De elektronische factuur wordt de standaard

Elektronisch factureren is momenteel nog niet verplicht voor B2B (dat is wel het geval vanaf 1 januari 2026), maar in vele gevallen wel al voor B2G. Het is dus belangrijk om je er goed over te informeren, want een gehele omschakeling naar e-facturatie is niet meer ver weg.

De wetgeving rond e-facturatie

De afgelopen jaren hebben steeds meer lidstaten en federale entiteiten de EU-richtlijn inzake elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten van 16 april 2014 in nationale wetgeving omgezet. Concreet gaat het om een Europese strategie voor de ontwikkeling van digitale technologie en richtlijnen voor elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten. De verplichting om facturen te dematerialiseren raakt steeds meer ingeburgerd, vooral wanneer deze facturen gericht zijn aan leveranciers van de staat, overheidsinstellingen en lokale overheden.

Facturen aan overheden

Sinds 1 januari 2017 zijn leveranciers van de Vlaamse overheid en grote bedrijven (meer dan 5.000 werknemers) verplicht om elektronische facturen te verwerken. Hetzelfde geldt sinds 1 januari 2018 voor middelgrote bedrijven (250 tot 5.000 werknemers).De eerste januari van het jaar daarop werd die verplichting doorgetrokken naar kmo’s (10 tot 250 werknemers) en sinds Nieuwjaar 2020 houden ook de zeer kleine ondernemingen (minder dan 10 werknemers) zich aan deze wetgeving.

Voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kwam november 2020 als starttermijn voor elektronische facturatie uit de bus, voor alle overheidsopdrachten geplaatst door en bij hun overheidsdiensten. Het Waals Gewest past diezelfde praktijk voor B2G toe sinds 1 november 2022 en verder implementeert Wallonië in mei en november 2023 nog twee nieuwe richtlijnen.

Vanaf 18 maart geldt ook in het Groothertogdom Luxemburg de verplichting voor leveranciers om elektronisch te factureren aan overheidsdiensten.

Een verplichting met voordelen

E-facturatie tussen bedrijven wordt verplicht vanaf 2026. Misschien ben je geen grote fan van verplichtingen en de veranderingen die het meebrengt? Wel, in dit geval zijn er zeker een pak voordelen om rekening mee te houden:

• ondernemers zullen tot 30% kunnen besparen op factureringskosten omdat ze minder papier moeten aankopen zoals drukwerk en enveloppen. Ook zijn er dan geen verzendingskosten.
• er zijn minder nefaste gevolgen voor het milieu: bomen blijven behouden en de uitstoot van broeikasgassen door postvervoer ligt lager.
• het risico op menselijke fouten wordt beperkt en er is meer zekerheid over de correcte aflevering van documenten, wat een sterker imago van professionalisme als resultaat heeft.
• er is aanzienlijke tijdwinst bij de verwerking van de factuur en de betaling ervan. Ondernemingen zullen vertragingen tot 2/3 kunnen terugbrengen.

Aangezien bijna 70% van de kmo’s faillissement aanvraagt omwille van onbetaalde klantenschulden, zal elektronische facturatie een echte troef zijn!

Gegarandeerd veilig en compatibel met je systemen

Naast beveiligde formaten voor gegevensverwerking bij informatieoverdracht, dringt de Peppol-richtlijn ook aan op de ontwikkeling van een Europese standaard die de interoperabiliteit van verschillende, meestal nationale, systemen waarborgt.

Oplossingen voor factuurbeheer werken dan met een vertrouwde hostingprovider die het juiste formaat verwerkt en verzendt op een legale manier.

Zo zijn uiteindelijk de risico’s bij digitale facturen veel kleiner dan bij het versturen van een brief… Dus, vergeet het papier en ga volledig voor de elektronische factuur.