Sage 200 facilita la gestión de la Fundació Acollida i Esperança

Sage 200 es un ERP útil también para las entidades sin ánimo de lucro, como nosotros, la Fundació Acollida i Esperança.

• En este caso de éxito mostramos cómo fue la migración de ContaPlus y FacturaPlus a Sage 200.
• La ONG promueve espacios de acogida y acompañamiento a personas afectadas por el VIH/sida que sufren exclusión social.

Promover espacios de acogida para personas en situación de exclusión social para que podamos acompañarlas y darles nuevas oportunidades. Ese es el objetivo de la Fundació Acollida i Esperança, una entidad sin ánimo de lucro en la que atendemos a todas aquellas personas que sufren exclusión social. Tenemos un foco especial en los pacientes afectados por el VIH/sida que no tienen recursos económicos ni personales, así como una falta de apoyo familiar.

Para hacer nuestra labor, el acompañamiento socioeducativo y la promoción integral, nos centramos en la persona. Intentamos ofrecerle un soporte afectivo para que pueda tener relaciones de confianza, afecto y comunicación. Sabemos que todo este proceso favorece su autoestima y su crecimiento personal.

Además, intentamos dar a conocer y mejorar los servicios con el único reto de conseguir la mejor calidad de vida posible para estas personas. Y siempre teniendo en cuenta su entorno social, sanitario y administrativo.

Nuestra historia se remonta a los años 90, cuando el padre Josep Costa y sor Genoveva Masip pusieron en marcha el piso Itaca. En él se daba acogida a personas enfermas de VIH/sida. Puede que no nos acordemos, pero en aquellos años los afectados de VIH tenían índices de mortalidad muy altos y seguían sufriendo mucha más marginación e incomprensión que la que padecen actualmente.

Fue en 1993 cuando nos constituimos en Fundación canónica bajo el protectorado del Arzobispado de Barcelona y el registro en el Ministerio de Justicia como entidad de interés social y no lucrativa

Un complejo entramado social y laboral

Desde entonces la entidad ha ido creciendo en recursos y atención. En estos momentos, somos 60 profesionales y contamos con la colaboración de 61personas voluntarias. Algo que, indudablemente, añade una capa de complejidad en la gestión económica de la Fundación.

Por hacernos una idea, disponemos de varios centros de acogida: Can Banús para (27 personas), Convent dels Franciscans (27 plazas), el piso de inclusión Itaca (8 personas), la empresa CET Mansol Projectes dedicada a la inserción sociolaboral (que da trabajo a 40 beneficiarios), el Servicio Odontológico para Pacientes Sociales (unas 80000 personas atendidas al año), el Servicio de Acompañamiento a la Vida Autónoma (50 personas) y el Servicio de Vivienda (21 pisos disponibles). Es decir, que cada año atendemos a más de mil personas.

Gestión administrativa al completo

Tener tantos centros nos obliga a tener una gestión administrativa completa y eficiente. Por eso necesitábamos una herramienta con la que poder agilizar trámites, guardar información, o poder justificar datos con las distintas administraciones. Y, sobre todo, llevar al día la contabilidad financiera de la Fundación.

Es más, esta herramienta tenía que ser capaz no solo de darnos una visión global de nuestra actividad, sino detallada por cada uno de estos centros anteriormente enumerados, con el fin de tener no solo una contabilidad financiera correcta, sino analítica de cada servicio para un adecuado análisis de este. Solo así podríamos examinar con detenimiento cada uno de los centros y aplicar las medidas correspondientes para mejorar el servicio prestado a través de ellos. También para poder justificar con el máximo rigor las subvenciones públicas y privadas recibidas para la gestión de cada centro o servicio.

El más complejo de todos, a nivel administrativo y de gestión, es el Mansol Projectes, dado que presta servicios de montaje industrial y manipulado para una gran diversidad de sectores empresariales. Y por lo tanto debe tramitar pedidos de clientes, albaranes, almacenes, facturaciones, cobros, etc.

De ContaPlus y FacturaPlus a Sage 200

La Fundación ya contaba con Sage ContaPlus y FacturaPlus para realizar sus labores administrativas. Sin embargo, se decidió dar un paso más y apostar por la implantación de Sage 200, no solo porque iba a responder a nuestras necesidades, sino porque era un paso lógico y natural. De hecho, para la transición no fue necesaria la ayuda de ningún partner. Fuimos nosotros directamente, con la ayuda de los servicios de soporte de Sage, los que completamos la instalación y la migración. Contamos con el soporte telefónico, por lo que el personal de ayuda de Sage está al otro lado de la línea en cualquier momento, ayudándonos a resolver cualquier duda, problema o incidencia en cualquier momento.

La evolución a Sage 200

Sage 200 nos permite, además reducir al mínimo las personas dedicadas a estas labores administrativas, de forma que podemos dedicar muchos más recursos a nuestra verdadera labor de ayuda atención a las personas marginadas, contando ahora con más educadores sociales, terapeutas y enfermeros.

La solución de gestión la utilizan diariamente tres empleados de la Fundación, que corresponden a los perfiles contable, laboral, y producción y ventas. Este equipo de profesionales presta sus servicios transversales a todos los centros de la organización, sin importar su ubicación puesto que confiamos en una solución ERP en la nube. Gracias a su labor y el apoyo informático de Sage, el equipo directivo de la Fundación (formado por 9 personas) puede disponer de datos laborales, financieros y de ventas actualizados en todo momento. Podemos decir, sin miedo a equivocarnos, que el nivel de digitalización alcanzado es verdaderamente útil.

Una de las cosas que más valoramos son todos los módulos que tiene disponibles, que facilitan sobremanera incorporar alguna funcionalidad concreta que queramos o necesitemos. Sage es muy potente en estas dos funcionalidades. Es un valor que otros softwares contables no tienen.

Así, en nuestro caso hemos apostado por la incorporación de del módulo Digital Docs (que nos permite una gestión documental que contabiliza automáticamente las facturas), y Sage Bank Feeds, un servicio que automatiza la conciliación de movimientos bancarios de una forma rápida, segura y flexible. Calculamos que este módulo nos ha permitido reducir a la mitad el tiempo dedicado a pasar la contabilidad. Si antes dedicábamos dos o tres días a esta labor, ahora somos capaces de solucionarlo en apenas una jornada laboral.

Tratamiento de los datos

Sage 200 es una herramienta vital, puesto que nos ha permitido unificar toda la gestión de los datos en un solo software ERP. Y al disponer de servicios que están distanciados físicamente entre sí, necesitábamos que el aplicativo estuviera en la nube y nos permitiera acceder desde cualquier lugar y dispositivo.

Por si fuera poco, al hacer un pago por uso tampoco nos tenemos que preocupar por el mantenimiento de infraestructuras tecnológicas locales, dado que sabemos que las copias de seguridad están en la nube de Sage. Hablando de la criticidad de los datos personales con los que tratamos, sabemos que la compañía nos ofrece las garantías de seguridad necesarias a posibles ciberataques. Adicionalmente, minimizamos los riesgos de la seguridad frente a ciberataques.

Finalmente, y no por ello menos importante, el ERP nos ofrece una tranquilidad añadida: ante cualquier cambio normativo, fiscal, laboral o contable, Sage siempre será el primero en implementarlo.