Inkoopbeleid in het bedrijfsleven: alles wat je moet weten

Naarmate je bedrijf groeit, moet je nieuwe goederen en diensten introduceren om de activiteiten efficiënt en de winstmarges hoog te houden. Maar met zoveel leveranciers voor alles van software tot grondstoffen, kan het een beetje overweldigend zijn om te weten wie je moet kiezen.

Daarom zetten veel bedrijven een proces op voor het vinden, beoordelen en inkopen van alles wat nieuw is. Dit staat bekend als inkoop.

In dit artikel behandelen we de basisprincipes van inkoop in het bedrijfsleven, zodat je met meer vertrouwen en op basis van goede informatie beslissingen kunt nemen bij het aanschaffen van goederen en diensten.

Hieronder lees je het volgende:

• Wat is inkoop? 
• Waarom een inkoopproces volgen?
• Voorbeeld van een inkoopproces
• Soorten inkoopvoorstellen en aanbestedingen
• Conclusie

Wat is inkoop?

Inkoop is het gestructureerde proces waarbij je eigenaar wordt van goederen of diensten binnen je bedrijf. Het omvat meestal een aantal belangrijke stappen, waaronder het onderzoeken van je opties, het onderhandelen over de prijs, de frequentie van de aankoop en het regelen en ontvangen van de levering.

Inkoop versus aankoop

De term inkoop wordt soms verward met aankoop. Het zijn verschillende – maar nauw verwante – concepten. De inkoop is een strategisch langetermijnproces en de aankoop is de transactie die aan het einde van dat proces plaatsvindt.

Inkoop gaat over het gehele proces: het plaatsen van de bestelling bij een leverancier, het ontvangen van een product of dienst en de betaling. Daarbij komen zaken zoals het opstellen van inkooporders, het ontvangen van leveringen en het afhandelen van facturen en betalingen.

Waarom een inkoopproces volgen?

De belangrijkste reden om een inkoopproces in te voeren is snel en consistent de juiste goederen en diensten vinden voor je bedrijf en de toeleveringsketen.

Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die gericht zijn op groei. 

Als de vraag groter is dan je capaciteit om eraan te voldoen, zullen de kwaliteit van je output en de winstgevendheid van je bedrijf een klap krijgen. Wanneer dit gebeurt, moet je snel goederen en diensten binnenhalen die beide beschermen.

Een beproefd inkoopproces zal dit bereiken.

Naast het standaardiseren en versnellen van de manier waarop je nieuwe goederen en diensten aanschaft, levert inkoop minstens 4 belangrijke voordelen op: 

1. Kostenbesparingen

Je vindt altijd goederen en diensten tegen concurrerende prijzen, terwijl je er zeker van kunt zijn dat ze nog steeds de waarde leveren die je nodig hebt.

2. Kwaliteitscontrole

Je bent er zeker van dat de goederen en diensten die je binnenhaalt voldoen aan je kwaliteitsnormen.

3. Risicobeheer

Je zult leveranciers kunnen identificeren en selecteren die een goede reputatie hebben en financieel stabiel zijn, waardoor het risico op onderbreking van de levering voor je bedrijf tot een minimum wordt beperkt.

4. Concurrentievoordeel

Als je inkoopproces efficiënt is, kun je de goederen en diensten die je nodig hebt sneller en tegen lagere kosten krijgen dan concurrenten. Hierdoor kun je snel reageren op onverwachte verschuivingen in de markt en blijf je voorop lopen.

Voorbeeld van een inkoopproces

Hoe ziet het ideale inkoopproces eruit? Dat hangt af van de grootte van je bedrijf, hoe vaak je nieuwe goederen en diensten nodig hebt en de impact die je keuzes hebben. 

Sommige bedrijven hebben gewoon 3 à 4 stappen, terwijl andere een complexere en meer strategische aanpak hanteren. 

Hier volgt een voorbeeld van een typisch inkoopproces (pas dit aan je noden aan):

1. Stel je bedrijfsnoden vast 

Zoek eerst uit wat je bedrijf nodig heeft. Dit vereist een aantal interne gesprekken met elk team of elke afdeling om te begrijpen wat hun uitdagingen zijn en hoe nieuwe goederen of diensten daarbij kunnen helpen. Prioriteer hierna de noden op basis van hun potentiële impact op de winstgevendheid op lange termijn.

2. Onderzoek leveranciers

Als je eenmaal weet wat je nodig hebt, doe dan grondig marktonderzoek om potentiële leveranciers te vinden. Doe een beroep op je netwerken voor aanbevelingen en controleer gerenommeerde beoordelingssites in je branche. Houd rekening met factoren zoals prijs, kwaliteit, betrouwbaarheid en deskundigheid van de leveranciers. 

3. Vraag offertes aan of schrijf aanbestedingen uit

Of je nu kiest uit een selecte groep specialisten of openstaat voor een bredere markt, je zult offertes moeten aanvragen bij leveranciers. Dit kan in vele vormen, van het aanvragen van voorstellen en offertes tot aanbestedingen (hieronder meer daarover) en zal je helpen te begrijpen hoe specifieke leveranciers je probleem kunnen oplossen.

4. Evalueer offertes en onderhandel

Zodra de voorstellen, offertes of aanbestedingen binnen zijn, evalueer je ze aan de hand van je criteria. Ook hier kan het gaan om prijs, kwaliteit, betrouwbaarheid, serviceniveau, enz. Het is altijd de moeite waard om te proberen onderhandelen met de leveranciers om de best mogelijke deal te sluiten, omdat ze zich er volledig van bewust zijn dat ze met anderen concurreren om jouw bedrijf.

