ERP-software: acht voordelen van Enterprise Resource Planning

Om je bedrijf winstgevend te houden, moet je alle resources goed kunnen beheren. Anders loop je het risico op inefficiëntie, stijgende kosten en dalende inkomsten.

Er zijn veel manieren om aan de top te blijven maar naarmate je bedrijf groeit, wordt alles complexer. Voor je het weet, moet je veel verschillende bordjes tegelijk in de lucht houden, zoals voorraden, cash en human resources. Als de samenwerking tussen al die gebieden niet goed is, stokt je bedrijfsgroei. Precies daar komt Enterprise Resource Planning (ERP) goed van pas.

In dit artikel onderzoeken we wat ERP-software precies doet en hoe je bedrijf, klein of groot, ervan kan profiteren. Dit behandelen we:

• Wat is ERP?
• Acht voordelen van ERP
• ERP in actie
• Uitdagingen bij de implementatie van ERP
• Slotopmerkingen

Wat is ERP?

Software voor Enterprise Resource Planning (ERP) integreert en beheert al je belangrijke bedrijfsprocessen in realtime, van je financiën over HR tot toeleveringsketens en klantrelaties. Het ERP-systeem fungeert als één centrale hub die je gegevens met elkaar verbindt en daardoor de werking van heel wat processen verbetert.

Sommige bedrijven hebben gespecialiseerde oplossingen voor elke afdeling (bijvoorbeeld een systeem om medewerkers uit te betalen, om de voorraad te beheren en nog een ander systeem om klantgegevens te beheren). Bij ERP zijn al die functies met elkaar verbonden, wat veel voordelen meebrengt, vooral voor complexe, middelgrote bedrijven die worstelen met al die aparte oplossingen.

Acht voordelen van ERP

1. Meer efficiëntie en productiviteit

ERP-systemen verbeteren de werking van veel verschillende bedrijfsprocessen. Ze automatiseren een groot aantal handmatige processen en centraliseren alles. Je financiële team kan bijvoorbeeld de facturatie automatiseren en je verkoopteam de verwerking van de klantenorders. Elk onderdeel van het systeem werkt met dezelfde gegevens, zodat processen die je niet volledig kan automatiseren, tenminste worden gestroomlijnd. Het aantal fouten en dubbel werk daalt en je gegevens zijn altijd up-to-date. Je teams kunnen meer doen met minder middelen, in minder tijd en met minder fouten.

2. Accurate en betrouwbare gegevens

Misschien wel de grootste kracht van ERP is dat je één enkele bron van realtime gegevens hebt voor al je activiteiten. Daardoor heeft elke afdeling de best mogelijke basis om beslissingen te nemen. Informatie en inzichten zijn altijd gebaseerd op accurate gegevens die ook door de andere teams worden gebruikt. De teamdoelen en -acties zijn dus op elkaar afgestemd, wat een essentiële voorwaarde is voor strategische planning en het toewijzen van resources.

3. Betere samenwerking

Over afstemming gesproken: de geïntegreerde structuur van ERP is perfect om de silo’s tussen je afdelingen te elimineren. Samenwerken binnen de teams en over alle functiegebieden heen wordt gemakkelijker. Door gegevens en andere bronnen te delen, en door de functies die speciaal ontworpen zijn voor samenwerking (zoals projectbeheermodules), zorgt ERP voor:

• minder misverstanden
• een soepelere projectuitvoering
• alle neuzen in dezelfde richting

4. Minder kosten

Doordat ERP de resources efficiënt toewijst en snel toegang geeft tot financiële inzichten, bespaar je continu kosten. Je inkoopteam kan bijvoorbeeld een ERP-systeem gebruiken om leveranciers te beheren en te vergelijken, waardoor je scherpere prijzen en betere deals krijgt. Dergelijke besparingseffecten zijn er in bijna elk bedrijfsgebied. ERP verbetert onmiddellijk je financiën.

