¿Preparado para cumplir con la nueva normativa de facturación?

La transición está encima, pero no estás solo. Cuentas con apoyos importantes:

• La Administración. Trabaja en la redacción de nuevas normas, en la interlocución con las otras partes, en mejorar los servicios de ayuda al contribuyente (ahora más sencillo con la llegada de más y mejores datos), en la puesta en marcha de una aplicación informática pública que permita llevar la facturación o la convocatoria de subvenciones que faciliten la adaptación (en especial las ligadas a Kit Digital), entre otros aspectos.
• Los productores y comercializadores. Están en contacto permanente con todas las partes implicadas y buscan la mejor solución para aportar sencillez a la adaptación y asegurar el cumplimiento normativo e, incluso, aprovechar estos y otros cambios para impulsar avances en el uso de datos contables y de facturación para la toma de decisiones empresariales.
• Los asesores y despachos profesionales. Intentan ‘traducir’ las reformas al lenguaje de sus clientes, anticipar sus necesidades y guiarlos por el mejor sendero para la adaptación, al tiempo que se preparan para una relación más basada todavía en la planificación fiscal.
• Otros recursos. La formación será esencial. También deberás hacer un esfuerzo especial en la colaboración con clientes y proveedores. Y no pierdas de vista los recursos web. Por ejemplo, el diagnosticador Factura Flow te guiará sobre los principales hitos de la adaptación.

El término nueva factura es una denominación coloquial que se utiliza para hablar del conjunto de cambios normativos recientes que están afectando a la facturación. Principalmente, es el resultado de las reformas propiciadas por la Ley Antifraude de 2021 y la Ley 18/2022, esta última llamada coloquialmente Ley Crea y Crece. En todo caso, el objetivo de ambas es diferente:

• La Ley Antifraude de 2021 persigue, en primer lugar, un incremento del control fiscal.
• Por su parte, la Ley Crea y Crece pretende introducir reformas en la facturación electrónica que, sobre todo, favorezcan la lucha contra la morosidad en las relaciones entre empresas.

Lo que sucede es que ambas son reformas de la facturación y, en cierto modo, se están desarrollando en paralelo. Por tanto, cuando se habla de nueva factura, desde Sage se pone el foco en un conjunto de iniciativas diferentes.

La Ley Antifraude afecta a todos los sistemas y programas informáticos que soportan los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollan actividades económicas. En concreto, exige que los registros informáticos cumplan con ciertas características esenciales:

• Integridad.
• Conservación.
• Accesibilidad.
• Legibilidad. 
• Trazabilidad. 
• Inalterabilidad.
• No tener interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas.

Para asegurar el cumplimiento de estos principios, se ha desarrollado el Real Decreto 1007/2023, conocido coloquialmente como reglamento Verifactu. Este reglamento introduce un sistema voluntario de remisión automática de los registros de facturación a la AEAT, denominado, precisamente, Verifactu.

Por tanto, el software antifraude (que será el único que podrá usarse), puede entenderse como aquel que permite que los registros informáticos de facturación posean las características marcadas por la ley. Por contra, existe un software prohibido, cuya producción o comercialización implica una infracción y puede ser sancionada. 

En concreto, se prohíbe aquel en el que concurra cualquiera de las siguientes circunstancias:

• Servir para llevar una doble contabilidad.
• Dejar que algunas transacciones no se anoten total o parcialmente.
• Permitir registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas.
• Dar la oportunidad de que alteres las transacciones fraudulentas ya registradas.
• No cumplir las especificaciones técnicas que permiten que los registros informáticos tengan las características antes comentadas.
• No estar certificado, una vez ya sea obligatorio.

El software de doble uso es aquel programa de contabilidad, facturación o gestión que permite a cualquier empresa llevar una facturación paralela a la oficial.

En términos generales, las implicaciones de la Ley Antifraude en materia de software pueden resumirse en:

• Prohibiciones, como las del software de doble uso, a las que se ha aparejado un régimen de infracciones y sanciones.
• Una regulación técnica, que vendrá de la mano de los reglamentos que desarrollen los principios marcados por la ley.
• Nuevos procedimientos relacionados con los registros informáticos.
• La creación de los sistemas de emisión de facturas verificables.
• Contenidos adicionales para la factura y su registro informático, como el QR y el hash.

Sí, desde el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del impuesto sobre sociedades (como sociedades limitadas o anónimas). Y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de los obligados (como personas físicas o sociedades civiles).

La mera tenencia de un programa no homologado o que, tras la certificación, ha sido manipulado, podrá acarrear sanciones de 50.000 euros por ejercicio. No hace falta ni siquiera que lo hayas utilizado. Simplemente, con tener ese tipo de software te podrían sancionar.

No, ya que Excel no es un software que vaya a cumplir las especificaciones de la ley. Necesitas un programa inalterable, que deje huella de todos los cambios. Solo podrás usar los que siguen los requisitos de la Ley Antifraude.

Recibe este nombre el nuevo sistema de emisión de facturas verificables con las siguientes características:

• En Verifactu, voluntariamente, podrás decidirte por la remisión automática de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT). Se entenderá que te decantas por esa opción cuando comienzas con la remisión automática a la AEAT de los registros de facturación de forma sistemática. A partir de ahí, deberás mantenerte, al menos hasta que acabe el año, en Verifactu.
• Puedes elegir no incorporarte a Verifactu. En ese caso, deberás cumplir más requisitos técnicos y Hacienda podrá entrar en cualquier momento en tus sistemas.
• Si te incorporas a Verifactu, no tendrás la obligación de firmar electrónicamente los registros de facturación de alta y anulación.
• El receptor de la factura podrá decidir remitir la información contenida en el QR a la AEAT. Si el emisor está en Verifactu, esta circunstancia debe figurar en la factura. Además, el sistema permitirá comprobar al receptor si una factura que aparece como del sistema Verifactu ha sido efectivamente remitida de forma automática a la AEAT.

De ambas formas puedes cumplir con tus obligaciones. La diferencia es que con Verifactu compartes tus registros informáticos de facturación en tiempo real. Por tanto, si no estás en Verifactu, te piden algunos requisitos técnicos adicionales y, en todo caso, Hacienda se reserva el derecho a entrar en cualquier momento en tu sistema.

Será una opción gratuita que está especialmente pensada para quienes emiten pocas facturas. Con él podrás cubrir la obligación legal, pero no tendrás funcionalidades como el paso automático de los registros de facturación a la contabilidad. Tampoco te ofrecerá capacidades de análisis enfocadas a la toma de decisiones basadas en los datos de facturación.

Habrá dos tipos de registros informáticos: de alta y de anulación. Cuando haya habido un error y la factura no tuvo que emitirse como se hizo, procederá realizar uno de anulación. En otros casos, puede que tengas que conservar la primera factura y añadir una segunda rectificativa, cada una con su propio registro de alta. Lo que no podrás hacer es eliminar la factura sin que quede rastro informático. En tu sistema de facturación, quedará reflejado que diste de alta una factura.