Hoe u uw medewerkers kunt helpen van thuis uit te werken

Thuiswerken is weer de norm. Omdat de uitbraak van het coronavirus (COVID-19) nog steeds gevolgen heeft, zijn lockdowns in het hele land van kracht. Nu de overheid mensen adviseert om waar mogelijk vanuit thuis te werken, kan het zijn dat ook uw bedrijf terug het telewerken activeert. In dit artikel bekijken we de stappen die u kunt nemen om uw medewerkers op afstand te laten werken, zodat uw bedrijf zo goed mogelijk blijft functioneren.

Waarom thuiswerken uw bedrijf draaiende houdt

Als uw werknemers vanuit thuis werken (of op afstand werken), kan uw bedrijf blijven functioneren. Uw loonadministratie- en HR-team kunnen hun dagelijkse taken opvolgen en ervoor zorgen dat uw medewerkers op tijd worden betaald.

Uw financiële team kan de bedrijfsfinanciën blijven volgen, de cashflow volgen en zorgen dat facturen worden opgevolgd en betaald.

Uw verkoop- en marketingteams kunnen blijven functioneren, zodat u uw bestaande klanten kunt bereiken en kunt blijven werken om nieuwe klanten te vinden.

Door maatregelen te nemen om thuiswerken mogelijk te maken, helpt u uw bedrijf draaiende te blijven. En voor die werknemers die niet op afstand kunnen werken, is het belangrijk ervoor te zorgen dat ze gelijk worden behandeld.

Wat kunnen werkgevers doen om werknemers van thuis uit te laten werken?

Er zijn een aantal dingen die u kunt doen om uw werknemers thuis te laten werken. In sommige gevallen kan het zijn dat een aantal medewerkers al op afstand werkt.

Maar voor degenen die het nog niet eerder hebben gedaan, kan het een grote verandering zijn. Hier zijn vijf dingen die u kunt doen om het soepel te laten verlopen.

1. Stel een thuiswerkstrategie op

Door een thuiswerkstrategie in te voeren, kunt u ervoor zorgen dat uw werknemers naar behoren kunnen blijven werken.

Dit kan betekenen dat u met uw IT-team moet samenwerken om ervoor te zorgen dat uw mensen de apparatuur hebben om op afstand te werken, zoals de juiste hardware en software. Ook moet u duidelijkheid bieden over werktijden en functieverantwoordelijkheden en zorgen voor regelmatige communicatie tussen managers en teams.

Een deel van de thuiswerkstrategie van uw bedrijf zou kunnen zijn om cloud computing in te schakelen. Als u uw gegevens in de cloud opslaat in plaats van op individuele apparaten, betekent dit dat informatie toegankelijk is zolang uw medewerkers een internetverbinding hebben. Door cloud computing te implementeren, kunnen uw teams dus altijd en overal werken.

2. Geef uw medewerkers de juiste tools

Als uw werknemers willen blijven werken, hebben ze toegang nodig tot de juiste technologie: laptops en tablets, evenals werktelefoons als ze die hebben en gebruiken. Als het niet mogelijk is om apparatuur van het kantoor te gebruiken, is het de moeite waard om naar programma’s te kijken waartoe ze toegang hebben op hun eigen apparatuur thuis.

Door cloudoplossingen zoals Google Drive en Dropbox te gebruiken, kunnen ze toegang krijgen tot de documenten die ze nodig hebben. En natuurlijk is er een adequate internetverbinding nodig.

Werk samen met uw IT-team om ervoor te zorgen dat de juiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen als het gaat om het delen van mogelijk gevoelige bedrijfsgegevens.

3. Schakel virtuele vergaderingen in

Afspraken met klanten zullen waarschijnlijk voorlopig uitgesteld zijn. Hoewel het lastig is, hoeft dit uw bedrijf niet te vertragen. Nogmaals, technologie kan hier een grote rol spelen.

Door oplossingen te gebruiken die het werken op afstand stimuleren, kunnen uw medewerkers virtueel vergaderen. Door Microsoft Teams of Skype te gebruiken, kunnen ze in contact komen met klanten om uw bedrijf toch draaiende te houden.

4. Help medewerkers zich aan hun werktijden te houden

Het is voor uw medewerkers maar al te gemakkelijk om het gevoel te hebben dat ze moeten blijven werken, ook buiten hun normale werktijden. Het ontbreken van de werkplekstructuur kan ertoe leiden dat sommige werknemers langer werken dan nodig is.

Praat met uw werknemers en geef hen de mogelijkheid om hun uren op een flexibele manier te presteren – misschien moeten ze een familielid helpen met winkelen en willen ze die tijd wat later op de dag inhalen.

5. Moedig uw medewerkers aan om pauzes te nemen en afstand te nemen van hun beeldscherm

In het verlengde van het bovenstaande is het welzijn van werknemers een belangrijk aandachtspunt wanneer mensen vanuit thuis werken.

Net als in een kantooromgeving, is het voor uw medewerkers maar al te gemakkelijk om aan het begin van de dag in te klokken en tot vertrektijd aan hun bureau te blijven zitten.

Moedig uw medewerkers aan om regelmatig een pauze in te lassen, ook al is het een korte pauze, zodat ze eens hun benen kunnen strekken en hun ogen laten rusten. Hetzelfde geldt voor het nemen van een lunchpauze – zonder collega’s in de buurt, is het gemakkelijk om door te werken. Maar een pauze om te eten (weg van hun werkplek) betekent dat uw medewerkers verfrist terugkomen en klaar zijn om de volgende taken aan te pakken.

Conclusie over thuiswerken

Hoewel de zaken onzeker blijven naarmate de uitbraak van het coronavirus voortduurt, is het belangrijk om uw bedrijf draaiende te houden – zowel voor uw klanten als uw werknemers.

Op de hoogte blijven van de cashflow en het genereren van inkomsten zal een uitdaging zijn, maar door te doen wat u kunt om ervoor te zorgen dat de zaken blijven doorgaan, geeft u uw bedrijf de beste kans om te blijven functioneren.