Wat is een e-factuur? Voor- en nadelen van elektronische facturatie

Als ondernemer of CFO is het je topprioriteit om efficiënter te werken, met minder manuele processen. Elektronische facturatie is een goede manier om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen. De e-factuur wordt binnenkort sowieso verplicht, maar ze biedt je vooral voordelen, zoals tijd- en kostenbesparing.

Wat is e-facturatie precies en hoe verhoudt het zich tot de traditionele facturatie?

We bekijken het stap voor stap:

• Wat is een e-factuur?
• Wat is Peppol?
• E-facturatie versus traditionele facturatie
• Voordelen van elektronische facturatie
• Nadelen van elektronische facturatie
• Hoe begin je met je e-facturatie?
• Trends en toekomstige ontwikkelingen van de e-factuur
• Vereenvoudig je facturatieprocessen
• Veelgestelde vragen over e-facturatie

Wat is een e-factuur?

Een elektronische factuur is een factuur die digitaal wordt opgemaakt in een opgelegd formaat, verzonden, ontvangen en bewaard. Er komt geen handwerk meer aan te pas. Dankzij de standaardisering van de e-factuur kunnen boekhoudsystemen eenvoudig gegevens met elkaar uitwisselen.

Elektronisch factureren gaat dus verder dan het verzenden of ontvangen van een eenvoudig pdf-document. Om van een e-factuur te kunnen spreken, moeten de bedrijven dezelfde standaarden gebruiken om elkaars facturen te kunnen ontvangen en lezen. Daarom zijn er op Europees niveau afspraken gemaakt. Bedrijven zijn verplicht om hun e-facturen in een vast UBL-formaat te versturen.

Om van een geldige e-factuur te kunnen spreken, moet bovendien aan volgende voorwaarden zijn voldaan:

• De authenticiteit van de herkomst: het moet duidelijk zijn van wie de factuur afkomstig is. Wie de factuur heeft opgemaakt, moet ook kunnen bewijzen dat hij of zij de factuur heeft uitgegeven,
• De integriteit van de factuur: het moet onmogelijk zijn om de inhoud van de factuur aan te passen.
• De leesbaarheid van de factuur: alle gegevens op de factuur moeten duidelijk leesbaar zijn, zonder dat er te veel moeite voor moet worden gedaan.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. In het kort is het een Europees netwerk dat in 2008 werd opgezet door de Europese Commissie met als doel elektronische documenten op een veilige manier in een gestandaardiseerd formaat te versturen en te ontvangen. Al snel evolueerde het netwerk naar een Europees systeem om elektronische facturen uit te wisselen met overheidsbedrijven. Intussen wordt het Peppol-netwerk niet alleen gebruikt bij interacties met overheidsinstanties, maar ook tussen bedrijven onderling.

Hoe werkt Peppol?

Bedrijven die gebruik willen maken van het Peppol-netwerk registreren zich via een Access Point. Alle Access Points zijn onderling met elkaar verbonden en vormen zo het Peppol-netwerk. Als je eenmaal geregistreerd bent, ben je automatisch verbonden met alle andere deelnemers van het netwerk.

De e-facturen worden allemaal verstuurd in een gestandaardiseerd UBL-formaat. Het betekent dat alle informatievelden op een factuur (bedrag, datum, afzender, factuurlijnen, etc.) altijd op dezelfde manier worden ingevuld. Ben je als verzender en ontvanger beiden aangesloten op het Peppol-netwerk, dan wordt die informatie automatisch verwerkt en ingeboekt in het systeem van de ontvanger. Info van een factuur naar je boekhoudsysteem overtypen, is dus volledig verleden tijd.

E-facturen verstuur en ontvang je vervolgens via je facturatie- of boekhoudsoftware. Daarbij is het cruciaal om over een facturatie- en boekhoudsoftware te beschikken die compatibel is met Peppol. Dat is bij Sage uiteraard het geval.

Verplicht vanaf 2026

Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronisch factureren in België verplicht voor bedrijven met elkaar. In veel gevallen is de e-factuur nu al verplicht voor facturen tussen bedrijven en de overheid. Heel wat grote bedrijven en internationale handelaren hebben de e-factuur al ingevoerd. Het is dus belangrijk om je goed te informeren want de volledige omschakeling naar e-facturatie is niet ver weg.

