Zes krachtige voordelen van een inkoopordersysteem

Als je bedrijf goederen of diensten inkoopt, moet je je bestellingen bijhouden. Dat kan met een inkoopordersysteem. Wat is een inkooporder precies en wat zijn de voordelen van zo’n systeem? Dit behandelen we:

• Wat is een inkooporder?
• Hoe kan een inkoopordersysteem me helpen?
• Zes voordelen van een inkoopordersysteem
• Slotopmerkingen

Wat is een inkooporder?

Een inkooporder (ook wel PO, van Purchase Order) geeft de intentie van een koper aan om een bepaalde hoeveelheid van een product of dienst bij een leverancier te kopen tegen een afgesproken prijs. Het is een juridisch bindend document.

Op een inkooporder vind je meestal:

• een inkoopordernummer
• de datum van het inkooporder
• het adres van de koper
• het adres van de leverancier
• een lijst met producten/diensten en prijzen
• betalingsvoorwaarden

Hoe kan een inkoopordersysteem me helpen?

Een inkoopordersysteem kan voordelig zijn voor je bedrijf. Het zorgt ervoor dat de juiste informatie naar je leveranciers gaat, je hebt een overzicht van je voorraadniveaus en je hebt een systeem dat naadloos werkt. En het bespaart je tijd en geld.

Zes voordelen van een inkoopordersysteem

1. Je hebt je bestellingen vanaf de eerste keer juist

Een inkooporder naar je leverancier is een wettelijk aanbod om zijn producten of diensten te kopen. Als je leverancier het inkooporder accepteert, vormt dat meestal een contract tussen jou en je leverancier. Er is pas sprake van een contract als de leverancier het inkooporder heeft geaccepteerd.

Inkooporders documenteren nauwkeurig wat er is besteld, voor mocht er een geschil zijn. Een inkooporder vermeldt de artikelomschrijving, hoeveelheid, prijs, kortingen, leverinstructies (indien van toepassing) en de besteldatum. Dat laat minder ruimte voor fouten dan een mondelinge bestelling. Als je ervoor zorgt dat de gegevens op het inkooporder correct zijn, helpt dat bij het afhandelen van de betalingen.

2. Je kan projecten en aankopen beheren

Een inkoopordersysteem (Purchase Order System of POS) berekent vooraf de kosten van de bestelling. Een bestelling kan worden geplaatst voor één of meer projecten tegelijk. Als je goederen of diensten voor een project bestelt, moet je de projectreferentie toepassen op de volledige bestelling, door de bestelde goederen te koppelen aan het project. Dat automatiseert de toewijzing van voorraden en kosten van het project in elke fase van de levenscyclus van het inkooporder. Een goed inkoopordersysteem begint met strakke offertes.

Als je nauwkeurige inkooporders wil, moet je de werkelijke hoeveelheden van het inkooporder berekenen en de kosten bepalen voor je aan een project begint.

3. Je medewerkers besparen tijd

Als je leveranciers je een factuur sturen die verwijst naar je PO-nummer, hoeven je medewerkers niet meer te controleren of de factuur legitiem is. Zodra de leverancier je inkooporder accepteert, heb je een contract, wat een einde aan eventuele geschillen maakt. Het inboekproces heeft er al voor gezorgd dat alles legitiem is en de juiste inboeking zou eenvoudig moeten zijn. De factuur wordt ingevoerd in je boekhoudsysteem met verwijzing naar je originele inkooporder, waarbij de levering wordt geregistreerd en je voorraadniveaus naadloos worden bijgewerkt.

4. Je kan zaken doen met (lokale) overheden

Veel overheidsinstellingen betalen facturen pas na ontvangst van een geldige inkooporder. Als je die niet kan aanmaken, beperk je je zakelijke kansen. Een bedrijf dat inkooporders aanmaakt, toont dat het zijn financiën onder controle heeft, wat meer vertrouwen geeft dan bedrijven zonder een PO-systeem.

5. Je voorraad wordt gestroomlijnd

Een effectief inkoopordersysteem geeft een overzicht van je financiële verplichtingen en je voorraad. Huidige voorraadniveaus, voorraad in wacht, nabestellingsniveaus en vrije voorraad zijn allemaal gebieden waarover veel bedrijven geen duidelijkheid of controle hebben, wat leidt tot voorraadtekorten. Met inkooporders heb je een overzicht van al die gebieden, samen met de kostprijzen en verkoopprijzen, wat betekent dat je de winstmarges van je producten kan zien.

6. Je ontdekt je superleveranciers

Weinig bedrijven weten wie hun beste leveranciers zijn. Bij wie bestellen ze de meeste producten? Wat waren de kosten van eerdere producten en zou je kortingen kunnen krijgen?

Slotopmerkingen

Dit zijn maar een paar van de vragen die veel bedrijven onbeantwoord laten. Een goed inkoopordersysteem beantwoordt al die vragen, zodat je als bedrijf controle en duidelijkheid hebt.