La resaca del año 2015 se desvanece, un año que se va, un ejercicio en el que comienza la cuenta atrás para realizar el cierre contable y fiscal. Una uva por cada campanada tomamos en fin de año, 12 uvas en total, 12 nuevos periodos abrimos en nuestra contabilidad.
Pero, si vamos cerrando los periodos contables en nuestra contabilidad, el del mes 12 es el más importante de todos, ya que tendremos que realizar los ajustes contables de cierre del ejercicio, de manera que nos toca calcular las amortizaciones, dotar provisiones, realizar el asiento de variación de existencias y así un largo etcétera de ajustes de cara al cierre contable de nuestra contabilidad, ajustes que ya hemos tratado detenidamente en varias ocasiones en el blog de Sage.
Tenemos que tener en cuenta que, con la presentación de la última liquidación del IVA del año, damos por cerrada la contabilización de las facturas recibidas y, como es obvio, de las emitidas, por lo que con esta liquidación y la presentación del modelo 390 ya tendremos cerrada una parte muy importante de la contabilidad.
También tendremos que tener contabilizadas las nóminas de los trabajadores y su retención para ingresarla como máximo el 20 de enero, así como los alquileres si estamos obligados a retener y presentar el modelo 115.
Por lo tanto, a final del mes de enero, prácticamente todas las operaciones ordinarias estarán contabilizadas, pudiendo quedar solo pendientes los ajustes contables propios del cierre de ejercicio.
Legalización de los libros oficiales y la presentación de las cuentas anuales
Una vez tenemos registradas todas las operaciones del ejercicio, incluidos los ajustes de fin de ejercicio, debemos presentar en el registro mercantil los libros de contabilidad para su legalización, dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social, por lo que si como es el caso más habitual cerramos el ejercicio social el 31 de diciembre el plazo será hasta el 30 de abril.
En relación a la presentación de las cuentas anuales, están obligados a su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditaria por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualesquiera otros empresarios, que en virtud de disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales, debiendo presentar estas , dentro del mes siguiente a su aprobación (Art. 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil y 279 Ley de sociedades de Capital). El cómputo del mes será de fecha a fecha (art. 5º del Código Civil). Por ejemplo, si la junta se celebra el 25 de Junio, el último día del plazo es el 25 de Julio)
Si presentáramos fuera de plazo las cuentas anuales, si realizamos la presentación antes de que finalice el año, no conlleva sanción alguna por parte del Registro Mercantil, pero la presentación fuera de plazo, nos puede traer problemas de calificación con las empresas de análisis de riesgos, por lo que podemos encontrarnos con problemas en el crédito de nuestros proveedores o con las entidades financieras.
En el caso de que transcurra un año desde la fecha del cierre del ejercicio, sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procederá al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil.
Las declaraciones informativas de obligada presentación a la Agencia Tributaria de cara al cierre del ejercicio
Son muchos los modelos de declaraciones informativas que la Agencia Tributaria obliga a cumplimentar a los contribuyentes, aunque afortunadamente muchos de ellos son para operaciones concretas y en diferentes sectores, de manera que las Pymes no están obligadas a cumplimentarlos.
Los modelos más habituales que las Pymes deben de cumplimentar con ocasión del cierre del ejercicio son:
Modelo 180. Declaración Informativa de retenciones e ingresos a cuenta de rendimientos procedentes del arrendamiento de inmuebles urbanos. El modelo 180 en la modalidad de impreso deberá presentarse en los primeros veinte días naturales del mes de enero de cada año, en relación con las cantidades retenidas y los ingresos a cuenta efectuados que correspondan al año natural inmediatamente anterior.
No obstante lo anterior, cuando la declaración impresa se hubiera generado mediante el programa de ayuda desarrollado por la Agencia Tributaria, o mediante el módulo de impresión desarrollado por la misma, el plazo para la presentación será el comprendido entre el 1 y el 31 de enero de cada año.
Modelo 190. Declaración Informativa de retenciones e ingresos a cuenta de rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de rentas. Resumen anual. Están obligadas a presentar el modelo 190 todas aquellas personas físicas, jurídicas y demás entidades, incluidas las Administraciones públicas, que, estando obligadas a retener o a ingresar a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) conforme a lo establecido en el artículo 76 del Reglamento de dicho Impuesto. Dicha presentación deberá efectuarse en el plazo comprendido entre los días 1 y 31 de enero de cada año, en relación con las cantidades retenidas y los ingresos a cuenta efectuados correspondientes al año natural inmediato anterior.
Modelo 347. Declaración Informativa de operaciones con terceras personas. El plazo de presentación abarca todo el mes de febrero de 2016.
Modelo 390. Declaración resumen anual del impuesto sobre el valor añadido. Se presentará durante los treinta primeros días naturales del mes de enero siguiente al año al que se refiere la declaración.