E-facturatie versus traditionele facturatie

Traditionele facturatie heeft in de loop der jaren een hele ontwikkeling doorgemaakt. Sommige bedrijven werken nog met papieren facturen, maar tegenwoordig maken veel bedrijven digitale facturen aan, meestal in pdf-formaat, die ze per e-mail naar hun klanten sturen. Maar die methode vereist nog altijd handmatige invoer en opvolging, wat kan leiden tot vertragingen, fouten en extra werk.

Echte e-facturatie maakt het proces eenvoudiger door de facturen automatisch te genereren, versturen en volgen. Het maakt het facturatieproces een stuk efficiënter. Betalingen worden sneller verwerkt, de kans op fouten neemt af en de cashflow verbetert.

Voordelen van elektronische facturatie

Overstappen op elektronisch factuurbeheer biedt tal van voordelen. Het vereenvoudigt je facturatieproces, verbetert de efficiëntie en versnelt de verwerking van facturen. Er zijn tien duidelijke voordelen van een e-facturatiesysteem.

1. Minder kosten

Het facturatieproces, de gegevensinvoer en de betalingsopvolging verloopt volledig automatisch. Dat is een stuk goedkoper dan een handmatige opvolging. Er zijn ook minder fouten die kunnen leiden tot kostbare geschillen of te late betalingen.

2. Snellere betalingen

Een e-factuur kan volledig automatisch ingelezen, ingeboekt, goedgekeurd en zelfs betaald worden. Zo behoud je een stabiele cashaanvoer. Als je e-facturatie integreert met een geautomatiseerde crediteurenoplossing wordt het proces nog efficiënter.

3. Minder fouten

De facturen worden automatisch gegenereerd en verwerkt. Dat vermijdt heel wat fouten, verlaagt het risico op geschillen en zorgt voor snellere goedkeuringen.

4. Betere naleving

E-facturatie helpt bedrijven om te voldoen aan belastingregels en andere regelgeving. Het vereenvoudigt audits en financiële rapportage.

5. Realtime gegevens, tracking en rapportage

E-facturatieplatforms bieden realtime inzicht in de status van je facturen. Je kan je betalingen beter monitoren, problemen vroegtijdig signaleren en met een muisklik financiële rapportages opstellen.

6. Transparantie

Digitale facturatie zorgt voor volledige zichtbaarheid gedurende het hele facturatieproces. Dat vermindert geschillen, verbetert de communicatie en versterkt de relatie met klanten en leveranciers.

7. Positieve impact op het milieu

Bedrijven die nog met papieren facturen werken, kunnen met e-facturatie hun afval en CO₂-uitstoot aanzienlijk verminderen. Zelfs bedrijven die al met pdf’s werken, hoeven dankzij de automatisering niet meer te printen.

8. Schaalbaarheid

Of je nu een paar of duizenden facturen verwerkt, e-facturatiesystemen schalen moeiteloos mee zonder extra administratieve last.

9. Veiligheid

E-facturatieplatforms gebruiken versleuteling, authenticatie en fraudepreventiemaatregelen om gevoelige financiële gegevens en transacties te beschermen.

10. Sterkere relaties met je leveranciers

Snellere factuurverwerking, betalingen die automatisch kunnen verlopen en realtime statusupdates creëren vertrouwen en bevorderen langdurige samenwerkingen met je leveranciers.

Nadelen van elektronische facturatie

E-facturatie biedt duidelijk veel voordelen maar er zijn ook uitdagingen.

Opstartkosten

De overgang naar een e-facturatiesysteem kan om een investering vragen. Je moet mogelijk nieuwe software aanschaffen, medewerkers trainen en het systeem integreren met je bestaande financiële processen. Die opstartkosten kunnen voor kleine bedrijven met een beperkt budget een drempel vormen. Anderzijds: de Belgische wet voorziet dat je de kosten van je facturatiesoftware voor 120% zal kunnen aftrekken. Dat gaat specifiek over de abonnementskosten van de aangepaste software en eventuele advieskosten die je maakt om je erop voor te bereiden of je systemen aan te passen.

Leercurve

De overstap naar e-facturatie kan ingewikkeld zijn, vooral als je bedrijf gewend is aan traditionele facturatie. Je moet leren werken met nieuwe software, de regels voor e-facturatie en de digitale dataformats. Dat kan lastig zijn in het begin – zeker als je geen eigen IT-team hebt.