5. Contracteer

Na succesvolle onderhandelingen is het tijd om de overeenkomst met de gekozen leverancier te formaliseren. Stel een gedetailleerd contract op waarin de verwachtingen, de te leveren prestaties, de betaling en alle andere relevante voorwaarden duidelijk worden beschreven. Laat dit controleren door een jurist om er zeker van te zijn dat jouw belangen beschermd zijn.

6. Plaats orders

Als het contract er eenmaal is, genereer dan inkooporders die de hoeveelheid, leverdatum en andere essentiële informatie specificeren om de leverancier te helpen leveren wat je nodig hebt.

7. Onderhoud de relatie

In de toekomst kun je het beste proactief je relatie met leveranciers onderhouden. Dit omvat regelmatige communicatie, het uiten van eventuele zorgen, samenwerken om problemen op te lossen en het behandelen als een samenwerkingsverband.

8. Inspecteer de goederen

Wanneer je de goederen of diensten ontvangt, zorg er dan voor dat je ze inspecteert op kwaliteit en controleer of ze voldoen aan de normen die je hebt afgesproken. Als je twijfels hebt, kun je deze het beste vroeg in de samenwerking uiten, zodat je verwachtingen voor de toekomst duidelijk zijn. 

9. Controleer facturatie en betalingen

Controleer de facturen van leveranciers aan de hand van de overeengekomen voorwaarden en vergelijk ze met je inkooporders en leveringsgegevens. Als alles in orde is, verwerk je de betalingen volgens de overeengekomen voorwaarden.

10. Evalueer en verbeter

Vergeet niet om de prestaties van leveranciers voortdurend te evalueren naarmate de samenwerking zich ontwikkelt. Praat met de mensen in je bedrijf die met hen te maken hebben en vraag om feedback. Als je gebieden ziet die voor verbetering vatbaar zijn, geef dit dan door aan de leveranciers. Zij kunnen immers geen problemen oplossen waarvan ze niet op de hoogte zijn.

Soorten inkoopvoorstellen en aanbestedingen

Als je klaar bent om de offertes in ontvangst te nemen, bedenk dan hoe je dat het beste laat verlopen. De grootte van je bedrijf, hoe gespecialiseerd het product of de dienst is, hoe snel je van plan bent een beslissing te nemen en hoeveel informatie je nodig hebt, bepalen allemaal welke aanpak voor jou geschikt is.

Als je een klein bedrijf bent dat op zoek is naar basis kantoorbenodigdheden, heb je misschien alleen wat offertes nodig van lokale leveranciers. Maar als je een nationaal bedrijf bent dat de beveiliging van meerdere kantoorlocaties wil verbeteren, heb je iets nodig dat diepgaander is.

Hier volgen enkele veelvoorkomende soorten inkoopvoorstellen en aanbestedingen:

1. Openbare aanbesteding

Dit is een competitief aanbestedingsproces waarbij alle gekwalificeerde leveranciers worden uitgenodigd om hun offerte in te dienen. Het wordt meestal gebruikt voor grootschalige en hoogwaardige aanbestedingen. Het proces staat open voor iedereen die voldoet aan de vooraf gedefinieerde kwalificatiecriteria.

2. Beperkte aanbesteding

Bij deze methode wordt alleen een select aantal vooraf gekwalificeerde leveranciers uitgenodigd om offertes in te dienen. Deze methode wordt meestal gebruikt als er een beperkt aantal leveranciers bekend is die aan de eisen kunnen voldoen, of voor gespecialiseerde projecten waarbij expertise van cruciaal belang is.

3. Offerteaanvraag

Dit is een document dat de eisen van de koper schetst en leveranciers uitnodigt om hun voorstellen in te dienen. De focus ligt niet alleen op de prijs, maar ook op de technische aspecten, kwaliteit en andere evaluatiecriteria. Een offerteaanvraag is gebruikelijk bij complexe projecten of diensten.

4. Single-source inkoop

Bij deze methode worden goederen of diensten ingekocht bij één leverancier zonder concurrerende aanbesteding. Dit wordt vaak gedaan als er maar 1 leverancier bekend is die aan de eisen van de koper kan voldoen, of als er sprake is van urgentie of exclusieve expertise.

5. Raamovereenkomsten

Dit zijn langetermijn-overeenkomsten met leveranciers voor de inkoop van goederen of diensten voor een bepaalde periode. Ze leggen de voorwaarden en prijzen vast en zorgen voor flexibiliteit en efficiëntie bij volgende inkoopprocessen.

6. Omgekeerde veilingen

Bij een omgekeerde veiling publiceer je je vereisten en concurreren potentiële leveranciers door opeenvolgend lagere biedingen in te dienen. De leverancier met het laagste bod aan het einde van de veiling krijgt het contract. Deze methode wordt gebruikt om de prijzen te drukken en de beste waar voor je geld te krijgen.

Conclusie

Door een solide inkoopproces op te zetten, kun je vol vertrouwen en consistent de juiste leveranciers voor je bedrijf vinden. Daar zal je voordeel uit halen wanneer je bedrijf een groeipiek doormaakt, omdat je snel nieuwe goederen en diensten kunt binnenhalen die de winstgevendheid op peil houden. Begin met het opstellen van een inkoopproces op basis van enkele van de stappen in dit artikel en probeer het uit de volgende keer dat je iets nieuws nodig hebt. Vergeet niet om het proces zelf te documenteren en te herzien, zodat je het kunt bijstellen en verbeteren als je noden veranderen.