Novedades en la legalización de los Libros Obligatorios

La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, más conocida como ‘Ley de Emprendedores’ establece, como novedad, la obligatoriedad para los empresarios de cumplimentar sus libros en soporte electrónico y utilizar la vía telemática para su legalización, según recoge su artículo 18.

¿Cuándo cumplir con esta obligación? La norma, de entrada había suscitado problemas derivados de la inexistencia de un criterio unánime para hacer efectiva esta obligación.

Sin embargo, una Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado, con 27 claves, arroja algo de luz para facilitar el trámite. Apuntamos las más destacadas:

1.- El sistema de legalización de libros en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013.

2.-La presentación de dichos libros para su legalización deberá ser por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

3.- No podrán legalizarse para ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.

4.-Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.

5.- Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia.

6.- Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

7.- El soporte electrónico deberá cumplir determinados requisitos técnicos. A estos efectos se señala la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, en la web registradores.org, como medio de envío telemático.

8.- Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita deberán atenerse a la legislación vigente en materia de firma electrónica y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación.

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