Laat te grote of te kleine voorraden uw bedrijf niet schaden
Gemiste verkopen en oplopende kosten maken slecht voorraadbeheer een niet te onderschatten probleem voor ondernemers. Lees hier een korte uitleg over een aantal belangrijke aspecten van dit cruciale onderdeel van uw bedrijfsvoering.
Wat is voorraadbeheer?
Vakkundig voorraadbeheer voorkomt zowel voorraadonderbrekingen en een te hoge bevoorrading. Beide kunnen uw winstgevendheid namelijk sterk beïnvloeden.
Een te kleine voorraad aanhouden leidt tot voorraadonderbrekingen. Er komen bestellingen binnen, u hebt de bestelde artikelen niet op voorraad en u moet hogere kosten maken om snel te kunnen reageren. Of erger nog, u verliest de klant aan een concurrent die wel de gewenste artikelen op voorraad heeft. Voorraadonderbrekingen brengen alternatieve kosten met zich mee: gemiste kansen om tegen de beste prijs te verkopen of simpelweg gemiste verkopen.
Aan de andere kant zorgt een te grote voorraad ook voor onnodige kosten: bewaring in magazijnen, verzekering, beveiliging tegen voorraadkrimp, waardevermindering en belastingen op activa. Gemiddeld kunnen te grote voorraden bedrijven tot wel 25 tot 50 procent extra per jaar kosten. En te grote voorraden brengen ook alternatieve kosten met zich mee : het werkkapitaal dat vastzit in onverkochte voorraden is niet beschikbaar voor andere doeleinden.
Het belang van professioneel voorraadbeheer moge daarmee duidelijk zijn. Een veelgebruikte strategie hiervoor is Just In Time (JIT) voorraadbeheer, waarbij bedrijven alleen voorraden aanleggen in functie van wat nodig is voor de verkoop. Het aanhouden van kleinere voorraden in magazijnen zorgt ervoor dat u verlies van producten door schade of het vervallen ervan voorkomt, en dat u de kosten voor de opslag en het onderhoud van de onverkochte voorraden verlaagt.
Hoe kunt u uw voorraadbeheer verbeteren?
Het verbeteren van uw voorraadbeheer vereist een verhoogde controle op uw magazijnactiviteiten en fysieke voorraden. Deze vier stappen kunt u direct zetten om uw voorraadbeheer te verbeteren.
1. Evalueer de huidige gang van zaken
Voordat u dingen probeert te verbeteren, is het goed om de huidige processen door te lichten. Effectief voorraadbeheer is doelgericht. Een goed begrip van wat elke schakel in de ketting doet, en waarom, maakt u duidelijk welke specifieke aspecten van uw systeem moeten worden verbeterd. Probeer in overleg met uw team mogelijke knelpunten te identificeren en ga daarmee aan de slag.
2. Evalueer uw voorraden regelmatig
Een belangrijk onderdeel van voorraadbeheer is inventariseren hoeveel u van elk artikel op voorraad hebt. Het bijhouden van uw inkopen en verkopen geeft u geen volledig beeld. Artikelen kunnen na hun aankomst in het magazijn verloren of beschadigd raken, dat is onvermijdelijk. En verloren artikelen worden vaak niet opgemerkt tot de juiste persoon dit vaststelt. Pak dit probleem aan door regelmatig uw fysieke voorraden te controleren en te vergelijken met uw gegevens.
3. Vul voorraden systematisch aan
Als u een systeem hebt voor het aanvullen van uw voorraden, dan loopt u geen risico op een totale voorraadonderbreking. Dat is essentieel om vlotte productstromen te verzekeren tijdens drukke periodes. Als u geen Just In Time strategie toepast, dan zou u een beleid moeten hebben om voorraden aan te vullen bij vooraf bepaalde niveaus. Elke keer als de voorraad van een artikel onder een bepaald aantal zakt, plaatst u dan een bestelling. Door de procedure voor het aanvullen van de voorraden te systematiseren, voorkomt u onderbrekingen in de beschikbaarheid van producten tussen het moment van bestelling en de levering.
4. Leer het gedrag van uw klanten kennen
Hou bij hoe vaak u bepaalde artikelen moet aanvullen en probeer trends of patronen te identificeren. Afhankelijk van uw sector kunnen er seizoens- of andere externe factoren zijn die een impact hebben op uw productstromen. Stel vast in welke periodes uw klanten meer of minder bestellen. Met een goed begrip van hoe uw klanten zich gedragen, bent u kalme en drukke periodes steeds een stap voor, en kunt u op elk moment de juiste voorraden aanhouden.