5. Blije klanten

Dankzij een overzicht van al je klantgegevens kan je je klanten beter helpen. Het onderdeel Customer Relationship Management (CRM) geeft je meer controle en zichtbaarheid bij elk contactmoment met de klant. Doordat het systeem je interacties, voorkeuren en feedback bijhoudt, kan je diensten op maat maken, persoonlijke ervaringen bieden op het juiste moment en sterkere relaties opbouwen.

6. Eenvoudiger naleving

Veel ERP-systemen hebben compliance-functies ingebouwd in hun modules. Je team heeft minder werk om alle regelgeving correct na te volgen, of het nu gaat om gevoelige gegevens, je financiën of iets daartussenin. De functies zijn aangepast aan de regio waarin je werkt en worden vaak automatisch up-to-date gehouden, wat betekent dat je altijd in orde blijft, ook als de regels veranderen. Door alle problemen rond naleving te vermijden, bescherm je je bedrijf tegen mogelijke boetes en rechtszaken en wek je vertrouwen bij je stakeholders.

7. Schaalbaar en aanpasbaar

De wereld is onvoorspelbaar maar ERP-systemen kunnen met die onvoorspelbaarheid omgaan. Het systeem kan verschillende delen van de software naar behoefte opschalen. Als je bedrijf plotseling groeit of als je snel van strategie moet veranderen, kan je alle onderdelen aanpassen die je nodig hebt. Je kan bijvoorbeeld je productlijn uitbreiden en nieuwe verkoopkanalen integreren. ERP groeit mee met je bedrijf zodat je je kan aanpassen aan onverwachte externe evoluties, zonder dat de efficiëntie eronder lijdt.

8. Gegevensbeveiliging en confidentialiteit

De meeste ERP-oplossingen bevatten robuuste beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid van je gegevens te beschermen. Van encryptie en toegangscontroles tot regelmatige beveiligingsaudits: ze zorgen ervoor dat al je gevoelige informatie beschermd is, wat vertrouwen schept bij je stakeholders en je marktreputatie verbetert.

ERP in actie

Een centrale hub voor al je bedrijfsprocessen is voor elke sector een pluspunt. Door alles met elkaar te verbinden, stroomlijnt ERP je bedrijfsactiviteiten, van het verkooppunt waar je klanten hun producten kopen tot de productie en levering.

Neem Empire Candle. Na een snelle groeiperiode schakelde het bedrijf over op Sage X3 om de voorraad en productie te beheren. Door de plotse uitbreiding had het bedrijf het moeilijk om het juiste aanbod te bepalen om aan de vraag te voldoen. Het koos voor een end-to-end oplossing om beide efficiënt te beheren.

Robert Turtledove, CEO van Empire Candle: “De juiste systemen maken je bedrijf beter en dat is wat je wil hebben. ERP is het centrale zenuwstelsel van je bedrijf.” Doordat Empire Candle zijn werking onder controle heeft, bespaart het 30% aan onproductieve arbeid. De productiviteitsstijgingen besparen het bedrijf ongeveer 400.000 euro per jaar.

Uitdagingen bij de implementatie van ERP

Interessante ERP-oplossingen kunnen snel en eenvoudig worden geïmplementeerd, zelfs in complexe bedrijven. Maar je kan wel problemen krijgen als je de transitie niet doordacht aanpakt. We bespreken hier de meest voorkomende uitdagingen en de strategieën om ze te overwinnen.

Uitdaging 1: weerstand tegen verandering

Medewerkers passen zich soms moeilijk aan aan nieuwe processen en technologieën. Dat is zeker het geval in bedrijven met medewerkers die de dingen al lang op dezelfde manier doen. Ze moeten zich in het nieuwe systeem kunnen vinden, anders wordt het niet optimaal benut.

