E-facturen: zijn ze echt goedkoper dan papieren facturen?

Het is degelijk mogelijk om te berekenen wat de positieve financiële impact is wanneer je overschakelt naar e-facturatie. Hieronder leggen we uit hoe je er zeker van kan zijn dat e-facturatie voordeliger is.

De kostprijs van papieren facturen berekenen

Om de kostprijs van facturatie op papier te bepalen, moet je de volgende zaken in rekening brengen

• Kosten voor benodigdheden zoals papier, enveloppen en printerinkt
• Frankering
• Kosten van de gebruikte apparatuur zoals een printer, plooimachine, frankeermachine, etc.
• Energiekosten door het gebruiken van de hierboven vermelde apparatuur
• Archiveringskosten voor het opslaan van papieren documenten
• De tijd die wordt besteed aan het doorlopen van dit hele proces, gaande van het maken van facturen tot het archiveren, inclusief het verzenden van herinneringen…

De kostprijs van e-facturatie voorspellen

Het berekenen van de kosten die gepaard gaan met e-facturatie ligt iets moeilijker. Dat hangt voornamelijk af van de tarieven die de gekozen dienstverlener hanteert qua implementatie en dienstverlening. Daarnaast kan dit ook variëren naargelang de werking van jouw bedrijf. Als jij bijvoorbeeld vaak facturen naar meerdere ontvangers stuurt of duplicaten verstuurt, dan heeft dit invloed op je uitgaven. De kosten zijn ook afhankelijk van hoe groot je klantenbestand is en of je het huidige facturatiesysteem kan upgraden of van nul moet starten.

Het is ook voorzien in de nieuwe wet dat je de kosten van je facturatiesoftware voor 120% zal kunnen aftrekken. Dat gaat specifiek over de abonnementskosten van de aangepaste software en eventuele advieskosten die je maakt om je erop voor te bereiden of je systemen aan te passen.

De kostprijs zal ook verschillen als je kiest voor een eenvoudig e-mailsysteem tegenover een systeem dat de factuur converteert naar gegevensstromen die door de klant kunnen worden gebruikt. Vanaf 2026 zal je in België tussen bedrijven je facturen niet meer gewoon kunnen rondmailen, het moet in een volledig gedigitaliseerd proces.

De indirecte voordelen van e-facturatie

Het digitaliseren van klantenfacturen zal ook indirecte voordelen met zich meebrengen die moeilijk te kwantificeren zijn, maar waar je toch best rekening mee houdt.

Zo zal het versturen van facturen veel sneller gaan. Terwijl het soms dagen kan duren voor een papieren factuur aankomt, zal dat bij een elektronische factuur slechts enkele seconden in beslag nemen. Hoe sneller facturen worden verstuurd, hoe sneller ze ook worden betaald.

Een ander voordeel is de traceerbaarheid van e-facturen. Je kan de status van een factuur op elk moment zien, waardoor je bijvoorbeeld niet-betaalde facturen snel kunt opsporen en toch tijdig betaald kan worden. Je kan ook veel makkelijker facturen gaan opzoeken, wat erg handig kan zijn bij geschillen of belastingcontroles. Sommige klanten vragen ook specifiek om elektronische facturen omdat de verwerking ervan eenvoudiger is. Ga je hier niet in mee, dan kiezen ze mogelijk voor een leverancier die wel al voor digitalisering heeft gekozen. Binnenkort wordt dit in België ook verplicht tussen ondernemingen.

E-facturen: wat wint u er nu finaal mee?

Hoe complexer en tijdrovender het gebruik van papieren facturen is, hoe groter je winst door digitalisering en automatisering zal zijn.

Volgens recente cijfers zou de verwerking van een inkomende factuur tussen de 14 en 20 euro kosten. Voor een uitgaande factuur zou dit tussen de 5 en de 10 euro bedragen. Bij een elektronische factuur ligt de kostprijs voor het verzenden tussen de 40 en 45 cent. Daarnaast besteed je gemiddeld 30% minder aan het verwerken van e-facturen. Cijfers die voor zich spreken.