Timemanagement voor een succesvolle startup

Time is money, zeker in de dynamische wereld van startups. In dit artikel praten we met twee ondernemers op twee continenten. Over de opstart van hun bedrijf als bijverdienste, de overstap naar fulltime ondernemerschap en de tools die ze gebruiken om hun tijd efficiënt te beheren.

Dit bespreken we:

• Waarom timemanagement belangrijk is voor starters
• Je bedrijf starten als bijverdienste
• De overstap naar fulltime ondernemerschap
• Timemanagement binnen je bedrijf
• Tools en hulpmiddelen om je tijd optimaal te benutten
• Slotopmerkingen

Waarom timemanagement belangrijk is voor starters

Wijlen Peter Drucker, een bekend managementconsultant, zei ooit: ‘Niets is schaarser dan tijd. Als je je tijd niet kan beheren, kan je niets beheren.’ Als aspirant-eigenaar van een klein bedrijf is het belangrijk om te beseffen hoe cruciaal timemanagement is voor het succes van je toekomstige bedrijf.

Tijd is geen handelswaar, maar wel een kostbaar goed. Door je tijd efficiënt te beheren, verbeter je je productiviteit, voorkom je een burn-out en je kan je concentreren op de belangrijke bedrijfsactiviteiten.

Je bedrijf starten als bijverdienste

Voor Joe Weir was zijn bijverdienste een natuurlijke uitbreiding van zijn werkrelatie. ‘Mijn medeoprichter en ikzelf waren succesvolle consultants’, zegt Joe, medeoprichter van That Thing, een Londense merkstudio. ‘We waren gewoon twee collega’s die samen aan projecten werkten. Onze bijverdienste hield in dat we ’s avonds en in het weekend samen werkten.’

John Popel zag dan weer een gat in de markt en besloot erin te springen. Hij is medeoprichter en CEO van Grubmates, een startup die voedsel, boodschappen en medicijnen bezorgt aan de westkust van Mauritius, allemaal binnen een uur. ‘Mijn vrouw Olga en ik hebben Grubmates gelanceerd als een hobbyproject’, zegt hij. ‘We hadden zelf een betrouwbare 24-uurs bezorgdienst nodig, maar die bestond niet op het eiland. Dus bouwden we er zelf een.’

Joe en John zijn het erover eens dat er geen standaardformule is voor hoeveel tijd je aan je bijverdienste moet besteden. In plaats daarvan adviseren ze een persoonlijke aanpak waarbij je rekening houdt met:

Je bedrijfsdoelen

Wil je zo snel mogelijk fulltime ondernemer worden? Dan is het verstandig om meer tijd in je bijverdienste te steken. Maar als je de overstap naar fulltime ondernemerschap eerder op lange termijn wil maken, kan je je waarschijnlijk veroorloven om er iets minder tijd aan te besteden.

Je bijverdienste

Als je bijverdienste gebaseerd is op dienstverlening, moet je waarschijnlijk op regelmatige, vaste uren werken. Een productgerichte bijverdienste biedt vaak meer flexibiliteit.

Je persoonlijke engagement

Je moet mogelijk een balans vinden tussen je werk en andere verantwoordelijkheden, zoals zorg voor de kinderen of zorg voor bejaarde ouders. Hoe dan ook, de ideale situatie is dat je net genoeg tijd besteedt aan je bijverdienste om gestaag vooruitgang te boeken met je bedrijf zonder je voltijdse job of je balans tussen werk en privé in gevaar te brengen.

De overstap naar fulltime ondernemerschap

Joe besloot de sprong naar fulltime ondernemerschap te wagen toen een toevallige kans onverwacht succes opleverde. ‘We mochten een pitch doen voor de volledige rebranding van een fintech-bedrijf maar we moesten het opnemen tegen gevestigde merkenbureaus,’ zegt hij. ‘Toch wonnen we de pitch en onze bijverdienste werd ineens veel belangrijker in ons leven.’

Ook John besloot zijn bijverdienste om te zetten in een fulltime onderneming toen hij merkte dat zijn bedrijf levensvatbaar was. ’Toen onze bijverdienste winstgevend en voldoende populair bleek te zijn, hebben we onze job opgezegd. Sindsdien hebben we Grubmates ontwikkeld als een logistieke startup’, zegt hij.

Er zijn geen harde regels die bepalen wanneer je van je bijverdienste een fulltime bedrijf moet maken. Maar er zijn wel een paar indicatoren:

Duurzame inkomsten

Als het inkomen uit je bijverdienste structureel hoger is dan je fulltime salaris, heb je mogelijk een levensvatbaar bedrijf.

