Een leidraad voor de basisboekhouding van productiebedrijven

Het begrip lean manufacturing staat voor een combinatie van minimale verspilling en maximale productiviteit. Het is een aanpak die voor het eerst werd toegepast door Toyota, maar sindsdien de hele productie- en – in het bijzonder – auto-industrie al tientallen jaren beïnvloedt.

Zo vinden veel andere industrieën ondertussen dat verspilling tegengaan voordelig is voor de winstmarges. Gestroomlijnde productieprocessen gaan bijvoorbeeld verspilling tegen en ze verkorten de tijd tussen de order en de ontvangst. Daarbij kan je ook je boekhoudprocessen vlotter maken en gebruiken om relevante informatie over de gang van zaken te verzamelen.

Dit resulteert in waardevolle feedback over je productie- en voorraadprocessen.

Naarmate je bedrijf groeit, verhoogt de complexiteit van productieprocessen. Als je geen aanpassingen doet aan de boekhouding voor die workflows, kan het moeilijk zijn om te begrijpen hoe veranderingen in je operationele processen invloed hebben op het resultaat van je uiteindelijke productie.

Om ondernemerskosten te verlagen, moet je eerst begrijpen waar je productiekosten liggen.

Het helpt als je de productkosten opdeelt in alle factoren die meespelen in de totale productie. Niet alleen voor elk artikel, maar voor alle activiteiten die een kost toevoegden aan het eindproduct.

Accurate kosteninformatie helpt je als je je productieproces wilt verfijnen en aspecten van je bedrijf wilt automatiseren. Zo kan je nutteloze kosten identificeren, zowel wat betreft bedragen die je jouw klanten aanrekent als wat er door het bedrijf opgevangen wordt.

Die zaken moeten helpen om je inkomsten en winstmarges te verhogen.

Klaar om er meer over te leren? Volgende topics komen aan bod:

• Productiekosten: begrippen
• Overheadkosten                        
• Methoden voor kostprijsberekening
• Voorraadwaardering
• Wat moet je boekhoudsoftware kunnen?

Productiekosten: begrippen

Je moet verder denken dan winst en verlies. Je denkt best ook aan de productiekosten, zoals de materiaalkosten en ook de kost om die materialen om te zetten in producten.

Dit is noodzakelijk om te begrijpen welke prijs je voor je product moet aanrekenen bijvoorbeeld. Ook leer je zo hoe je je vooropgestelde winstmarges kan bereiken of overschrijden.

In een productiebedrijf zijn er enkele belangrijke termen die je moet begrijpen. Ze komen zowel bij de berekening van de productiekosten van pas als bij het controleproces van je voorraad.

Primaire materialen

De voorraad primaire of onbewerkte materialen is een berekening van alle materialen die je productiebedrijf gebruikt om het product te maken. Dat is dus alles wat verbruikt wordt bij de productie of eraan gelinkt is.

Dat staat zeer vaak op een materiaallijst. Daarop worden de hoeveelheden en kosten vermeld van de gebruikte materialen per product.

Bij procesmatige productie, zoals in de voeding- en drankensector of de chemische industrie, wordt de materiaallijst een production recipe of productierecept genoemd.

Directe arbeidskosten

De directe arbeidskosten staan voor de waarde die wordt toegekend aan de werkkrachten die de productie van je goederen mogelijk maken, zoals machine-operatoren of medewerkers aan de assemblagelijn.

Over het algemeen omvat dit de kost van de normale werkuren, overuren en de loonbelasting die daarop betrekking heeft.

Overheadkosten

Naast de kost voor onbewerkte materialen en directe arbeid, moet je de overheadkosten of indirecte kosten meerekenen. Zo schat je de waardering van de voorraad en verkoopprijs correct in.

Productie-overheadkosten kunnen omvatten: de kost voor de aandrijving van fabrieksmachines en het personeel dat niet direct bij het productieproces betrokken is.

Intermediaire producten

Als onderdeel van het productieproces heeft je bedrijf waarschijnlijk artikels in productie die nog niet voltooid zijn.

De kosten hiervan zijn een optelsom van wat je hebt uitgegeven aan primaire materialen, directe arbeidskosten en overheadkosten voor elk intermediair product in je inventaris

Afgewerkte goederen

Dit zijn de kosten die verband houden met goederen die volledig klaar zijn voor verkoop. Daarbij voeg je ook de kost voor het opslaan van de afgewerkte goederen en andere uitgaven die daarbij horen.

Op je typische productiebalans moet je grondstoffen, intermediaire producten en afgewerkte producten als deel van je voorraadberekening opnemen.

Je hebt liefst ook een periodiek of continu voorraadsysteem om bij te houden hoeveel producten er op elk moment in je productielijn zijn.

Methoden voor kostprijsberekening

Wat boekhouding betreft, is het belangrijk dat je de juiste methode voor kostprijsberekening kiest. Dat moet er een zijn die je helpt een grotere winst te behalen. Binnen boekhoudsoftware voor producenten is er vaak keuze uit verschillende methoden.

Hierbij enkele waarvan je op de hoogte moet zijn:

Standaardkostprijsberekening

Standaardkostprijsberekening is een accountingsysteem waarbij je standaardtarieven bepaalt voor materialen of arbeidskrachten die ingezet worden in het productieproces of in de kostprijsberekening van het inventaris.

Op die manier kan je berekenen wat de arbeids- en materiaalkosten zijn om één producteenheid af te werken.

Met deze standaarden ben je bovendien in staat om afwijkingen op te sporen. Die kan je analyseren zodat je trends opmerkt en de gepaste prijsaanpassingen beter kan doorvoeren.

