hardware.

Wanneer u een onkostenbeleid voor thuiswerk opstelt, zal u waarschijnlijk bepaalde kosten willen uitsluiten zoals snellere internetverbindingen, extra schermen, printers en ergonomische stoelen.

U moet ervoor zorgen dat uw bedrijfsbeleid specificeert welke onkosten het zal vergoeden.

Reisbeleid

Eenmaal landen hun vaccinatieprogramma’s tot een succesvol einde gebracht hebben, zullen we terug kunnen reizen, zowel nationaal als internationaal. Hier zijn drie tips om u te helpen een reisbeleid voor uw bedrijf op te zetten.

1. Begrijp de noden van uw medewerkers

U moet misschien een audit uitvoeren, die u kan helpen begrijpen wat werknemers nodig hebben en willen in hun reisbeleid.

U kunt de managers en verschillende afdelingen hier allemaal samen aan laten werken, zodat iedereen inspraak heeft.

2. Hou uw medewerkers op de hoogte

Uw werknemers zullen uw beleid begrijpen als u het beknopt, simpel en logisch maakt. Het beleid moet passen bij uw bedrijfscultuur, en reiskosten zoveel mogelijk beperken zonder te besparen op hun veiligheid.

3. Vind de juiste technologie voor uw beleid

Om uw reisbeleid volledig door te voeren, heeft u de juiste tools en technologie nodig om productiviteit en naleving te verhogen terwijl u moeilijkheden en vertraging beperkt.

Dit wil zeggen dat u de juiste onkostensoftware nodig heeft en een tool om het ingeven veel makkelijker te maken, zoals een mobiele app.

Zichtbaarheid verhogen en kosten beheren

Met verminderde inkomsten en voortdurende onzekerheden, is het essentieel om een strakke controle over de uitgaven te behouden.

Een overzichtelijk beheer zal een cruciale factor zijn – u heeft data nodig om KPI’s (Key Performance Indicators) te creëren en brandhaarden van uitgaven te identificeren.

Uw financieel team zal tools en processen nodig hebben om deze zaken te kunnen aanpakken, zoals realtime datatools die essentieel zijn voor een effectieve kostencontrole, bijvoorbeeld een software voor onkostenbeheer.

Het coronavirus heeft ook de trend van digitale betaalmethodes versneld – u kunt bedrijfskosten betalen met verschillende digitale methodes.

De nood voor een flexibel en digitaal beheer zal een grote verschuiving teweegbrengen weg van traditionele processen en naar cloudgebaseerde software.

Uw bedrijf zal in staat moeten zijn om onkosten te verwerken, in welke vorm ze ook komen. Dit heeft uw digitale transformatiereis mogelijks al versneld, door uw technologieën te verbeteren en op te frissen.

Het is hoogst waarschijnlijk een slimme zet om voor een software voor onkostenbeheer te kiezen.