Groeimogelijkheden

Beschik je over voldoende kapitaal om personeel aan te nemen, je aanbod uit te breiden of je operaties op te schalen? Dan kan het verstandig zijn om je volledig op je bedrijf te richten.

Timemanagement binnen je bedrijf

Joe is ervan overtuigd dat delegeren een essentieel onderdeel is van een effectief timemanagement. ‘Vroeger dacht ik dat delegeren meer tijd kostte dan het opleverde, maar dat klopt niet,’ zegt hij. ‘De tijd die je investeert in delegeren lost niet alleen een onmiddellijk tijdsprobleem op. Het vergroot ook je capaciteit om in de toekomst efficiënter te delegeren.’

Ook John benadrukt hoe belangrijk delegeren en uitbesteden voor hem waren, vooral toen hij van zijn bijverdienste een fulltime bedrijf maakte. ‘Voor een startup kan het een kwestie van leven of dood zijn om de juiste match te vinden tussen de oprichters en de eerste teamleden,’ zegt hij. ‘Maar delegeren blijft belangrijk, want startups moeten groeien en dat kan alleen met een goed team.’

Veel beginnende ondernemers maken de fout dat ze alles zelf willen doen om succesvol te zijn. Maar zo werkt het niet. Door effectief te delegeren, bespaar je tijd en kan je je richten op strategische beslissingen en waardevolle taken. Zo krijgen je teamleden bovendien de kans om zelf beslissingen te nemen, wat hun motivatie en productiviteit verhoogt.

Tools en hulpmiddelen om je tijd optimaal te benutten

John en Joe hebben elk een aanpak voor timemanagement gebruikt die zijn bedacht door een president van de VS en een universiteitsstudent.

John geeft de voorkeur aan de Eisenhower-methode, een hulpmiddel voor timemanagement, ontwikkeld door de Amerikaanse president. ‘Het werkt net zo goed voor starters als voor presidenten,’ zegt hij. De Eisenhower-methode houdt in dat je je taken organiseert op basis van urgentie en belang, waarbij je ze indeelt in vier kwadranten:

• Kwadrant 1: dringende en belangrijke taken (die doe je het eerst)
• Kwadrant 2: niet dringende maar belangrijke taken (die plan je in)
• Kwadrant 3: dringende maar niet belangrijke taken (die delegeer je)
• Kwadrant 4: niet dringende en niet belangrijke taken (die laat je liggen)

Joe vertrouwt dan weer op de pomodoro-timer. Het hulpmiddel is gebaseerd op de pomodoro-techniek die in de jaren 80 werd ontwikkeld door universiteitsstudent Francesco Cirillo.

‘Ik vind timemanagement niet zo gemakkelijk’, zegt Joe. ‘Het is verleidelijk om een probleem met een app op te lossen maar dat is niet noodzakelijk een goed idee.’ Maar de pomodoro-timer volgt hij blindelings. De timer deelt je werk op in stappen van 25 minuten met pauzes van vijf minuten. Om de effectiviteit van de app te maximaliseren, gaat Joe nog een stapje verder. ‘Apps werken niet zonder hard werk en zelfreflectie,’ zegt hij. ‘Daarom heb ik een coach ingehuurd zodat ik vaste gewoonten kan kweken met behulp van technieken voor timemanagement.’

Als je net als Joe geïnteresseerd bent in tools voor tijdregistratie, zijn er onder andere deze populaire apps: Clockify, Toggl Track, Forest, Todoist, RescueTime, en vele andere.

Financieel beheer versnellen

Door AI te integreren in software voor financieel beheer, kan je nog meer tijd besparen. Dergelijke AI-oplossingen kunnen je financiële processen stroomlijnen, met onder meer boekhouding, kostenbeheer en financiële prognoses. Zo kan je je concentreren op strategische groei en innovatie in plaats van routinematig financieel beheer. Door bij elke stap de juiste technische hulpmiddelen te gebruiken, kan je je tijd optimaliseren en meer tijd besteden aan wat belangrijk is.

Slotopmerkingen

Effectief timemanagement is een kenmerk van een succesvolle startup en zorgt ervoor dat je meer bereikt in minder tijd – en met minder stress. Door taken te prioriteren op basis van urgentie en belang, waar mogelijk bevoegdheden te delegeren en productiviteitstools te gebruiken, kan je je tijd efficiënt beheren.

Grip krijgen op je timemanagement is een marathon, geen sprint. De marathon is de moeite waard. Want door tijd te besparen, bespaar je ook geld, verbeter je je productiviteit en voorkom je een burn-out.