Een ERP-systeem vormt het hart van een bedrijf

Wat is een ERP-systeem ?

Enterprise Resource Planning wordt veelal afgekort als ERP. De term duidt op de planning van de verschillende soorten resources die een onderneming ter beschikking heeft. In de praktijk wordt met ERP vooral het ERP-systeem bedoelt. Een ERP-systeem is de software die de doelgerichte inzet van bedrijfs-resources zo efficiënt mogelijk maakt. Met andere woorden, het is een systeem dat bedrijfsprocessen stroomlijnt. 

In de praktijk gebeurt dit door verschillende afdelingen van een bedrijf met elkaar te verbinden en met één systeem te laten werken. Zo werkt een bedrijf met één gezamenlijk softwareprogramma. Waar voorheen verschillende taken binnen een onderneming werden aangestuurd met verschillende soorten software, wordt er in een ERP-systeem met hetzelfde programma gewerkt, ongeacht de afdeling waaraan de taken zijn toegewezen. Processen als inventaris en orderbeheer, boekhouding, human resources, aankopen en klantenbeheer worden zo met elkaar verbonden. Dit zorgt voor een efficiënte vorm van management en informatiebeheer. 

ERP-systemen zijn daarmee geschikt voor zowel grote bedrijven als kmo’s, omdat ze veel kunnen verbeteren aan de manier waarop bedrijfsprocessen worden afgehandeld. Ongeacht de grootte van een organisatie.

Waarom gebruiken bedrijven ERP-software ? 

ERP-software stuurt als overkoepelend programma een groot aantal bedrijfstaken aan. Omdat verschillende bedrijfsafdelingen met hetzelfde systeem werken in deze setup, wordt een organisatie effectiever op het gebied van dagelijkse operationele taken. Vergelijk het met een situatie waarin verschillende softwareprogramma’s verschillende afdelingen aansturen. De kans dat bedrijfsprocessen die via meerdere afdelingen lopen niet goed op elkaar aansluiten is hierbij een stuk groter, dan wanneer iedereen met dezelfde software werkt. Er ontstaan bij het gebruik van een ERP-systeem namelijk geen problemen rondom de incompatibiliteit tussen verschillende programma’s. Dit zorgt voor tijd- en kostenbesparing. 

Het systeem helpt daarnaast om bedrijfsgegevens te bewaren op één centrale plek. De data-integratie van verschillende bedrijfsafdelingen levert nog een cruciaal voordeel op : Een ERP-systeem geeft direct inzicht in de financiële status van een  onderneming door inkomsten, uitgaven, facturen, levertijden, contracten en koopovereenkomsten te centraliseren.

Dankzij de toegang tot die realtime gegevens kunnen bedrijven  dagelijkse activiteiten op elkaar afstemmen. Zo wordt een efficiënte samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen een bedrijf aangestuurd. Naast de realtime inkijk in de winstgevendheid van het bedrijf stelt een ERP-programma ondernemers ook in staat om gegevens snel met klanten en aandeelhouders te delen. ERP-software maakt daarbij gebruik van klantvriendelijke interfaces die overzichtelijke communicatie bevorderen.

Wat betekent de implementatie van een ERP-programma in de praktijk ? 

Een nieuw ERP-systeem implementeren is geen kleine stap voor een bedrijf of organisatie. Het kan betekenen dat huidige softwarelicenties moeten worden opgezegd en de daarin bewaarde data moet worden veiliggesteld. Daarnaast kunnen oude en vertrouwde bedrijfsprocessen worden vervangen door een systeem dat tot dan toe nog niet bekend is. Het helpt daarom om de implementatie van ERP-software te begrijpen als een geleidelijk proces met meerdere fasen. Leveranciers van ERP-pakketten ondersteunen ondernemingen hierbij en hebben de ervaring om dit traject in goede banen te leiden. 

Er is dus rekening te houden met een transitieperiode, waarin niet alleen hardware en software wordt aangepast. Ook werknemers moeten worden begeleid in de transitie naar een systeem dat op den duur de werkwijze van een onderneming zal verbeteren. Hoewel er dus een en ander wordt gevraagd van een bedrijf tijdens de ERP-implementatie, is er uiteindelijk veel voordeel uit te halen. Zowel intern, waar een gestroomlijnde organisatie wordt gecreëerd, als extern richting de klant of client, die ook meeprofiteert van een effectiever bedrijf.