Oplossing 1: training

Veel weerstand komt door een gebrek aan vertrouwen of kennis over het nieuwe systeem. Als je een uitgebreide training geeft en de voordelen belicht, zullen de meeste medewerkers de waarde van een ERP inzien en omarmen. Bied continue ondersteuning en zorg ervoor dat iedereen de software en de mogelijkheden goed kent.

Uitdaging 2: gegevensmigratie

Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen, moet je de gegevens van je bestaande oplossingen migreren naar het nieuwe ERP-systeem. Dat kan een ingewikkeld en langdurig proces zijn. Als de migratie verkeerd wordt uitgevoerd, kan je later problemen krijgen door inconsistenties in de gegevens.

Oplossing 2: zorgvuldig plannen en testen

Al ruim voor je het ERP-systeem in gebruik neemt, moet je bepalen hoe je de migratie van je gegevens aanpakt. Maak een gedetailleerd plan van de manier waarop je de gegevens uit elke bestaande oplossing haalt en werk nauw samen met de huidige leveranciers om dat op de juiste manier te doen. Je kan de ERP-leverancier ook vragen welke extra tools je kan gebruiken om gegevens over te zetten. Als het systeem er eenmaal is, valideer en test dan de gegevens voordat je live gaat.

Uitdaging 3: aanpassing

Het is geweldig dat je je ERP kan aanpassen om je bedrijfsdoelen te bereiken. Soms brengt die aanpasbaarheid een zekere instabiliteit van het systeem mee, waarover je misschien een compromis zal moeten sluiten.

Oplossing 3: stel prioriteiten

Bepaal welke aanpassingen essentieel zijn en welke je kan missen. Werk samen met de ERP-leverancier om te begrijpen wat hij moet opofferen voor bepaalde aanpassingen. Vraag zijn advies over de aanpassingen.

Uitdaging 4: integratie met bestaande systemen

Zelfs met een nieuw ERP-systeem is het mogelijk dat je nog andere software in je ERP wil integreren. Dat kan compatibiliteitsproblemen opleveren. Als je de integratie verwaarloost, is de kans groter dat je silo’s in stand houdt, terwijl ERP juist gemaakt is om ze weg te krijgen.

Oplossing 4: check de compatibiliteit

Werk nauw samen met ERP-leveranciers om de compatibiliteit te checken voor je hun oplossingen binnenhaalt. Vraag of de systemen API’s hebben die integratie mogelijk maken en werk samen met externe IT-experts als dat nodig is.

Uitdaging 5: budgetoverschrijdingen

Zoals bij elk project bestaat de mogelijkheid dat het budget hoger uitvalt dan de aanvankelijke schattingen. Dat kan te maken hebben met de manier waarop de implementatie wordt beheerd – zowel door je eigen team als door de ERP-leverancier – maar ook met de technische complexiteit van de oplossing zelf.

Oplossing 5: kostenanalyse en planning

Voor je een ERP-systeem aan boord haalt, moet je een grondige, conservatieve kostenanalyse uitvoeren. Zorg voor buffers in je budget om onverwachte problemen aan te pakken. Kies voor een gefaseerde aanpak van de implementatie, te beginnen met de kritieke functies die de meeste waarde bieden. Om de kosten intern te beheersen, zorg je voor een gedetailleerd implementatieplan met taken, tijdlijnen en verantwoordelijken.

Slotopmerkingen

Als je je ERP-systemen correct implementeert, kan je je bedrijfsactiviteiten beter beheren. Met één volledig geïntegreerd systeem voor al je afdelingen werk je efficiënter, krijg je sneller toegang tot inzichten en ontdek je manieren om je winstgevendheid te verbeteren. Een ERP-systeem geeft je bovendien de mogelijkheid om onderbenutte apps te verwijderen die weinig waarde toevoegen en misschien zelfs wrijving creëren binnen je teams.

Beschouw ERP als een strategische investering die niet alleen de operationele efficiëntie verhoogt, maar ook je bedrijfscultuur kan verbeteren. ERP verwijdert barrières en maakt het leven gemakkelijker voor iedereen.