Hoe bouw je een business case op voor een nieuwe ERP-oplossing en waarom is dat belangrijk?

Dertig jaar geleden rechtvaardigden bedrijven een nieuw ERP-systeem vooral omdat het de financiële balans kon verbeteren. Destijds leverden “moderne”, geïntegreerde bedrijfsapplicaties vooral return on investment (ROI) doordat ze een aantal zaken mogelijk maakten. Denk maar aan een verlaging van de voorraadkosten en een verbetering van de ‘days sales outstanding’ of DSO-ratio, wat het gemiddelde aantal dagen inhoudt dat een bedrijf nodig heeft om te betalen. Ook hielp het ondernemingen om de marges te vergroten.

Maar de huidige “postmoderne” ERP-oplossingen (zoals Gartner ze noemt) zijn breder en flexibeler – en resulteren op vele manieren in ROI, zowel direct als indirect.

Dat roept de volgende vraag op: als moderne ERP-oplossingen zo geweldig zijn, moeten we dan nog wel een business case opzetten om je te overtuigen een nieuwe aan te schaffen? Het antwoord is heel eenvoudig: ja.

In dit artikel komt aan bod:

• Waarom is het belangrijk een business case voor moderne ERP-software uit te werken?
• 5 zakelijke redenen om je ERP te vervangen
• Stap-voor-stap handleiding voor het bouwen van een business case voor een nieuwe ERP

Waarom is het belangrijk een business case voor moderne ERP-software uit te werken?

Voor veel productie- en distributiebedrijven is het een hele uitdaging om de grote berg beschikbare informatie te sorteren. Van het verzamelen van huidige operationele gegevens en het voorspellen van toekomstige prestatiecijfers tot het bepalen van de ROI, de juiste inzichten gebruiken om een business case op te bouwen is hard werken.

Het is ook noodzakelijk werk. Geen enkel ERP-initiatief mag doorgaan zonder gedetailleerde analyse om ervoor te zorgen dat de reikwijdte van het project goed gedefinieerd is, het budget nauwkeurig en volledig is en de doelen duidelijk zijn afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen. En het initiatief mag niet goedgekeurd worden zonder het bepalen van de ROI en de terugbetalingstermijn.

Toch slaan veel organisaties het opstellen van een complete business case over, omdat ze die eenvoudigweg zien als een rechtvaardiging voor een investering in de technologie.

Maar een business case voegt, naast de bevestiging van een duidelijke behoefte, nog extra waarde toe: Het is een kritische oefening in visie- en doelbepaling. En, het belangrijkste, het dwingt je om een gedetailleerd plan te maken dat de verwachtingen vastlegt, je project begeleidt en je bedrijfstransformatie stuurt.

5 gegronde zakelijke redenen om je ERP te vervangen

In essentie gaat de beslissing om een nieuwe ERP-oplossing te implementeren over de mogelijkheden: biedt je huidige systeem wel nog alles dat je nodig hebt?

Uiteraard zijn er ook andere complexere vragen die gesteld moeten worden. Een overtuigende business case voor een nieuwe ERP is nodig. Het gaat immers over een mogelijks dure, waarschijnlijk riskante en zeker disruptieve revisie van de kern van je bedrijfsprocessen en enterprise management-systeem. Dit zijn vijf gegronde redenen om de overstap te wagen:

1. Je organisatie groeit, is gegroeid, of zal aanzienlijk groeien.
2. Je organisatie heeft bedrijfssoftware nodig om processen beter te beheren.
3. Je organisatie is overgenomen of heeft een overname gedaan en moet systemen op elkaar afstemmen.
4. Je huidige systeem is verouderd en kan niet worden geüpdatet.
5. Je huidige systeem heeft onvoldoende mogelijkheden voor het bedrijf en de gebruikers.

Stap-voor-stap gids voor het bouwen van een business case voor een nieuwe ERP

1. Identificeer de huidige problemen en redenen voor verandering

• Wat zijn de zwakke punten?
• Welke processen wil je verbeteren?

Onderzoek en evalueer al je belangrijkste bedrijfsprocessen. Je kan geen verbeteringen aanbrengen als je niet weet welke processen niet, traag of slecht werken. Je kan enkel veranderen en groeien als je de obstakels identificeert.

2. Kansen bepalen en analyseren

• Hoe kan je organisatie profiteren van procesverbeteringen?
• Wat zijn de oplossingen voor de zwakke punten?

De meeste ERP-voordelen komen voort uit de onderlinge verbondenheid van functies en processen, en uit de integratie en toegankelijkheid van gegevens over alle afdelingen heen. Het is belangrijk om te begrijpen wat je belangrijkste processen zijn, te weten wat het bereiken van je visie blokkeert, en te identificeren welke processen gerelateerd zijn aan elkaar en welke beperkt zijn door je systeem.

