Als je samenwerkt met overheidsinstanties is de kans groot dat je Peppol al kent. E-facturatie via het Peppol-netwerk is namelijk verplicht voor bedrijven die factureren aan de overheid. Vanaf 1 januari 2026 breidt deze verplichting uit. Vanaf dan moeten alle bedrijven die btw-plichtig zijn elektronische facturen kunnen verzenden en ontvangen.
4. Wat zijn de voordelen van Peppol?
5. Voor wie is Peppol verplicht?
6. Hoe bereid je je voor op Peppol?
7. Is er een alternatief voor Peppol?
8. Werken de producten van Sage met Peppol?
1. Wat is Peppol?
Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement Online’. In het kort is het een Europees netwerk dat in 2008 werd opgezet door de Europese Commissie met als doel elektronische documenten op een veilige manier in een gestandaardiseerd formaat te versturen en te ontvangen. Al snel evolueerde dit netwerk naar een Europees platform om elektronische facturen uit te wisselen met overheidsbedrijven. Intussen wordt het Peppol-netwerk niet alleen gebruikt bij interacties met overheidsinstanties, maar ook tussen bedrijven.
2. Hoe werkt Peppol?
Bedrijven die gebruik willen maken van het Peppol-netwerk registreren zich via een Access Point. Alle Access Points zijn onderling met elkaar verbonden en vormen zo het Peppol-netwerk. Eens je geregistreerd bent, ben je automatisch verbonden met alle andere deelnemers van dit netwerk.
E-facturen verstuur en ontvang je vervolgens via je facturatie- of boekhoudsoftware die verbonden is met het Peppol-netwerk. Daarom is het cruciaal om over een facturatie- en boekhoudsoftware te beschikken die compatibel is met Peppol. Dat is bij Sage uiteraard het geval.
De e-facturen worden allemaal verstuurd in een gestandaardiseerd UBL-formaat. Dit betekent dat alle informatievelden op een factuur (bedrag, datum, afzender, factuurlijnen, etc.) altijd op dezelfde manier worden ingevuld. Ben je als verzender en ontvanger beiden aangesloten op het Peppol-netwerk, dan wordt die informatie automatisch verwerkt en ingeboekt in het systeem van de ontvanger. Info van een factuur naar je boekhoudsysteem overtypen, is dus volledig verleden tijd.
3. Wat is een Peppol-factuur?
Soms hoor je de term ‘Peppol-factuur’ wel eens waaien. Een Peppol-factuur bestaat eigenlijk niet. De term wordt vaak gebruikt voor een elektronische factuur die verzonden en ontvangen wordt via het Peppol-netwerk.
4. Wat zijn de voordelen van Peppol?
Er zijn talloze voordelen verbonden aan e-facturatie via Peppol:
- Je wint tijd en je wordt sneller betaald
Door het gestandaardiseerde UBL-formaat wordt een factuur automatisch ingelezen, ingeboekt en zelfs automatisch betaald na goedkeuring. Dat bespaart je heel wat tijd (en dus ook geld) én het zorgt er ook voor dat je als ontvanger sneller betaald wordt.
- Minder fouten
Door het automatisch verwerken van facturen komt er minder manueel werk aan te pas en worden er dus minder fouten gemaakt.
- Inzichten in realtime
Je krijgt in realtime zicht op je cash en administratie aangezien je niet langer te maken hebt met later ingevoerde facturen.
- Veiligheid
Het Peppol-netwerk is goed beveiligd en er is minder kans dat een factuur achteraf nog gewijzigd of onderschept wordt door een andere partij.
5. Voor wie is Peppol verplicht?
Op dit moment is e-facturatie alleen verplicht voor bedrijven die factureren aan overheidsinstanties (B2G of business-to-government). Vanaf 1 januari 2026 verandert dit en is het ook verplicht voor transacties tussen alle belastingplichtige bedrijven.
6. Hoe bereid je je voor op Peppol?
Je voorbereiden op e-facturatie met Peppol is vrij eenvoudig. Het belangrijkste is om te checken of je facturatiesoftware geschikt is voor e-facturatie en of het gekoppeld is aan je boekhoudsoftware.
Daarnaast informeer je best al eens bij klanten en leveranciers of zij ook overstappen naar e-facturatie met Peppol. Als zij niet aangesloten zijn op het Peppol-netwerk kan je namelijk nog geen e-facturen versturen. Door de verplichting vanaf 1 januari 2026 is de verwachting echter dat bedrijven massaal de overstap zullen maken en dat dit bijgevolg geen probleem zal vormen.
7. Is er een alternatief voor Peppol?
Er bestaan wel degelijk alternatieven voor het Peppol-netwerk. Voorbeelden zijn Tungsten, Tradeshift, etc. Peppol is het meest bekende e-facturatienetwerk en maakt bijgevolg de gegevensuitwisseling met andere bedrijven iets eenvoudiger.
In theorie hoef je Peppol helemaal niet te gebruiken. De wet heeft voorzien dat je zelf een gelijkaardig systeem mag bouwen, op voorwaarde dat het voldoet aan een hele set richtlijnen. In de praktijk betekent dit vermoedelijk een miljoeneninvestering en blijvende onderhoudskosten.
Wil je zelf klaar zijn voor de Peppol-verplichting in 2026. Dan zit je goed bij Sage. Aarzel niet om contact met ons op te nemen als je hier meer informatie over wenst.
8. Werken de producten van Sage met Peppol?
Ja. Al onze software waarmee je facturen kan maken, is nu al geconnecteerd met het Peppol-netwerk. Onze software is dus eigenlijk al klaar voor de wijzigingen die er begin 2026 aankomen voor de meeste B2B-bedrijven. Ook in de toekomst blijven we onze software aanpassen aan alle nieuwe wetten en regels.
Aanbevolen om hierna te lezen
De elektronische factuur wordt de standaard
Schrijf je in voor de Sage Advice-nieuwsbrief en ontvang ons laatste advies rechtstreeks in je inbox.
