Se gerimos o nosso negócio com o software ERP, deveríamos esforçar-nos para que este seja o mais produtivo e eficaz possível.
Mas quem é que nunca se queixou de os seus recursos tecnológicos darem luta?
Normalmente, como utilizadores, exigimos que o software com o qual trabalhamos todos os dias esteja permanentemente atualizado e que corresponda às nossas expectativas em termos de funcionalidade e rendimento. No entanto, temos de reconhecer que, manter atualizada toda a tecnologia que sustenta uma empresa é uma das principais dores de cabeça de qualquer departamento de tecnologia. E conseguir encaixar esse esforço no orçamento disponível é mais difícil ainda.
Também o ERP não escapa a esta tendência. À primeira vista, a sua otimização pode parecer uma tarefa árdua e complexa. É preciso recordar ainda que cada implementação é diferente, em função da empresa em que o software esteja instalado.
Apesar de tudo isto, temos uma boa notícia: basta tomar uma série de medidas (umas mais simples do que outras, sem dúvida), para poder aumentar a produtividade do ERP e, consequentemente, de todo o nosso negócio.
Que medidas podemos então adotar?
Uma auditoria interna
A primeira coisa que devemos fazer para saber como aumentar a produtividade do nosso software é uma espécie de auditoria interna.
Ou seja, devemos identificar onde estamos a falhar, ou onde temos margem para melhoria, de forma a alcançar todo o potencial da nossa ferramenta. É possível que algumas das questões que vamos encontrar lhe sejam familiares, mas com certeza haverá também novos desafios. Para levar a cabo esta auditoria interna, devemos entrevistar todos os membros da empresa que utilizem o software, com o objetivo de perceber basicamente como estão a usá-lo, em que aspetos o consideram mais útil e quais os aspetos que gostariam de melhorar. Depois de recolher toda a informação, devemos analisá-la com rigor e cautela. De facto, não seria um exagero tentar verificar in situ alguns dos comentários dos trabalhadores.
O conjunto destes elementos permite-nos elaborar, agora sim, um plano sobre os pontos críticos, onde melhorar a utilização e aplicação do programa e quais os objetivos a formular em função desta análise. Depois, podemos então pôr as mãos à obra na elaboração do plano de otimização.
Evidentemente, cada empresa é um mundo e cada implementação tem as suas especificidades. Mas em traços largos, podemos generalizar alguns dos prováveis pontos de melhoria.
Formação dos funcionários
A melhor forma de aumentar a produtividade de um ERP é através da formação contínua dos funcionários na utilização desta ferramenta. Todos sabemos que ferramentas deste tipo podem ser um pouco complexas e que nem todos os departamentos, nem todos os profissionais, devem empregá-la do mesmo modo. Por isso, devemos adaptar esta formação a cada um dos departamentos. Esse é o melhor método para os utilizadores atingirem o seu pleno potencial.
Além disso, é preciso recordar que, segundo determinado relatório, 32% dos utilizadores considera que há grandes características dos seus ERP que não são utilizadas por inteiro e 41% reconhece que não se utiliza uma pequena porção de todas estas características.
Se conseguirmos explorar ao máximo todas as possibilidades desta aplicação, não há dúvida de que vamos melhorar a sua produtividade. Muitas destas funções podem não ser conhecidas dos nossos empregados, por isso uma boa formação servirá para tirar as dúvidas.
Segundo alguns relatórios, 32% dos empregados considera que há características do seu software ERP que não são utilizadas.
Um agente virtual para nos guiar
Podemos inclusivamente incorporar no software um agente virtual, uma ferramenta que serve, não só para atender os nossos visitantes da página web, mas também para ajudar os empregados a utilizar melhor a aplicação. Aliás, estes assistentes podem servir-nos de guia, especialmente em processos complexos.
Evidentemente, se integrarmos o assistente virtual na página web, o ERP melhorará o serviço ao cliente, já que poderemos ver as perguntas dos clientes em tempo real. Enquanto um agente virtual responde em primeira instância a todas as perguntas levantadas, o sistema pode ir preparando todas as tarefas solicitadas. Os consumidores podem fazer perguntas sobre o seu pedido, enquanto o assistente virtual se encarrega de prover a informação.
Uniformização no ERP
Seja por desconhecimento, por desleixo ou comodidade, é possível que estejamos a realizar no âmbito de outros programas certas operações que poderiam ser executadas no próprio ERP. Se deixarmos que esta ferramenta se torne o vetor principal, podemos otimizar as operações e os processos e, adicionalmente, evitar que ocorram erros ou duplicações.
Por vezes, basta perguntar ao nosso fornecedor se tem algum módulo ou a possibilidade de integrar outra aplicação com a qual possamos reunir todos os recursos no nosso software principal.
Limpeza da base de dados
São conhecidos como dark data: a informação duplicada, frequentemente esquecida, mas que é guardada «pelo sim pelo não». Além disso, grande parte destes dados antigos não estão estruturados ou etiquetados, além de não serem utilizados. A única coisa que fazem é ocupar espaço e, em muitos casos, abrandar os sistemas. Alguns estudos asseguram que 80% de todos os dados que guardamos são inúteis, ou dados escuros.
Por isso, uma das melhores formas de tornar esta ferramenta mais produtiva é rever todos os relatórios diários, semanais ou mensais que geram os dados que está a guardar desnecessariamente.
Aplicar Inteligência Artificial
A aprendizagem automática e a inteligência artificial (IA) estão muito mais presentes do que possamos pensar. Se as aplicarmos ao nosso software, podem ajudar-nos, por exemplo, a identificar rapidamente a causa de um problema quando este ocorre, o que nos poupará tempo. Mas, além disso, estas ferramentas vão aprender com o que aconteceu e ajudar-nos a predizer, e portanto prevenir, incidências semelhantes. Da mesma forma, conforme se vai aperfeiçoando a IA, esta será ainda mais eficaz em evitar interrupções e o desperdício de recursos. A capacidade de prever um problema permitirá manter tudo a funcionar suavemente, reduzindo o risco de consumo excessivo de energia ou de ter bens danificados e inutilizáveis.
Da mesma forma, estas ferramentas e a sua analítica podem ajudar-nos a identificar qualquer processo ou prática ineficientes. Podem inclusivamente sugerir soluções viáveis que poupem recursos.
E, por último, basta recordar que qualquer melhoria no nosso ERP se refletirá diretamente na nossa frota operacional. Seja em que negócio for, a competitividade e a produtividade nunca estão a mais.