3. Focus bepalen en doelen definiëren

• Wat wil je organisatie bereiken?
• Wat is je visie op de toekomstige situatie?

Nu de potentiële voordelen zijn geïdentificeerd, is de volgende stap te weten welke essentieel zijn voor de toekomstige positie van je organisatie en welke afgestemd zijn op haar transformationele visie. Je managementteam moet de belangrijkste veranderingen voor het bedrijf bepalen. Functionele managers moeten de specifieke procesverbeteringen definiëren die zij willen bereiken. En vervolgens moet de organisatie die visie vertalen in gedetailleerde doelstellingen.

4. Evalueer potentiële oplossingen en leveranciers

• Welke leveranciers hebben expertise in je branche?
• Welke oplossing is het beste voor je organisatie en haar vereisten?
• Welke oplossing biedt mogelijkheden en functionaliteiten om je doelstellingen te ondersteunen?

Je bent waarschijnlijk begonnen met het verzamelen van informatie over geschikte ERP-oplossingen lang voordat je begon te werken aan de business case. Maar nu, na de identificatie van de zwakke punten en hun oplossingen, en het verduidelijken van je doelstellingen, heb je een goed inzicht in je behoeften en hoe je organisatie kan profiteren van specifieke verbeteringen. Ook ben je beter in staat om oplossingen te identificeren die geschikt zijn voor je organisatie en proces.

5. Kosten schatten

• Wat is een accurate inschatting voor de projectkosten?
• Welke factoren zijn belangrijk bij de kostenberekening?

Een realistische en geldige business case vereist een nauwkeurige schatting van de totale eigendomskosten of de total cost of ownership (TCO) voor een nieuwe ERP-oplossing. De eerste en meest voor de hand liggende kost is de software zelf. Wat vaak een complexe berekening is, en uiteraard zal variëren op basis van het aantal gebruikers. Ook of de oplossing on-premise, gehost of cloud/SaaS is speelt een rol. Een andere belangrijke kost is de implementatieservice, waaronder de softwareconfiguratie, het change management en project management. Vergeet ook niet dat de implementatie niet het einde van de kosten is: licenties en onderhoudskosten vormen een belangrijke doorlopende uitgave.

6. Analyseer de return on investment

• Wat zijn de nettokosten van de nieuwe oplossing?
• Wat is de waarde van de immateriële activa?

Herbekijk de geïdentificeerde mogelijkheden en doelstellingen en bereken hun ROI. Doorgaans komt je rendement vooral voort uit een efficiëntere productie en de daaruit voortvloeiende verlaging van de bedrijfs-, voorraad- en arbeidskosten. Kwantificeer deze voordelen. Vergeet niet de bedrijfskosten van je huidige systeem te vergelijken met het systeem dat het zal vervangen. En weet dat indirecte voordelen een reële waarde hebben. Bijvoorbeeld: hogere klanttevredenheid =  zoveel % meer wederkerende verkoop = meer omzet.

7. Risico’s identificeren en een risicoplan opstellen

• Welke factoren brengen de potentiële voordelen en het succes van het project in gevaar?
• Welke maatregelen zullen het risico beperken?

Elke grote verandering in je bedrijfssystemen houdt risico’s in. Zorgvuldige en uitgebreide projectplanning, effectief change management en gespecialiseerde middelen beperken dat risico.

8. Maak een implementatieplan op hoog niveau

• Hoe zal de oplossing worden geïmplementeerd?

Een gedetailleerd implementatieplan is nu nog niet nodig. Maar een goede evaluatie van de bedrijfswaarde van het project moet een globaal beeld geven van de benodigde middelen en van hoe het implementatietraject zal verlopen.

9. Presenteer de voordelen en de waarde

• Hoe zal elke afdeling en functie profiteren?
• Wat is het argument voor de aanschaf van een nieuwe ERP?

Stakeholders in je hele organisatie zullen bedenkingen hebben: Een nieuwe ERP en vernieuwde bedrijfsprocessen zullen verstoring brengen in vrijwel elke functie. Overtuig de mensen ervan dat de voordelen op lange termijn de pijn op korte termijn waard zijn. Leg de focus op de verbeteringen voor hun functie en de bedrijfsprocessen. De cijfers zullen boekdelen spreken.

Conclusie

De business case is niet eenvoudigweg een rechtvaardiging voor het hele project. Het is een due diligence-onderzoek, een document over de toekomst van je bedrijf, een roadmap voor je bedrijfstransformatie en uiteindelijk de basis om te beslissen of je organisatie de verwachte voordelen realiseert.

Noot van de redactie: dit bericht is opgesteld op basis van “Building the Business Case for Your ERP”, een e-book dat je kan downloaden als je nog meer informatie wilt of je ERP wilt updaten.