Weerstand tegen verandering

Sommige bedrijven zouden liever niet overstappen op e-facturatie, zeker als ze al jaren op dezelfde manier werken. Een goed veranderingsmanagement, duidelijke communicatie over de voordelen en een cultuurverandering binnen je organisatie kan die weerstanden overwinnen.

Hoe begin je met e-facturatie?

Starten met e-facturatie is eenvoudiger dan je denkt. Volg deze stappen en je financiële team krijgt het proces al snel onder de knie.

1. Informeer je leveranciers en klanten

Momenteel is de e-factuur nog niet verplicht. Breng je leveranciers en klanten dus op de hoogte voor je overstapt op e-facturatie. Communiceer je beslissing en geef duidelijke instructies over hoe ze voortaan hun facturen zullen ontvangen. Zorg ervoor dat alle partijen op de hoogte zijn om verwarring te voorkomen en de implementatie soepel te laten verlopen.

2. Voer alle essentiële factuurgegevens in

Een elektronische factuur moet exact dezelfde informatie bevatten als een papieren factuur. Zorg ervoor dat je de gegevens van je bedrijf en je klant toevoegt (naam, adres en contactgegevens), een gespecificeerde lijst van goederen en diensten, prijzen, belastingen en eventuele kortingen. Vergeet niet om duidelijk het factuurnummer en de betalingsvoorwaarden te vermelden om alles overzichtelijk te houden en een vlotte verwerking te garanderen.

3. Genereer de factuur

Zodra alle informatie is ingevoerd, kan je je e-facturatiesoftware gebruiken om de digitale factuur te genereren. Veel systemen hebben sjablonen die voldoen aan de wettelijke standaarden en die van de sector, zodat je er zeker van bent dat je facturen correct zijn.

4. Verstuur de factuur

Gebruik je e-facturatiesoftware om de factuur te versturen. Dat kan direct naar het boekhoudsysteem van je leverancier. Kies een veilige, efficiënte verzendmethode en volg de status van de factuur op om zeker te zijn dat ze is ontvangen en verwerkt.

Trends en toekomstige ontwikkelingen van de e-factuur

Wereldwijd wordt e-facturatie steeds meer gebruikt. Meer dan 100 landen hebben er al regels voor opgesteld. Vroege overstappers profiteren het meest: zij verbeteren al vroeg hun operationele efficiëntie en hun cashpositie.

In de VS is er nog geen nationale verplichting, maar overheidsleveranciers moeten voldoen aan het Invoice Processing Platform (IPP) van het ministerie van Financiën. Dat vereist elektronische facturatie voor federale instanties. Daarnaast hebben staten als Californië en Texas e-facturatiestandaarden voor overheidscontracten ingevoerd om de transparantie te vergroten en fraude te verminderen. België en Frankrijk verplichten vanaf 2026 e-facturatie tussen bedrijven.

Vereenvoudig je facturatieprocessen

Wil je je facturatieprocessen vereenvoudigen, de elektronische factuurverwerking verbeteren en snellere betalingen garanderen? Sage facturatiesoftware heeft de tools om je facturatie efficiënter te maken.

Met geautomatiseerde processen en realtime tracking verklein je de kans op fouten, verbeter je je naleving en optimaliseer je je cash. Door de integratie met betrouwbare partners kunnen bedrijven van elke omvang eenvoudig facturen maken, versturen en verwerken. Het bespaart tijd, verlaagt de kosten en verstevigt je financiële processen.

Veelgestelde vragen over e-facturatie

Wie kan e-facturatie gebruiken?
E-facturatie is geschikt voor bedrijven van elke omvang. Van startups tot multinationals, of je nu enkele facturen per maand verstuurt of duizenden. E-facturatie biedt heel wat voordelen, zoals automatisering, naleving en snellere betalingen. Controleer wel vooraf of je IT-infrastructuur up-to-date is. In België is deze vraag binnenkort niet zo relevant, want e-facturatie tussen bedrijven is dan verplicht.

Wat is een e-facturatiesysteem?
Een e-facturatiesysteem maakt facturen aan in een gestandaardiseerd formaat, waardoor ze automatisch kunnen worden verwerkt en gevalideerd. In tegenstelling tot een gewone digitale factuur (bijvoorbeeld een pdf) biedt een e-facturatiesysteem voordelen als:

• automatische gegevensuitwisseling tussen systemen,
• minder handmatige invoerfouten,
• betere naleving van de wet- en regelgeving.

Dankzij die functies is je facturatieproces sneller, eenvoudiger en betrouwbaarder.