search icon

E-invoicing wordt verplicht vanaf 2026: Zo bereid jij je voor!

Vanaf 1 januari 2026 is elektronische facturatie wettelijk verplicht voor alle bedrijven die onderworpen zijn aan de btw-plicht. We begeleiden je graag bij het invoeren ervan. Samen bereiden we je tijdig voor op alle veranderingen die deze regelgeving met zich meebrengt.
Download de gids

Alles over e-invoicing

Wat is een e-factuur?

De elektronische factuur of e-factuur is een papierloze factuur. Het opstellen, versturen, ontvangen en verwerken verloopt alleen via een digitale weg. De opname in je boekhoudsysteem is een pak eenvoudiger.

Dankzij de e-factuur zeggen we vaarwel aan papier en hallo aan de eenvoud.

Wat verandert er door e-facturatie?

De verplichting om elektronisch te factureren tussen bedrijven vereenvoudigt het verwerken van inkomende en uitgaande facturen.

  • Eenvoudige integratie van alle inkomende facturen in de boekhoudsystemen van de bedrijven.
  • Voorafgaande conformiteitscontrole van uitgaande facturen en afwijzing van inkomende facturen die daar niet aan voldoen.
  • Transparantie voor klanten over de vooruitgang van de factuurverwerking.

De voordelen van elektronische facturatie

Vereenvoudig en versnel de verwerking van facturen, optimaliseer je cashflow en verlaag je kosten.
Verminder de kosten verbonden aan de factuuradministratie.
""
Optimalisatie van de cashflow door een verkort betalingscircuit.
Fouten door handmatige gegevensinvoer verminderen.

Kalender van de elektronische factuur

Weten wat er wanneer verandert, maakt het makkelijker voor bedrijven en hun partners om zich hier sneller op voor te bereiden (leveranciers van facturatiesoftware, workflow-software, enz.)

Januari 2026

Alle bedrijven moeten elektronische facturen kunnen ontvangen en versturen.

Januari 2028

Personen die profiteren van de forfaitaire btw-regeling moeten elektronische facturen kunnen uitreiken.

Q&A over de e-factuur

Een e-factuur is eenvoudigweg een elektronische factuur. Een elektronische factuur is een factuur die wordt uitgegeven, verzonden en ontvangen op een digitale manier met een minimum aan gegevens in gestructureerde vorm, wat ze onderscheidt van papieren facturen of gewone pdf's.

Om een elektronische factuur te maken, heb je facturatiesoftware nodig of een software voor algemeen commercieel beheer. Wanneer een factuur klaar is om te verzenden, wordt deze omgezet in een specifiek bestandsformaat dat alle verplichte en noodzakelijke informatie bevat. De factuur wordt dan op digitale wijze verstuurd en bijgehouden op een digitaal platform naar keuze van het bedrijf dat de factuur verstuurt.

E-facturatie wordt verplicht tussen alle bedrijven onderworpen aan de btw. Hiermee duidt men op elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die zelfstandig en op regelmatige basis een economische activiteit uitoefent.

Als je echter alleen handelingen verricht die zijn vrijgesteld in artikel 44 van het btw-wetboek (gezondheidszorg, onderwijsactiviteiten, enz.), val je niet binnen het toepassingsgebied van deze verplichting.

Ja, je kan altijd een factuur weigeren, zelfs een elektronische factuur. Het digitale platform dat je hebt gekozen, geeft je de mogelijkheid om een factuur te weigeren als deze per ongeluk naar je is verzonden of als deze fouten bevat.

Vanaf 1 januari 2026 mogen bedrijven onderling -op een aantal uitzonderingen na- alleen nog elektronische facturen sturen in het wettelijk voorziene formaat. Papieren facturen en ook gewone pdf's zijn dan niet meer geldig. Wij raden aan om niet tot 2026 te wachten en nu alvast met je voorbereiding te starten. Maak een kort actieplan van welke stappen je nog moet ondernemen.

Personen die profiteren van de forfaitaire btw-regeling moeten elektronische facturen kunnen uitreiken vanaf 1 januari 2028.

Het is volkomen vanzelfsprekend om met software te werken. In principe zou je manueel een elektronisch factuurdocument kunnen opstellen (het is eigenlijk een uitgebreid en vrij complex tekstdocument). Daarnaast is het mogelijk dat je dit zelfgemaakte XML-factuurdocument ook manueel zal kunnen opladen op een overheidswebsite. De vraag is alleen, waarom zou je het op een ambachtelijke manier proberen doen? Er is meer dan voldoende software beschikbaar die dit alles op een paar seconden afhandelt, aan een verwaarloosbare kost. Het gebruik van een passende facturatiesoftware biedt niets dan voordelen.

Facturen die gericht zijn aan particulieren worden niet beïnvloed door e-facturatie. Je kunt je facturen blijven versturen zoals je nu doet (bijvoorbeeld per e-mail of via de post).

Feedback