Als je meer uitgeeft aan de productie van een goed dan nodig is, zal je je inkomensdoelstellingen niet halen.

Kijk waar de tekortkomingen zitten in het productieproces en waar de verspilling gebeurt. Pas indien nodig de prijzen aan.

Standaardkostprijsberekening is nuttig als je vergelijkbare producten maakt of grote hoeveelheden van één specifiek goed produceert.

Variabele kostprijsberekening

Variabele kostprijsberekening is een betere methode als je op basis van het aantal bestellingen werkt of je op de productie van een klein aantal eenheden focust.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan een machine op maat of een kleine hoeveelheid goederen.

Met zo’n accountingsysteem kan je de individuele productiekosten van een product berekenen en de juiste toeslag bepalen om de gewenste projectmarge te bekomen.

Het zou kunnen dat je elk project graag in groot detail bekijkt– tot op de vaste kosten, materialen en indirecte kosten. Vooral in de bouwsector is dit systeem populair.

Kostprijsberekening gebaseerd op activiteiten

Deze methode verschilt van de variabele kostprijsberekening in die zin dat ze meer indirecte kosten omvat, zoals kosten bij het verbruik van grondstoffen.

Het kan je helpen om te bepalen welke producten winstgevend zijn. Ook is het mogelijk dat je gemakkelijker opportuniteiten ziet om je bestaande producten beter te laten presteren.

Als je een complexe productmix hebt, kan dit een goede methode van kostprijsberekening zijn.

Voorraadwaardering

Voorraadbeheer is essentieel voor een producent.

Aan het einde van een boekjaar wil je logischerwijs dat er een waarde gekoppeld wordt aan het aantal goederen in je voorraad.

De waardering van je inventaris zal je helpen om de kosten van de verkochte goederen vast te stellen samen met de winst die je erop maakte. Een tekort of een teveel aan voorraad hebben een directe invloed op de productie en winstgevendheid van je productiebedrijf.

Voorraden worden voortdurend verkocht en bijgevuld, dus maak je best een inschatting van de kostenstroom. Er zijn vier erkende manieren om voorraden te waarderen.

First in, first out (FIFO)

Veel producenten gebruiken de ‘first in, first out’-methode, waarbij producten verkocht worden in volgorde van toevoeging aan de voorraad.

Dit is een populaire manier om voorraden te waarderen en kan nuttig zijn voor bedrijven die producten met een korte houdbaarheidsdatum hebben.

Last in, first out (LIFO)

Deze methode veronderstelt dat het laatste product dat aan de voorraad werd toegevoegd als eerste verkocht wordt.

Deze methode wordt door minder producenten toegepast.

Gemiddelde kostprijsberekening

Dit is een gebruikelijke accountingmethode waarbij een gewogen gemiddelde van alle producten genomen wordt om de voorraad te bepalen en bij te houden.

De berekening van de gemiddelde kostprijs is handig in situaties waarin het moeilijk is om kosten toe te wijzen aan specifieke of afzonderlijke producten.

Specifieke identificatie

Deze methode houdt informatie over individuele artikelen in de voorraad bij. Dat kan handig zijn als je elk item wilt kunnen identificeren, met een serienummer of een RFID-tag (Radio Frequency Identity) bijvoorbeeld.

Zo’n unieke code kan een grotere nauwkeurigheid opleveren, maar de meeste producenten hebben waarschijnlijk geen items met specifieke identificatie.

Daarom is deze methode meer geschikt voor kwaliteitsartikelen met een grote differentiatie, in plaats van voor vervangbare artikelen.

Wat moet je boekhoudsoftware kunnen?

Zonder nauwkeurige, punctuele en kwalitatieve informatie, zal het niet handig zijn om te begrijpen wat er in je bedrijf gebeurt.

Als producent moet je altijd op de hoogte zijn van de materiaal- en andere gelinkte kosten. Zo kan je je afgewerkte producten op een correcte manier een prijskaartje geven. Terzelfder tijd moet je je bewust zijn dat externe factoren ook een invloed uitoefenen op jouw bedrijf en sector.

Productiesoftware kan je daarbij helpen. Die maakt het namelijk mogelijk om in te spelen op de verhoogde complexiteit die verbonden is aan de berekening van je voorraad en de kosten van je goederen.

Met zulke software zijn onder andere volgende zaken mogelijk: specifieke gegevens selecteren en trends analyseren, de efficiëntie verbeteren en de beste bedrijfsbeslissingen nemen.

Je boekhoudprogramma zou je ook moeten ondersteunen wat regelgeving betreft. Het moet je in conform houden met de belastingwetgeving van de landen waar je actief bent.

Vaak investeren producenten in een ‘all-in-one’-oplossing, die ook andere taken buiten financiën afhandelt, zoals planning en productie. Denk maar aan ERP (enterprise resource planning).

De ideale situatie zou zijn als data vrij kon bewegen tussen de productielijnen en de back-office, wat wil zeggen dat iedereen dan met accurate realtime data zou werken.

Conclusie

Functies zoals voorraadbeheer die inbegrepen zijn in boekhoudsoftware, kunnen je helpen bij de optimalisatie van je voorraad. Zo zal je meldingen ontvangen wanneer je voorraad aangevuld moet worden.

Dat is cruciaal als je inzicht wil in je grondstoffen, lopende projecten en afgewerkte producten.

Beeld je een situatie in waarin je over te veel voorraad beschikt (wat geld kost) of erger, een situatie waarin je niet voldoende voorraad hebt. In het laatste geval kan je niet voldoen aan de eisen van je klanten. Met een goede boekhoudsoftware kan je zulke situaties voorkomen.