Atur dan kendalikan inventaris Anda

Jangan biarkan kekurangan dan kelebihan inventaris merusak bisnis Anda

Hilangnya penjualan dan biaya yang membengkak membuat manajemen inventaris yang buruk menjadi masalah besar.

Ketersediaan stok yang tidak memadai mengakibatkan kehabisan stok. Pesanan datang, Anda tidak memiliki barang yang diinginkan pelanggan, lalu terjadi ketergesa-gesaan untuk mempercepat pengisian ulang berbiaya tinggi-atau, malah mungkin lebih buruk lagi, Anda kehilangan penjualan ke pesaing yang memiliki stok yang diinginkan. Kehabisan stok membawa biaya peluang : peluang menjual dengan harga terbaik, dan peluang menjual itu sendiri. 

Di sisi lain, kelebihan stok juga membawa biaya karena inventaris yang Anda stok harus digudangkan, diasuransikan, dilindungi dari penyusutan, disusutkan nilainya, dan dikenai pajak sebagai aset. Barang berlebih biasanya memakan biaya tambahan bagi perusahaan sebesar 25 % hingga 50 % per tahun. Stok berlebih juga membawa biaya peluang : modal kerja yang macet dalam inventaris yang tidak terjual tidak tersedia untuk keperluan lain.

Manajemen inventaris tepat waktu

Manajemen inventaris tepat waktu (JIT) adalah strategi yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi perusahaan dengan menyetok produk hanya ketika dibutuhkan untuk dijual. Mengurangi jumlah inventaris yang tersimpan di gudang memudahkan Anda menghindari pemborosan produk akibat kerusakan atau kedaluwarsa, sambil mengurangi biaya yang timbul dari menampung dan menjaga inventaris yang tidak terjual.

Cara meningkatkan manajemen inventaris

Peningkatan manajemen inventaris menuntut peningkatan kontrol atas operasi gudang dan stok fisik di dalamnya. Berikut adalah empat hal yang dapat Anda kerjakan secara langsung untuk meningkatkan manajemen inventaris :

1. Tinjaulah praktik Anda saat ini

Sebelum Anda dapat membuat perbaikan, cermati secara menyeluruh praktik kerja Anda saat ini. Manajemen inventaris yang efektif digerakkan oleh keperluan. Memahami fungsi setiap mata rantai—berikut alasannya—memudahkan Anda mencermati aspek-aspek spesifik dari sistem yang perlu diperbaiki. Cobalah berkonsultasi dengan anggota tim Anda untuk mengidentifikasi bidang-bidang masalah potensial, dan mulailah dari sana.

2. Lakukan peninjauan stok rutin

Satu unsur utama dari manajemen inventaris adalah sekadar mengetahui jumlah masing-masing barang yang Anda miliki dalam stok. Melacak barang yang dibeli terhadap barang yang dijual tidak akan memberikan gambaran yang utuh. Barang dapat hilang, dicuri, atau rusak setelah masuk ke gudang—kehilangan ini tidak dapat dihindari. Dan sering kali, barang yang hilang tidak dilaporkan sampai orang yang berkepentingan mengetahuinya. Perbaiki masalah ini dengan meninjau secara rutin keakuratan inventaris fisik dengan catatan Anda.

3. Sistematisasikan pengisian ulang stok

Menyediakan sistem untuk penyetokan ulang inventaris menjamin bahwa Anda tidak pernah benar-banar kehabisan stok. Hal ini sangat penting bagi kelancaran aliran produk selama masa-masa sibuk. Jika tidak menggunakan strategi tepat waktu, Anda harus menerapkan kebijakan mengisi ulang inventaris pada batas yang ditentukan. Setiap kali stok barang kurang dari jumlah tertentu, lakukan pemesanan. Melakukan sistematisasi proses pengisian ulang dapat menghindari celah dalam ketersediaan produk antara waktu pemesanan dengan penerimaan kiriman. 

4. Kaji perilaku pelanggan

Mulailah pemantauan frekuensi penyetokan ulang barang tertentu dan cobalah kenali tren atau pola. Bergantung pada industri Anda, mungkin saja ada faktor musiman atau faktor luar lainnya yang memengaruhi aliran produk. Catat kurun waktu ketika pelanggan memesan lebih banyak dan ketika mereka memesan lebih sedikit. Pemahaman yang mantap tentang pola perilaku pelanggan memungkinkan Anda tetap mampu menghadapi musim sepi dan musim sibuk sehingga dapat terus menjaga keseimbangan inventaris yang tepat sepanjang waktu.